چگونه مي توانيد با کارمندانتان ارتباطي دوستانه داشته باشيد؟

همان طور که مي دانيد، در جايگاه يک مدير ارتباط با کارمندانتان در تمام کسب و کار شما حياتي خواهد بود. اگر بتوانيد کيفيت اين ارتباطات را ارتقا دهيد، مي توانيد منتظر بهترين اتفاقات باشيد.

بهاي ارتباطات ضعيف با کارمندان چيست؟

تحقيقات نشان داده است که در کسب و کارهاي بزرگ، ارتباطات ضعيف با کارمندان به طور ميانگين باعث خسارت 62.4 ميليون دلار شده است. درست است که همه کسب و کارها به آن بزرگي نيستند، اما تاثير ارتباطات ضعيف به همين سرانجام ختم خواهد شد. ارتباطات ضعيف مي توانند خسارت هاي زير را بوجود آورند.

راندمان ضعيف: ارتباطات مبهم با کارمندان باعث ايجاد شک، عدم اطمينان و عدم کارايي در آن ها مي شود و در نتيجه راندمان کار را کاهش مي دهد.  

ضعف اخلاق: ارتباطات ضعيف، مبهم يا بد باعث ايجاد احساس منفي در کارمندان نسبت به کارشان مي شود و اخلاق را در محيط کار از بين مي برد.

خلاقيت کم تر: ارتباطات ضعيف باعث سردرگمي در کار و پروژه مي شود و خلاقيت را در کارمندانتان نابود مي کند.

اهميت ارتباطات به ميزاني است که بايد در مرکز همه کارهايي که در مورد کارمندانتان انجام مي دهيد قرار گيرد. بايد به خاطر داشته باشيد که هيچ وقت در محيط کار همه افراد هميشه با هم متفق القول نيستند و مديريت هماهنگ کردن اين نظرات و ارتباط موثر با کارمندان نيازمند مهارت هايي است که بايد شما به عنوان يک مدير کسب کنيد.

ارتباطات به چه شکل هايي بوجود مي آيند؟

اساساً ارتباط برقرار کردن يعني اين که ما چگونه اطلاعات را با ديگران به اشتراک مي گذاريم. اين ارتباط بيشتر از طريق زبان صورت مي گيرد. اما اشکال ديگري از ارتباط در زندگي روزمره ما وجود دارند که چگونگي مديريت کردن آن ها اهميت به سزايي دارد.

1- کلماتي که استفاده مي کنيم.

از کاربرد کلمات نامأنوس بپرهيزيد. واضح و ساده سخن بگوييد. بلکه براي فهميده شدن سخن بگوييد، نه براي بوجود آوردن ابهام.

2- زماني که مي گيريم.

گاهي افراد مکالمات کوتاه و شيرين را در هر حال ترجيح مي دهند. اگر مي خواهيد سخنانتان بانفوذ باشند، وقتتان را با گفتن کلمات اضافي تلف نکنيد. اما به خاطر داشته باشيد خيلي کوتاه سخن گفتن هم مناسب يک فرد اجتماعي نيست.

3- ايده هايي که منتقل مي کنيم.

گاهي هدف از صحبت کردن، رد و بدل کردن ايده هاست. در اين صورت بايد به روش هاي ارتباطي طرف مقابل توجه کنيد. ممکن است آن ها بخواهند بدانند چرا کاري بايد انجام شود يا اين که چگونه انجام کاري مي تواند به آن ها کمک کند.

4- زبان بدن

زبان بدن شامل ارتباط چشمي، نشسته يا ايستاده بودن، نحوه قرار گرفتن در فضا، نسبت شما با فردي که با او ارتباط برقرار مي کنيد، حرکت دستان يا انجام کارهايي که در حال صحبت کردن انجام مي دهيد، مي شود. بايد بدانيد که زبان بدن صداي بلندي دارد. سعي کنيد از زبان بدنتان به صورت هدف دار استفاده کنيد. همواره بدانيد زبان بدن بيانگر ميزان جدّيت پيام شما و همين طور نشان دهنده افکار شما نسبت به فردي است که با او گفتگو مي کنيد.

5- آهنگ صدا

اگر شما در حال صحبت کردن لبخند بزنيد، ديگران قادرند آن را در کلامتان تشخيص دهند. صداي شما نشان دهنده احساسات، خستگي يا ملامت است. ممکن است شما با کلمات چيزي را بگوييد که صدايتان آن مفهوم را نداشته باشد.

چه کارهايي مي توانيد براي داشتن ارتباطات قوي انجام دهيد؟

يک ارتباط خوب نيازمند ارسال و دريافت صحيح پيام است. مراقب باشيد اين پيام در راه انتقال تغيير پيدا نکرده و يا منحرف نشود. ممکن است به نظرتان اين يک مسئله پيش پا افتاده باشد، اما مفهوم پيام شما به طرق مختلف مي تواند دستخوش دگرگوني شود. روش هاي زير مي توانند در اين زمينه به شما کمک کنند:

1- سبک هاي مختلف ارتباطي را بشناسيد.

