چگونه يک دفتر مديريت پروژه موفق (PMO) راه اندازي کنيم؟

اگر شما مسئوليت مديريتي بر عهده داريد، مي دانيد که تطبيق عملکرد پروژه با نيازهاي کسب وکار، يک امر ضروري است. اين مطابقت مي تواند به صورت مستقيم يا غير مستقيم باشد. همان طور که مي دانيد موفقيت مجموعه شما به ميزان بسيار زيادي به تشخيص نتايج مورد نظر پروژه و تکميل و تحويل به موقع پروژه بستگي دارد. رهبر مجموعه بايد اهداف روشني را تعيين کند و بکوشد تا احتمال تحويل به موقع پروژه با بودجه پيش بيني شده را افزايش دهد. در ادامه به شرح عواملي که باعث موفقيت در پيشرفت سازمان مي شوند مي پردازيم. هم چنين بهتر است يادآوري کنيم هرچه پروژه از شرايط اوليه به سمت شرايط مطلوب نهايي پيش مي رود، تأثير مثبت اين عوامل بيشتر آشکار مي شود.

1- يک ساختار سازمان يافته و رويه استاندارد داشته باشيد.

مجموعه شما بايد بتواند اطلاعات دقيق و مرتبط با هر موضوعي که پيش مي آيد را به موقع در اختيار تصميم گيرندگان اصلي قرار دهد. به اين منظور بايد حداکثر استفاده از تکنولوژي را داشته باشد. شما مي توانيد از فاکتورهاي زمان و هزينه به منظور بهبود کيفيت پروژه استفاده کنيد. به جاي سخت کار کردن، هوشمندانه کار کنيد. فرآيندهايي استاندارد و مستحکم داشته باشيد تا بتوانيد در راستاي تحقق برنامه ها، اهداف و هزينه ها، پروژه ها را بهتر ارزيابي کنيد. به اين منظور مي توانيد از الگوهاي گوناگون و پراکنده فاصله گرفته و از ابزارهاي يکپارچه همکاري، مانند سيستم مديريت پروژه مپسان استفاده کنيد. استفاده از نرم افزارها مفيد است، اما هم چنان به يک مدير پروژه فعال براي جلوگيري از شکست هاي احتمالي قبل از اين که دير شود نياز داريد.

2- مهارت هايتان را به روز کنيد.

يک مدير خوب بايد بين مهارت ها و تجربه ها تعادل ايجاد کند. يعني شما هم به افراد با تجربه و حرفه‌اي و هم به افرادي با استعداد که مي‌توانند در نقش هاي جديد پيشرفت کنند نياز داريد. شما بايد دائماً خود را به روز کنيد. در غير اين صورت در معرض ريسک قرار مي گيريد. با استفاده از آموزش هاي پيوسته و ارتقاي مهارت هاي مديران، يک تيم توانمند ايجاد کنيد. شما همواره بايد عملکرد سازمان را ارتقا ببخشيد. بنابراين بايد هشيار باشيد و به فرصت‌هايي که فناوري و روش هاي کسب و کار جديد ايجاد مي کنند، توجه داشته باشيد. اما بايد اين کار را تا جايي که به حفظ زيرساخت ها و بهبود شرايط کمک مي کند ادامه دهيد. هم چنين تلاش کنيد در بلندمدت کارايي خود را حفظ کنيد و اگر مي خواهيد به عنوان يک عضو يکپارچه تجارت ديده شويد، بايد در جلب اعتماد و همکاري با ديگران شهرت خوبي داشته باشيد‌.

شما مي توانيد در مقاله هاي بعدي با استراتژي هاي مديريتي بيشتر آشنا شويد. همين طور کارمنداني که شايستگي ترفيع دارند را شناسايي کنيد. علاوه بر اين، با اهميت ارتباطات با افراد گروه بيشتر آشنا شويد و برقراري ارتباطات دوستانه با کارمندانتان را تمرين کنيد.

پیام بگذارید