پنج کار که در فاز پاياني پروژه بايد انجام دهيد.

پروژه يک فعاليت موقتي است. اين پروژه مي تواند ساختن يک پل و يا نوشتن يک برنامه نرم افزاري باشد. پروژه ها در فازهاي مختلف اجرا مي شوند. اين فازها عبارتند از:

  • برنامه ريزي
  • شروع
  • اجرا

همان طور که مي دانيد مهم ترين فاز يک پروژه، فاز پاياني آن است. پايان پروژه به معناي رسيدن به اهداف پروژه و برآورده کردن ملزومات آن است.

اهداف فاز پاياني پروژه

  • تحويل محصول نهايي
  • برآورده کردن تمامي شرايط پيمان
  • انتقال پروژه به مشتري يا کارفرما
  • بررسي پروژه از نظر کاستي ها يا موفقيت
  • بررسي کليه مستندات، خدمات، دريافت ها و نتايج قرارداد
  • آگاه کردن کارفرما از تکميل پروژه
  • تکميل گزارشات پاياني

وقتي يک پروژه با موفقيت به پايان مي رسد، تمامي افراد پروژه از جمله مشتريان، تيم مديريت پروژه، تيم فروش و کارفرما احساس رضايت خواهند کرد. بنابراين برنامه ريزي و اجراي پروسه بستن پروژه، يک کار ضروري محسوب مي شود. در اين مرحله 5 کار مهم به شرح زير بايد انجام دهيد:

1- اطلاع دادن در مورد پايان پروژه

موفقيت پروژه به ميزان بسيار زيادي به مديريت ارتباطات شما با کارفرما در طول فاز پاياني پروژه بستگي دارد. شما بايد چند کار کليدي به منظور وضوح ارتباطات و جلوگيري از نارضايتي و بدفهمي انجام دهيد:

  • بخش مالي و حسابداري و تمام کارفرمايان و ذينفعان پروژه را از پايان پروژه مطلع کنيد.
  • فروشندگان را از نزديک شدن به پايان پروژه مطلع کنيد. در اين صورت، کار رسيدگي به امور صورت حساب و دريافت محصولات پروژه و خدمات تحت پيمان زودتر انجام مي شود.
  • به مديران مربوطه در مورد زمان دقيق تحويل منابع به آن ها خبر دهيد.
  • مستندات پايان پروژه را تهيه کنيد.

2- تسليم تحويلات پروژه

اين مرحله يکي از گام هاي مهم در تحويل پروژه است. فرض کنيد پروژه شما نوشتن يک برنامه به روزرساني از يک نرم افزار از پيش نوشته است. تحويل اين نسخه به روزرساني به مشتري و معرفي آن در محيط مشتريان، يکي از مراحل تحويل پروژه محسوب مي شود. در اين گونه موارد، شما بايد در مرحله تحويل پروژه، به مشتريان در مورد استفاده از محصول پروژه آموزش دهيد. شما مي توانيد يکي از اعضاي گروه را به منظور آموزش کاربرد محصول، توضيح ويژگي هاي آن و هم چنين نگهداري از آن به سايت پروژه بفرستيد. اين کار فرصتي براي دريافت بازخورد در مورد پروژه نيز براي شما فراهم مي کند.

3- بازبيني و بررسي پروژه

اين کار ضروري است که شما نگاهي به پروژه داشته باشيد و مزايا و معايب کار خود را بررسي کنيد. شما مي توانيد يک جلسه با اعضاي گروه برگزار کنيد و ديدي کلي بر پروژه داشته باشيد. موفقيت پروژه را جشن بگيريد و از اعضاي تيم قدرداني کنيد. سوابق کارهاي درخشان آن ها را ثبت کنيد تا سرمشقي براي تيم هاي آينده باشند. در مورد اشتباهات آن ها تعمق کنيد و دلايل آن را تحليل کنيد. در نهايت از آن ها براي بهتر انجام دادن کارهاي پروژه هاي آينده خود سؤال کنيد.

4- تکميل مستندسازي

 هر پروژه اي بايد مستندات دقيقي داشته باشد. مستندات شامل نيازهاي اوليه پروژه، برنامه پروژه، فازهاي اجرا، پيمان هاي فروش، مستندات پيشرفت هر فاز و هم چنين گزارشاتي از تست هاي انجام شده مي باشد. مطمئن شويد تمام اين اسناد را به همراه خلاصه اي از برنامه پروژه و نام اعضاي تيم در يک مکان جمع آوري کرده ايد. اين اسناد را به ترتيب زماني سازماندهي کنيد تا در آينده راحت تر به آن دسترسي داشته باشيد. هم چنين از اين که تمامي شرايط پيمان برآورده شده اند اطمينان حاصل کنيد. در نهايت نيز گزارش نهايي پروژه را تهيه کنيد.

5- پايان دادن به کار منابع انساني

وقتي پروژه به فاز نهايي خود مي رسد، کار تيم پروژه نيز به پايان مي رسد. مطابق با شرايط قراردادي که با کارمندان در ابتداي پروژه بسته ايد، بايد کار کردن با آن ها را پايان دهيد. شما مي توانيد در صورت رضايت از کار آن ها براي کار در پروژه هاي بعدي از آن ها استفاده کنيد.

به پايان رساندن يک پروژه مي تواند تجربه هاي زيادي در تمامي ابعاد مديريت پروژه براي شما به وجود آورد. توجه داشته باشيد قبل از اتمام کامل و رسمي پروژه فعلي، از شروع کردن پروژه جديد اجتناب کنيد. هم چنين يک پايان خوب براي پروژه مي تواند ارزش هاي زيادي براي ذينفعان پروژه نيز به وجود آورد.

پیام بگذارید