ثبت کننده ذينفعان براي شناسايي اشخاص و ارگانهاي تاثيرپذير از پروژه و مستند سازي اطلاعات مرتبط درباره‌ي هر کدام از ذينفعان، به کار گيري مي گردد.براي ثبت و مستند سازي اين اطلاعات داشتن يک نرم افزار پيمانکاري خوب ضروري است.
تصويب کننده ذينفعان با ماتريس بررسي ذينفعان در ارتباط است و اطلاعات را براي موردها ذيل آماده مي کند :
– مستند سازي ملزومات
– برنامه مديريت کيفيت
– برنامه مديريت ارتباطات
– برنامه مديريت ريسک
– تصويب کننده ريسک
– برنامه تعامل ذينفعان
تصويب کننده ذينفعان، شناسايي ذينفعان در راهنماي pmbok بازنويسي ششم مي باشد. تصويب کننده ذينفعان، يک سند پوياست. ذينفعان، سطح نفوذ، الزامات و طبقه بندي انها احتمالاً در حين پروژه تغيير و تحول مي‌نمايند.
اجزاي تصويب کننده ذينفعان به شرح ذيل مي باشد :
– اسم : نام ذي نفع. در صورتيکه که نامي نداريد، مي توانيد موقعيت يا سازمان را جايگزين سازيد
– جايگاه يا نقش : موقعيت و يا نقشي که ذينفع در سازمان داراست. مثال هايي از شرايط ها عبارتند از برنامه نويس، تحليلگر منابع انساني يا اين که کارشناس تضمين کيفيت.
– اطلاعات تماس : طرز برقراري رابطه با ذينفع، مانند شماره تلفن، نشاني نشاني اينترنتي يا اين که نشاني فيزيکي آن ها
– الزامات : نياز هاي سطح بالا براي پروژه و يا محصول
– انتظارات : انتظارات مهم پروژه و يا محصول
– طبقه بندي : ممکن است برخي از پروژه‌ها، ذينفعان را تحت عنوان دوست، دشمن يا اين که خنثي طبقه‌بندي نمايند، ممکن است ساير آن‌ها‌را در گروه هاي تاثير بالا، متوسط يا کم طبقه‌بندي کنند.
جدول تحليل ذينفعان پروژه در استاندارد pmbok
بررسي ذينفعان، ابزاري است که در مراحل شناسايي ذينفعان در راهنماي pmbok بازنويسي ششم استفاده شده است .
از آناليز ذينفعان براي طبقه‌بندي ذينفعان و کمک به کامل شدن ثبت کننده ذينفعان استفاده ميشود. بررسي ذينفعان همينطور به برنامه‌ريزي تعامل ذينفعان براي تيم‌هاي ذينفع کمک مي نمايد.
يک نمونه ،استفاده از قدرت نسبي (زياد يا کم) رغبت نسبي (زياد يا کم) و نحوه برخورد (دوست يا دشمن) براي ارزيابي است . شيوه هاي ديگري نيز براي طبقه‌بندي ذينفعان وجود دارد. بعضي نمونه ها عبارتند از :
– نفوذ/اثر
– قدرت/فوريت/قانوني بودن
حتما بخوانيد :آشنايي با فرايند هاي اجراي پروژه در Pmbok
هماهنگي
بررسي ذينفعان بايستي با اوراق ذيل هماهنگ و سازگار باشد :
– تصويب کننده ذينفعان
– برنامه تعامل ذينفعان
جدول تحليل ذينفعان مي تواند شامل اطلاعات ذيل باشد :
– اسم يا نقش : اسم، سازمان يا تيم ذينفعان
– رغبت : سطح دغدغه ذينفعان براي پروژه
– نفوذ : درجه اي که ذينفع مي تواند نتيجه هاي پروژه را تحت نفوذ يا تحريک قرار دهد
– شيوه برخورد : درجه اي که ذينفع، پروژه را حمايت مي نمايد يا اين که با آن مقابله مي‌نمايد.
