چگونه در مديريت ريسک موفق عمل کنيم؟

در آينده بيشتر کارها به وسيله تکنولوژي انجام خواهد شد. برخي از تکنولوژي هاي اصلي امروزي مثل علم رباتيک، هوش مصنوعي و ژنتيک در آينده به طور قابل توجهي رشد خواهند کرد. تکنولوژي هاي جديد باعث ايجاد ريسک و عدم اطمينان مي شوند. همانطور که پيش بيني ها نشان مي دهند، براي مديريت ريسک هايي که پيشرفت تکنولوژي به همراه دارد، علم مديريت ريسک بسيار مفيد خواهد بود.

دانش مديريت پروژه در طول سال هاي اخير در پروژه ها مورد استفاده قرار گرفته است و همچنان براي پروژه هاي آينده اهميت خواهد داشت. هرچه کارهاي بيشتري به صورت پروژه محور انجام شوند، ضرورت اين دانش آشکارتر مي شود. بنابراين درک مديريت ريسک و تسلط کافي بر آن احتمال دستيابي به موفقيت را در مديريت پروژه به طور چشمگيري ارتقا مي ‌دهد. بنابراين اگر دانش کافي در اين زمينه نداشته باشيد، ممکن است در مديريت پروژه هايتان ضعيف تر عمل کنيد.

چهار عامل اساسي براي موفقيت در مديريت ريسک يک پروژه عبارتند از:

  1. مديريت پروژه
  2. مديريت ارزش کسب شده
  3. مديريت ريسک
  4. مديريت کارهاي فرعي

که در اين جا تنها به شرح مديريت پروژه و بررسي محدوديت هاي آن اکتفا مي کنيم. 

براي درک مديريت ريسک، مهارت در مديريت پروژه ضرورت دارد. درک مديريت پروژه به معناي فهم درست اجزاي مشترک پروژه ها، پروسه مديريت پروژه و عناصر مديريت پروژه مي باشد. چهار محدوديت شناخته شده يک پروژه عبارتند از:

  1. محدوده
  2. برنامه زمان بندي
  3. هزينه ها 
  4. کيفيت

1- محدوديت حوزه

محدوده پروژه در مدرک شرح کارِ قرارداد يا بيانيه (SOW) تعريف مي شود. مديريت پروژه به معناي انجام کار در محدوده مورد نظر (نه کمتر و نه بيشتر) مي باشد. گاهي اوقات نارسايي در تعريف کامل و يا تعريف اشتباه محدوده پروژه باعث بوجود آمدن شرايط جدي ريسکي مي شود، که حتي ممکن است تا اواخر پروژه تشخيص داده نشود. مدير پروژه وظيفه شفاف سازي محدوده پروژه براي همه اعضاي تيم را بر عهده دارد تا همگي در يک محدوده مشترک کار کنند.

2- محدوديت برنامه زمان بندي

برنامه زمان بندي يا دوره عملکرد در پروپوزال يا طرح پيشنهادي (RFP) مشخص مي شود. به وجود آوردن يک برنامه زمان بندي مناسب که نيازهاي طرح پيشنهادي را برآورده مي کند، از چالش هاي بزرگ اعضاي تيم است. اين برنامه بايد داراي حاشيه اطمينان باشد. پيمانکاران مي‌توانند به وسيله افزودن منابع يا فعاليت در دو شيفت کاري برنامه زمان بندي خود را کنترل کنند. هرچند پيمانکاران نمي توانند کنترلي روي پيمانکاران جزء داشته باشند. پيمانکاران جزء از منابع اصلي ايجاد ريسک در برنامه زمان بندي پروژه هستند. به عنوان مثال يکي از ريسک هايي که در طول فاز پروپوزال براي پيمانکاران جزء ممکن است به وجود آيد، اعتصاب کارگران و نگراني حاصل از آن است.

3- محدوديت هزينه ها

غالباً مدير پروژه و اعضاي گروه براي برآورد ريسک هزينه هاي پروژه در چهارچوب طرح پيشنهادي 60 روز مهلت دارد. در اين مدت کوتاه فشار زيادي روي اعضاي گروه براي جمع آوري، بازبيني و تأييد هزينه ها تحميل خواهد شد. معمولاً براي اطمينان بيشتر و مقايسه بهتر يک بار هزينه ها را از بالا به پايين و يک بار از پايين به بالا تخمين مي زنند. اين کار همان برآورد هزينه داخلي است. قيمت گذاري براي پيمانکاران جزء چالش بزرگتري محسوب مي شود. زيرا آن ها 3 تا 4 هفته براي آماده کردن طرح پيشنهادي خود و ادغام با طرح پيشنهادي کلي زمان دارند. اين بزرگ ترين ريسک براي تعيين بودجه است. مسئله عمده ديگري که ممکن است باعث ايجاد ريسک شود، تطبيق اجراي پروژه با بودجه براي جلوگيري از مسائل جدي است.

4- محدوديت کيفيت

کيفيت نيز مي تواند به عنوان يک محدوديت محسوب شود. به عنوان فرض کنيد يک پروژه به تعويق افتاده يا با کمبود هزينه مواجه شده است. در اين صورت مدير پروژه بايد محصول را در موعد مقرر و با کم ترين آزمايش و خطا، با يک کيفيت توافقي تحويل بدهد.

يک مثال خوب براي توافق کيفيت، تلسکوپ هابل است. به خاطر فشار زياد از طرف مديريت، مهندسان آزمايش نهايي آينه شکل را حذف کردند تا زودتر تلسکوپ را به فضا پرتاب کنند. اولين عمليات آزمايشي در فضا تصويري تيره و نامعلوم را نشان داد. در نهايت سال ها زمان و صدها ميليون دلار هزينه اضافه براي تعمير تلسکوپ صرف شد. اين يک مثال از کيفيت سازشي براي جبران ديرکرد پروژه بود که منجر به تأخير در استفاده از تلسکوپ و به وجود آمدن هزينه هاي اضافه شد.

تعداد زيادي از پروژه ها به دليل اين مخاطرات با شکست مواجه مي شوند. بنابراين شناخت اين 4 محدوديت دانش و ابزار لازم براي مديريت ريسک را به شما مي دهد.

نرم افزار مديريت پروژه مپسان ابزاري است که مي تواند شما را در مديريت پروژه هاي سازمان خود ياري نمايد. يکي از امکانات سيستم مديريت پروژه آنلاين مپسان اين است که شما مي توانيد تمام هزينه هاي پروژه را از طريق موبايل خود در سيستم ثبت نموده و در مراحل بعدي از هزينه هاي پروژه گزارش گيري نموده و آن را با برآورد اوليه مقايسه نماييد.

شما مي توانيد در مقاله هاي بعدي با 11 مهارت براي مديريت پروژه و استراتژي هاي مديريت پروه حرفه اي آشنا شويد. همين طور کارمنداني که شايستگي ترفيع دارند را شناسايي کنيد و مهارت هايي براي برقراري ارتباط دوستانه با کارمندانتان بياموزيد. هم چنين در مورد اهميت ارتباطات با افراد گروه در پروژه بيشتر بخوانيد. علاوه بر اين، بياموزيد چگونه مي توانيد يک شبکه ارتباطات در لينکدين بسازيد و هم چنين از ليست مخاطبين لينکدين خود يک شبکه قدرتمند ارتباطات بسازيد.

پیام بگذارید