چرخه عمر پروژه چيست و ويژگي هاي اصلي آن چيست؟

چرخه عمر پروژه عبارت است از فازهاي پي در پي که پروژه از ابتدا تا انتها طي مي کند. تعداد و ترتيب اين فازها به همراه فاکتورهاي مختلف ديگر مانند نياز سازمان هاي درگير در پروژه، ماهيت پروژه و محدوده استفاده از آن توسط مدير پروژه تعريف مي شود. اين فازها داراي شروع، پايان و نقاط کنترل مشخصي هستند که محدود به عامل زمان مي شوند. چرخه عمر پروژه را مي توان بر اساس نيازها و جنبه هاي مختلف سازمان تعريف و اصلاح کرد. اگر با قوانين مديريت پروژه آشنا باشيد، مي دانيد که هر پروژه مي تواند شروع و پايان مشخصي داشته باشد. اما اهداف، فعاليت ها و محصولات بسيار گسترده اي دارد. چرخه عمر پروژه اساس کارهايي که در پروژه بايد انجام شود را تعيين مي کند.

چرخه عمر پروژه مي تواند داراي 2 نوع رويکرد پيش بيني شده (برنامه محور) و يا رويکرد انطباقي (مبتني بر تغيير) باشد؛

  • در رويکرد برنامه محور، مشخصات پروژه در ابتداي پروژه تعريف مي شوند و احتمال هرگونه تغيير و دگرگوني از همان ابتدا به دقت بررسي مي شود.
  • در رويکرد مبتني بر تغيير، محصول در تکرارهاي مختلف توليد مي شود و محدوده دقيق براي هر تکرار فقط در زمان شروع همان تکرار تعريف مي شود.

فازهاي مختلف چرخه عمر پروژه

پروژه ها منحصر به فرد و به ميزان بسيار زيادي غيرقابل پيش بيني هستند. اما مي توان گفت داراي چارچوب استانداردي هستند که از فازهاي زير تشکيل شده است؛

1- فاز شروع: شروع پروژه

2- فاز برنامه ريزي: آماده سازي و سازماندهي

3- فاز اجرا: انجام کارهاي اجرايي پروژه

4- فاز پايان: خاتمه دادن پروژه

فازهاي مختلف پروژه

1- فاز شروع پروژه

هدف اين فاز تعريف و هم چنين تصويب پروژه است. مدير پروژه در اين فاز با استفاده از اطلاعات لازم، پروژه را تعريف مي کند. علاوه بر اين مستندات و نيازهاي اوليه پروژه را نيز بايد تصويب کند. اين اطلاعات عبارتند از؛

  • هدف، چشم انداز و مأموريت پروژه
  • فاکتورهاي موفقيت و اهداف قابل اندازه گيري
  • شرح مفصل شرايط و ريسک هاي پروژه
  • نام و اعتبار حامي مالي پروژه
  • ذينفعان مرتبط

2- فاز برنامه ريزي

هدف از اين فاز پياده سازي يک تکنيک دقيق به منظور چگونگي اجراي پروژه و رسيدن به موفقيت در آن مي باشد. برنامه ريزي شامل 2 مرحله زير مي باشد؛

  • برنامه ريزي استراتژيکي
  • پياده سازي برنامه

در برنامه ريزي استراتژيکي مسير کلي پروژه تعريف مي شود، اما در پياده سازي برنامه به جستجوي راه هايي براي اجراي تصميمات مي پردازند.

3- فاز اجرا

در اين فاز، برنامه ريزي ها و تصميماتي که در فاز برنامه ريزي انجام شده بود بايد پياده سازي شود. در طول اين فاز، مدير پروژه بايد بر پروژه نظارت کند و بکوشد از بروز هرگونه خطايي جلوگيري کند. اين فاز به اسم «نظارت و کنترل» نام گذاري شده است. حامي مالي و ذينفعان پس از اطمينان از رضايت مشتري، به مراحل بعدي اين پروسه مي پردازند.

4- فاز پايان پروژه

اين فاز، آخرين فاز تمامي پروژه ها و هم چنين به عنوان خاتمه رسمي آن ها محسوب مي شود.

اين ساختار چرخه حيات عمومي در هنگام برخورد با مديريت ارشد يا ساير افراد که کمتر با پروژه آشنا هستند استفاده مي شود. برخي از افراد ممکن است آن را با گروه هاي فرآيند مديريت پروژه اشتباه بگيرند، اما گروه هاي فرآيند مديريت پروژه شامل فعاليت هاي خاص پروژه است. از طرف ديگر چرخه عمر پروژه مستقل از چرخه عمر نتيجه خاص پروژه است. با اين حال، در نظر گرفتن مرحله چرخه عمر فعلي محصول مفيد است. اين مي تواند يک مرجع مشترک براي مقايسه پروژه هاي مختلف فراهم کند. يک ساختار کلي چرخه عمر پروژه معمولاً داراي مشخصات زير مي باشد؛

  • در ابتدا، سطح هزينه ها پايين است و زماني که کار در حال انجام است، به اوج مي رسد. وقتي که پروژه به پايان خود نزديک تر مي شود، اين هزينه ها دوباره کاهش مي يابند.
  • تأمين منابع اساسي در ابتداي چرخه پروژه هزينه هاي قابل توجهي در بر دارد. اما در نظر داشته باشيد که نمودار هزينه ها و کارکنان براي تمام پروژه ها کاربرد ندارد.
  • در ابتداي پروژه احتمال ريسک و عدم قطعيت در بيشترين حالت ممکن است. در طول چرخه حيات پروژه با رسيدن به هر يک از اهداف جزء و هم چنين پس تحويل کارها، اين ريسک و عدم قطعيت کاهش مي يابد.
  • در آغاز پروژه بيشترين احتمال تأثير بر محصول نهايي پروژه بدون تأثير شديد بر هزينه ها وجود دارد و با پيشرفت پروژه به سمت پايان، اين احتمال کاهش مي يابد. در مقابل، همان طور که در شکل دوم مشاهده مي کنيد با نزديک شدن به اتمام پروژه هزينه ايجاد تغييرات جديد و اصلاح اشتباهات افزايش مي يابد.

اين ويژگي ها تقريباً در تمامي انواع چرخه هاي پروژه با روش و درجه هاي مختلف وجود دارند. به عنوان مثال چرخه عمر مبتني بر تغييرات نسبت به چرخه عمر برنامه محور به طور خاص بر تأثير بيش تر ذينفعان و تأثير کم تر هزينه هاي تغييرات در طول چرخه پروژه تأکيد بيشتري دارد.

در ادامه نگاهي بر فوايد آگاه بودن درباره چرخه عمر پروژه براي سازمان مي اندازيم:

  • مهارت و سودآوري تيم ها بيشتر مي شود.
  • جريان ارتباطات ساده سازي مي شود.
  • از تجربيات پروژه هاي گذشته و گزارش هاي آن ها استفاده مي شود.

پیام بگذارید