چگونه يک دفتر مديريت پروژه (PMO) موفق راه اندازي کنيم

تطبيق عملکرد مديريت پروژه با نيازهاي کسب وکار مربوطه، خواه مستقيم يا غير مستقيم، امري ضروري است. تشخيص دادن نتايجي که در نهايت در پروژه مورد نظر ماست، و تکميل و تحويل به موقع پروژه ها، از عوامل تعيين کننده موفقيت مجموعه شما محسوب مي شوند. رهبر مجموعه بايد اهداف روشني را تعيين کند و بکوشد تا احتمال تحويل به موقع با بودجه پيش بيني شده را افزايش دهد. در ادامه به شرح عواملي که باعث موفقيت در پيشرفت سازمان مي شوند مي پردازيم. هرچه پروژه از شرايط اوليه به سمت شرايط مطلوب نهايي پيش مي رود، تأثير مثبت اين عوامل بيشتر آشکار مي شود.

1) يک ساختار سازمان يافته و رويه استاندارد داشته باشيد

مجموعه شما براي اين که بتواند اطلاعات دقيق و مرتبط با هر موضوعي که پيش مي آيد را به موقع در اختيار تصميم گيرندگان اصلي قرار دهد، بايد حداکثر استفاده از تکنولوژي را داشته باشد. از معيارهاي زمان و هزينه به منظور بهبود کيفيت پروژه استفاده کنيد. به جاي سخت کار کردن، هوشمندانه کار کنيد. به اين منظور مي توانيد از الگوهاي گوناگون و پراکنده فاصله گرفته و از ابزارهاي يکپارچه همکاري، مانند نرم افزارهاي مديريت پروژه استفاده کنيد. استفاده از نرم افزارها مفيد است، اما همچنان به يک مدير پروژه فعال براي جلوگيري از شکست هاي احتمالي قبل از اينکه دير شود نياز داريد. فرآيندهايي استاندارد و مستحکم داشته باشيد تا بتوانيد در راستاي تحقق برنامه ها، اهداف و هزينه ها، پروژه ها را بهتر ارزيابي کنيد.

2) مهارت هايتان را به روز کنيد

يک مجموعه خوب بايد بين مهارت ها و تجربه ها تعادل ايجاد کند. يعني شما هم به افراد با تجربه و حرفه‌اي و هم به افرادي با استعداد که مي‌توانند در نقش هاي جديد پيشرفت کنند نياز داريد. شما بايد دائماً خود را به روز کنيد. در غير اين صورت در معرض خطر قرار مي گيريد. با استفاده از آموزشهاي پيوسته و ارتقاي مهارت هاي مديران، يک تيم توانمند ايجاد کنيد. به منظور پيشبرد عملکرد سازمان به فرصت‌هايي که فناوري و روش هاي کسب و کار جديد ايجاد مي کنند، توجه داشته باشيد. اين کار را تا جايي که به حفظ زيرساخت ها و بهبود شرايط کمک مي کند ادامه دهيد. تلاش کنيد در بلندمدت کارايي خود را حفظ کنيد. در اعتماد و همکاري شهرت خوبي داشته باشيد تا به عنوان يک عضو يکپارچه تجارت ديده شويد‌.