در زمان اجراي پروژه هر تغيير امکان دارد که رخ دهد. تيم مديريت پروژه با برنامه‌ريزي کارآمد اميدوار است که موانع اجراي پروژه را برطرف نمايد. هرچه که برنامه‌ريزي کامل و دقيق باشد باز هم ممکن است در زمان اجراي پروژه موانع وجود داشته باشند. بهترين اقدام مدير پروژه کشف و حل مشکل رخ داده در زودترين زمان ممکن است. بنابراين لازم است که عملکرد پروژه براي شناسايي هرگونه انحراف از برنامه پروژه به صورت مداوم مورد ارزيابي قرار گيرد. با توجه به اين مهم استفاده از نرم افزار هاي مديريت پروژه آنلاين مي تواند کمک شاياني به مدير پروژه جهت زود تر مطلع شدن وي از مشکل رخ داده کند. اين انحرافات ورودي فرآيندهاي کنترلي خواهد بود.
اگر انحرافات رخ داده شده قابل توجه باشند بايد برنامه پروژه تعديل گردد. به عنوان نمونه ، اگر زمان اتمام يک فعاليت از زمان پايان تعيين شده فراتر رود ، بايد زمان شروع کليه فعاليت‌هايي که به آن وابسته هستند متناسب با تأخير رخ داده ، جابجا گردد.
فرايندهاي مرکزي اين گروه فرآيندي شامل فرآيند ارائه گزارش عملکرد و کنترل تغيير يکپارچه مي باشد. فرايند ارائه گزارش عملکرد ، جمع‌آوري و توزيع اطلاعات کارايي را پشتيباني مي کند. اين اطلاعات معمولا از فرم هاي گزارش وضعيت، سنجش عملکرد و پيش‌بيني به دست مي‌آيد. معمولاً اطلاعات مربوط به تاريخ هاي پروژه ، منابع استفاده شده و هزينه اندازه گيري مي شوند تا تعيين گردد که پروژه بر طبق برنامه پيش مي‌رود يا چقدر از برنامه عقب تر و يا جلوتر است.
دومين فرايند مرکزي اين گروه فرايندي ، فرايند کنترل تغيير يکپارچه است. در زماني که پروژه از برنامه خارج گردد چه از برآوردها عقب يا جلو باشد ، برنامه پروژه نيازمند تعديل است. نياز به تغيير بر اساس عملکرد برنامه پروژه اجرا شده ، خواهد بود. برخي از برنامه ريزان پروژه از برآورد تک نقطه‌اي براي زمان ، منابع و هزينه استفاده مي نمايند ، در حالي که برخي ديگر از برآوردهاي چند نقطه اي استفاده مي‌کنند که شامل برآورد در بدترين شرايط و برآورد در بهترين شرايط است. در رويکرد دوم ، تغيير در برنامه در صورتي که مقدار واقعي رخ داده شده خارج از محدوده پيش‌بيني شده باشد ، صورت مي گيرد. اگر در برنامه نياز به تغيير باشد ، اين تغيير در کليه اجزاي برنامه پروژه تاثير مي‌گذارد ، همانند موج ايجاد شده در آب بر اثر افتادن يک سنگ در آن. برخي از مولفه‌هاي برنامه نظير بودجه و منابع به سادگي قابل تغيير نمي باشند. برنامه‌ريزان پروژه بايد اين موارد را شناسايي کنند و برنامه پروژه را با توجه به اين موارد بازنگري نمايند.
حتما بخوانيد: آشنايي با فرآيند هاي نظارت و کنترل پروژه در PMBOK
فرآيندهاي تسهيل‌کننده که پشتيبان فرآيندهاي مرکزي اين گروه فرآيندي هستند به شرح زير مي باشند:
- کنترل تغييرات محدوده: اين فرايند تغييرات در محدوده پروژه را کنترل مي‌کند.
- کنترل زمانبندي: اين فرايند زمانبندي پروژه را کنترل مي نمايد.
- کنترل هزينه: اين فرآيند هزينه و بودجه پروژه را کنترل مي‌کند.
- کنترل کيفيت: اين فرايند شامل نظارت بر پروژه به منظور آن که پروژه با استانداردهاي کيفيت مطابقت داشته است ، مي باشد. در مواردي که مطابقت وجود ندارد، روشي براي برطرف کردن عدم تطابق ارائه مي‌دهد.
- کنترل پاسخگويي ريسک: اين فرايند مربوط به پاسخگويي به تغييرات در ريسک پروژه در طول چرخه حيات پروژه مي باشد.
منبع
راهنماي پياده سازي سريع گستره دانش مديريت پروژه ترجمه دکتر سيامک حاجي يخچالي
