چگونه در مديريت ريسک موفق باشيم؟

در آينده بيشتر کارها به وسيله تکنولوژي انجام خواهد شد. برخي از تکنولوژي هاي اصلي امروزي مثل علم رباتيک، هوش مصنوعي و ژنتيک در آينده به طور قابل توجهي رشد خواهند کرد. تکنولوژي هاي جديد باعث ايجاد ريسک و عدم اطمينان مي شوند. همانطور که پيش بيني ها نشان مي دهند، براي مديريت ريسک هايي که تکنولوژي به همراه دارد، علم مديريت ريسک بسيار مفيد خواهد بود.

دانش مديريت پروژه در طول سال هاي اخير در پروژه ها مورد استفاده قرار گرفته است و همچنان براي پروژه هاي آينده اهميت خواهد داشت. هرچه کارها بيشتر به صورت پروژه محور انجام مي شوند، ضرورت اين دانش آشکارتر مي شود. بنابراين درک مديريت ريسک و تسلط کافي بر آن احتمال دستيابي به موفقيت را در مديريت پروژه به طور چشمگيري ارتقا مي ‌دهد. بنابراين اگر دانش کافي در اين زمينه نداشته باشيد، ممکن است باعث شود در مديريت پروژه هايتان ضعيف عمل کنيد.

چهار عامل اساسي براي موفقيت در مديريت ريسک در يک پروژه عبارتند از:

  1. مديريت پروژه
  2. مديريت ارزش کسب شده
  3. مديريت ريسک
  4. مديريت فرعي

که در اين جا تنها به شرح مديريت پروژه و بررسي محدوديت هاي آن اکتفا مي کنيم.

براي درک مديريت ريسک، مهارت در مديريت پروژه ضرورت دارد. درک مديريت پروژه به معناي فهم درست اجزاي مشترک پروژه ها، پروسه مديريت پروژه و عناصر مديريت پروژه مي باشد. چهار محدوديت شناخته شده يک پروژه عبارتند از:

  1. محدوده
  2. برنامه زمان بندي
  3. هزينه ها
  4. کيفيت

1) حوزه

محدوده پروژه در مدرک شرح کار قرارداد يا بيانيه (SOW)  تعريف مي شود. مديريت پروژه به معناي انجام کار در محدوده مورد نظر (نه کمتر و نه بيشتر) مي باشد. گاهي اوقات نارسايي در تعريف کامل يا تعريف اشتباه محدوده پروژه باعث بوجود آمدن شرايط جدي ريسکي مي شود، که حتي ممکن است تا اواخر پروژه تشخيص داده نشود. مدير پروژه وظيفه شفاف سازي محدوده پروژه براي همه اعضاي تيم را بر عهده دارد تا همگي در يک محدوده مشترک کار کنند.

2) برنامه زمان بندي

برنامه زمان بندي يا دوره عملکرد در پروپوزال يا طرح پيشنهادي(RFP)  مشخص مي شود. يکي از چالش هاي اعضاي تيم بوجود آوردن يک برنامه زمان بندي مناسب، که نيازهاي طرح پيشنهادي را برآورده مي کند است. اين برنامه بايد داراي حاشيه اطمينان باشد. پيمانکاران مي‌توانند به وسيله افزودن منابع يا فعاليت در دو شيفت کاري برنامه زمان بندي خود را کنترل کنند. هرچند پيمانکاران نمي توانند کنترلي روي پيمانکاران جزء داشته باشند. پيمانکاران جزء از منابع اصلي ايجاد ريسک در برنامه زمان بندي پروژه هستند. به عنوان مثال يکي از ريسک هايي که در طول فاز پروپوزال براي پيمانکاران جزء ممکن است بوجود آيد، اعتصاب کارگران و نگراني حاصل از آن است.

3) هزينه ها

برآورد ريسک هزينه هاي پروژه در چهارچوب طرح پيشنهادي، اغلب ?? روز مهلت دارد. در اين مدت کوتاه فشار زيادي روي اعضاي گروه براي جمع آوري، بازبيني و تاييد هزينه ها تحميل خواهد شد. معمولاً براي اطمينان بيشتر و مقايسه بهتر يک بار هزينه ها را از بالا به پايين و يک بار از پايين به بالا تخمين مي زنند. اين کار همان برآورد هزينه داخلي است. قيمت گذاري براي پيمانکاران جزء چالش بزرگتري محسوب مي شود. زيرا آن ها 3 تا 4 هفته براي آماده کردن طرح پيشنهادي خود و ادغام با طرح پيشنهادي کلي زمان دارند. اين بزرگترين ريسک براي تعيين بودجه است. مسئله عمده ديگري که ممکن است باعث ايجاد ريسک شود، تطبيق اجراي پروژه با بودجه براي جلوگيري از مسائل جدي است.

4) کيفيت

کيفيت نيز مي تواند به عنوان يک محدوديت محسوب شود. به عنوان مثال اگر يک پروژه به تعويق افتاده يا با کمبود هزينه مواجه شده است، مدير پروژه بايد محصول را در موعد مقرر و با کمترين آزمايش و خطا، با يک کيفيت توافقي تحويل بدهد.

تلسکوپ هابل يک مثال خوب براي توافق کيفيت است. به خاطر فشار زياد از طرف مديريت، مهندسان آزمايش نهايي آينه شکل را حذف کردند تا زودتر تلسکوپ را به فضا پرتاب کنند. اولين عمليات آزمايشي در فضا تصويري تيره و نامعلوم را نشان داد. در نهايت سال ها زمان و صدها ميليون دلار هزينه اضافه براي تعمير تلسکوپ صرف شد. اين يک مثال از کيفيت سازشي براي جبران ديرکرد پروژه بود که منجر به تاخير در استفاده از تلسکوپ و هزينه هاي اضافه شد.

تعداد زيادي از پروژه ها به دليل اين مخاطرات با شکست مواجه مي شوند. بنابراين شناخت اين ? محدوديت دانش و ابزار لازم براي مديريت ريسک را به شما مي دهد.

نرم افزار مديريت پروژه مپسان ابزاريست که مي تواند شما را در مديريت پروژه هاي سازمان خود ياري نمايد. يکي از امکانات سيستم مديريت پروژه آنلاين مپسان اين است که شما مي توانيد تمام هزينه هاي پروژه را از طريق موبايل خود در سيستم ثبت نموده و در مراحل بعدي از هزينه هاي پروژه گزارش گيري نموده و آن را با برآورد اوليه مقايسه نماييد.