تغييرات برنامه پروژه بايد کنترل و هماهنگ گردند تا تأثيرات تغييرات بر کل پروژه حداقل گردند. در اکثر پروژه ها، تغيير وجود خواهد داشت بنابراين استفاده از يک سيستم مديريت پروژه آنلاين براي مدير پروژه منطقي خواهد بود که براي تغيير در لحظه برنامه داشته باشد و کنترل هاي از ابتداي پروژه به منظور مشخص کردن زمان و علت وقوع تغيير را ايجاد نمايد. الزام کنترل تغيير در موارد زير ريشه دارد :
- ضرورت نگهداري از کارايي خطوط مبنا. هر تغييري بايد در برنامه پروژه منعکس شود ولي تنها تغييرات در محدود باعث تغيير در کارايي خطوط مبناي تعيين شده مي شوند.
- تغييرات احتمالي در محدوده محصول پروژه، محدوده پروژه را مجبور به تغيير مي‌کند تا تأثيرات چنين تغييري حداقل گردد.
- لزوم هماهنگي تغييرات در بين حوزه هاي دانش مديريت پروژه. يک تغيير در زمانبندي ممکن است بر هزينه، ريسک، کيفيت و کارمنديابي تاثير بگذارد.
کنترل تغيير به عنوان مبنا براي برنامه پروژه سودمند است. اين فرايند با گزارشات عملکرد و درخواست‌هاي تغيير آغاز مي شود. معمولاً مجموعه اي از رويه هاي مستند و رسمي براي کنترل تغييرات به نحو مطلوب براي پروژه تهيه مي‌شود. اگر چنين رويه هايي در دسترس نباشند، تيم پروژه بايد اين رويه ها را ايجاد نمايد. بسياري از سيستمهاي کنترل تغيير يک رويه بازنگري و تاييد رسمي را به کار مي برند. اين رويه ها اين فرصت را به ذينفعان پروژه مي دهند که بتوانند يک درخواست تغيير را رد يا تاييد کنند. اکثر سيستمهاي کنترل تغيير، قابليت پرداختن به امور اضطراري را دارند. امور اضطراري تغييراتي هستند که نمي‌توان براي اجراي آنها منتظر تاييد رسمي درخواست تغيير شد و بايد تاييد و اجرا گردند. برخي سيستم ها، حتي اجازه تاييد خودکار براي برخي از تغييرات از پيش تعريف شده را مي دهند. همه تغييرات بايد به شکل مناسب و کامل مستند گردند.
حتما بخوانيد : چگونه نرم افزار مي تواند مديريت هزينه پروژه را تسهيل کند؟
مديريت پيکربندي به عنوان يک رويه مستند براي کاربرد هاي فني، مديريت اجرا و نظارت توسعه کنترل تغيير استفاده مي شود. هدف مديريت پيکربندي از منظر پروژه شناسايي و مستند سازي وظايف و ويژگي هاي فيزيکي يک مورد و يا سيستم، کنترل تغييرات چنين ويژگي‌هايي، ثبت و گزارش هر تغيير صورت گرفته و مميزي موارد و سيستمها به منظوراز صحه گذاري پيروي از الزامات است. بسيار حائز اهميت است که يک فرايند کنترل تغيير در بخش هاي عملياتي کسب و کار همانند بخش‌هاي مديريت پروژه وجود داشته باشد.
کنترل تغيير ممکن است براي سنجش عملکرد، سيستم اطلاعات مديريت پروژه و براي برنامه ريزي اضافي نظير ابزارهاي اطمينان از کنترل موفقيت آميز تغيير، سودمند باشد. درخواست تغيير از داخل فرآيند کنترل تغيير عبور مي‌کند و معمولاً منجر به بروز شدن برنامه پروژه، اقدامات اصلاحي و يا درس‌هاي آموخته شده مي شود. درس هاي آموخته شده، ريشه و علت مغايرت ها را در پروژه شناسايي مي کند و اقداماتي را براي حل و يا تسکين مغايرتها ارائه مي دهد.حفظ محدوده پروژه سخت تر از حفظ و نگهداري ساير اجزاي پروژه است. محدوده پروژه همه کاري که توسط پروژه انجام مي گيرد را شرح مي دهد. مسئله اين است که هر تغيير در برنامه پروژه بايد به نحو مناسبي کنترل شود. لذا بايد فعالانه با اين تأثيرات که بر برنامه پروژه تاثير مي گذارند مقابله کرد و يا اين تاثيرات از طريق فرايند کنترل، پذيرفته شوند.
محدوده پروژه سپر محافظ پروژه در مقابل تاثيرات خارجي است و کنترل تغيير، دروازه‌اي که اين تاثيرات اجازه ورود به پروژه را پيدا مي‌کنند. بنابراين، محدوده از يکپارچگي و تماميت پروژه محافظت مي نمايد و تضمين مي کند که موفقيت پروژه در بستر الزامات، اقلام قابل تحويل و محدوديت‌هاي از قبل تعريف شده آن قرار دارد.
منبع
راهنماي پياده سازي سريع گستره دانش مديريت پروژه ترجمه دکتر دکتر سيامک حاجي يخچالي