هر کدام از ما سبک هاي ارتباطي مختلفي داريم که ممکن است بر اساس شخصيت يا فرهنگمان متغير باشند. بعنوان نمونه سبک هاي ارتباطي زير را مي توانيم به شما معرفي کنيم:

مستقيم يا غير مستقيم

افرادي که سبک ارتباطي مستقيم دارند، بلند صحبت مي کنند و رک گويي را ترجيح مي دهند. آن ها نمي خواهند با بيان شمار زيادي از کلمات فرعي وقتشان را تلف کنند. در مقابل افرادي که سبک ارتباطي غيرمستقيم دارند، موضوعات مورد نظرشان را در لفافه مطرح مي کنند و مستقيم به اصل موضوع اشاره نمي کنند. به دور از انتظار نيست که افراد دسته اول منظور افراد دسته دوم را درک نخواهند کرد.

رقابت طلب و صلح طلب

اگر در رفتار کارمندانتان دقت کرده باشيد، بعضي از آن ها هميشه درحال رقابت با ديگران هستند و بعضي ديگر هميشه توافق گروهي را ترجيح مي دهند. افراد رقابت طلب دائم سعي در به دست آوردن قدرت و کنترل کردن اوضاع دارند. از طرف ديگر افراد صلح طلب رهبري را به ديگران واگذار مي کنند و کم تر مدعي هستند. اين افراد خيلي زود سکوت اختيار مي کنند. اما در مقابل، رقابت طلبان هميشه ميدان را براي خودشان باز مي کنند.

سبک هاي بصري، شنيداري يا لامسه اي

بعضي افراد با مشاهده عکس ها و تصاوير به درک بهتري از يک موضوع مي رسند و بعضي ديگر از طريق شنوايي به اين درک مي رسند. بعضي افراد نيز به تجارب ملموس تري براي فهميدن موضوعات نياز دارند. بکوشيد ترکيبي از ديدني ها، شنيدني ها و موضوعات ملموس را عرضه کنيد. همين طور سعي کنيد با شناختن سبک هاي ارتباطي گوناگون، ارتباطاتتان را متناسب با سبک مورد نظر تطبيق دهيد.

پيش قدم ها

اين افراد اغلب خشن به نظر مي رسند. اين ويژگي هم مي تواند خوب و هم بد باشد. آن ها رقابت طلب و بلندپرواز هستند و هدفشان به اتمام رساندن و برنده شدن است. پيش قدم ها تنها 7 درصد از کل جمعيت انسان ها را تشکيل مي دهند. شما مي توانيد اين افراد را در سِمت هاي مديريتي پيدا کنيد. در ارتباط با آن ها بايد از استراتژي درخواست کردن استفاده کنيد. حتي مي توانيد درخواستتان را بعنوان يک رقابت مطرح کنيد، چرا که آن ها به قدرت احتياج دارند.

2- شنيدن را بياموزيد.  

اگر مي خواهيد يک شنونده خوب باشيد بايد موانع شنيدن را بشناسيد. بسياري از مديران فکر مي کنند ارتباط برقرار کردن يک خيابان يک طرفه است. اگر شما نيز ديگران را در انتقادهايتان غرق مي کنيد و از قبل پيش بيني مي کنيد که چه چيزي در پاسخ خواهيد شنيد، و يا فکر مي کنيد با بلندتر کردن صدا يا کشيدن آن به اعتبار خودتان مي افزاييد، کاملاً در اشتباه هستيد. کافي است چيزهايي را که لازم است بگوييد. سپس سکوت کنيد و منتظر پاسخ بمانيد و تنها در صورتي که مجبور شديد صحبت کنيد. پاسخ مقابل را نبايد صرفاً بشنويد بلکه بايد به آن گوش کنيد. اين کار باعث مي شود آن ها احساس با ارزش بودن کنند.

در يک جمع بندي مي توان گفت ارتباط با کارمندان دشوار است. اما برقراري يک ارتباط خوب نتايج قابل توجهي را در بر دارد. در انتها بهتر است بدانيد وقتي شما با جمعي از کارمندان صحبت مي کنيد، همه آن ها درک و در نتيجه برداشت يکساني از سخنان شما نخواهند داشت.

يکي از روش هاي ايجاد ارتباط خوب با کارمندان، در دسترس بودن و در تماس ماندن دائمي با آن هاست. با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه مپسان مي توانيد اين کار را انجام دهيد.

شما مي توانيد در مقاله هاي بعدي با 11 مهارت براي مديريت پروژه و استراتژي براي تبديل شدن به يک مدير حرفه اي آشنا شويد. همين طور کارمنداني که شايستگي ترفيع دارند را شناسايي کنيد. هم چنين در مورد اهميت ارتباطات با افراد گروه در پروژه بيشتر بخوانيد. علاوه بر اين، بياموزيد چگونه مي توانيد از ليست مخاطبين لينکدين خود يک شبکه قدرتمند ارتباطات بسازيد.