تجزيه و تحليل محيط پروژه و سازمان

تجزيه و تحليل محيط پروژه عبارت است از مطالعه محيط سازمان و پروژه در راستاي شناسايي دست اندرکاران محيطي که بر کارايي سازمان و پروژه تاثير بسزايي دارند.

محيط پيراموني سازمان اکثر اوقات در سه سطح گوناگون دسته بندي مي‌شود:

• محيط عمومي
• محيط عملياتي
• محيط دروني

مديران بايد نسبت به هر يک از اين سه سطح اشراف کامل داشته و درک جامعي نسبت به تاثير هر سطح بر عملکرد سازماني داشته باشند تا بتوانند استراتژي هاي سازمان را آگاهانه تعريف و تبيين نمايند.

محيط عمومي

محيط عمومي در برگيرنده سطحي از محيط بيروني يک سازمان ميباشد و عواملي که بر نحوه مديريت سازمان تاثير بلند مدت مي گذارد را شامل مي‌شود. برخي از اصلي ترين عوامل محيط عمومي عبارتند از:

• عوامل اقتصادي
• عوامل اجتماعي
• عوامل سياسي
• عوامل قانوني
• عوامل فناوري

عوامل اقتصادي

اين عامل بخشي از محيط عمومي است که چگونگي توزيع منابع در محيط و نحوه به کار گيري از آنها را نشان مي‌دهد و بر مبناي دانش اقتصاد بنا نهاده شده است . مسائلي که بايستي در تحليل اقتصادي يک محيط مد نظر قرار گيرند، شامل ميزان دستمزد پرداختي به کارگران، تورم، مالياتهاي پرداخت شده توسط کارکنان واحدهاي تجاري، هزينه مواد اوليه، قيمت نهايي و مواردي از اين دست هستند.

همچنين بخوانيد : برنامه ريزي استراتژيک چيست و چه تفاوتي با برنامه ريزي بلندمدت دارد؟

عوامل اجتماعي

عوامل اجتماعي بخشي از محيط عمومي است که به تشريح مشخصه هاي اجتماعي ميپردازد که سازمان يا پروژه در آن واقع شده اند. از مهم ترين خصوصيت‌هاي اجتماعي، جمعيت‌شناسي و ارزش‌هاي اجتماعي ميباشد. جمعيت‌شناسي عبارت است از مشخصه هاي آماري مانند افزايش يا کاهش تدريجي جمعيت يا مواردي مانند نرخ زاد و ولد و ازدواج وطلاق. چنين تغييراتي مي‌توانند بر روي تقاضاي کالاها و خدمات سازمان تأثير بگذارند و به همين دليل بايستي در استراتژي سازماني منعکس شوند.

از سوي ديگر ارزش‌هاي اجتماعي، ارزشهاي نسبي تعيين شده توسط جامعه مي باشند که جامعه بر محور آنها حيات داشته و فعاليت مي کند. شايان ذکر است که ارزش هاي اجتماعي به مرور زمان به صورت چشمگيري تغيير مي‌نمايد و در نحوه زندگي مردم تاثير قابل توجهي خواهند داشت.

عوامل سياسي

اين عوامل دربرگيرنده، بخشي از محيط عمومي ميباشد که شامل عناصر مربوط به امور دولتي مي باشد. نمونه هاي مرتبط با اين مقوله عبارتند از نوع حکومت حاکم، نگرش دولت به صنايع مختلف، تلاش هاي نفوذي گروه‌هاي فشار، بهبود مجراهاي قانوني و خط و مشي گروه سياسي.

عوامل قانوني

از سوي ديگر عوامل قانوني، بخشي از محيط عمومي محسوب مي شود که در برگيرنده قانون هاي تصويب شده‌اند. اين مولفه در عمل شامل قوانين و مقرراتي است که جامعه بايد از آن‌ها پيروي نمايد. به عنوان مثال در رابطه با عملکرد سازمان ها مي توان به قانون هواي پاک، قانون ايمني و بهداشت شغلي اشاره نمود.

عوامل فناوري

عوامل فناوري مربوط به روش ها و فنون توليد کالا و خدمات مي‌شوند. اين عوامل علاوه بر ابزارها و امکانات شامل رويکردهاي نو نيز مي گردند.

شايان ذکر است که امروزه فناوري اطلاعات مهم ترين عامل تکنولوژيک پيشروي سازمان هاست که فرصت ها و تهديدهاي بسياري پيش روي آن ها قرار داده است ، چرا‌که بر دوره عمر محصولات و افزايش سرعت توزيع، نوآوري در محصولات و خدمات، حذف محدوديت هاي جغرافيايي و افزايش انعطاف تاثير شاياني دارد.

محيط عملياتي

محيط عملياتي، سطحي از محيط است که مولفه هايي خاص و صريح براي مديريت سازمان را شامل مي‌شود. مولفه هاي اصلي اين سطح محيطي عبارتند از:

• مشتري
• عوامل رقابتي
• نيروي کار
• تامين کنندگان
• عوامل بين المللي

مشتري

اين مولفه بخشي از محيط عملياتي است که در برگيرنده عوامل مربوط به خريداران کالا و خدمات سازمان است . واحدهاي تجاري اغلب شرح مفصل و يا گزارشي از خريداران محصولات خويش تهيه و تنظيم مي نمايد.

عوامل رقابتي

اين مولفه مهم ترين بخش از محيط عملياتي است که کساني را که سازمان بايد با آنها بر سر تصاحب منابع مبارزه نمايد، در بردارد. عوامل مربوط عبارتند از سهم بازار، نوآوري، کسب فناوري جديد، رسوخ به بازار جديد، جلب رضايت مشتريان، تاکيد بر ارتقاء کيفيت و کاهش هزينه. استراتژي رقابتي يک سازمان، استراتژي است که سازمان رادر سطح بالاتر از رقبايش قرار مي دهد.

نيروي کار

اين مولفه بخشي از محيط عملياتي است که عوامل تاثيرگذار بر به کارگيري کارکنان آماده به کار براي انجام امور سازماني را شامل مي شود. موضوع هايي از قبيل سطوح مهارت، آموزش پذيري، نرخ حقوق مطلوب و ميانگين سني کارمندان بالقوه، در عملکرد سازمان بسيار اساسي هستند

تامين کنندگان

اين مولفه بخشي از محيط عملياتي محسوب مي گردد که دربرگيرنده همه متغيرهاي مرتبط با اشخاص يا موسساتي ميباشد که منابع لازم سازمان براي توليد کالاها و خدمات را تامين مي‌نمايند.

عوامل بين المللي

اين مولفه در برگيرنده تمامي فاکتورهاي مرتبط با فعاليت ها و عملکرد بين المللي سازمان است . هر روز بر تعداد سازمانهاي بين المللي، چند مليتي و جهاني افزوده مي‌شود و اهميت پرداختن به موضوعات بين المللي براي سازمان ها و محيط کسب و کار صد چندان مي‌گردد. البته سازمان هايي هم وجود دارند که نيازي به پرداختن به فاکتورهاي بين‌المللي ندارند.

محيط دروني

محيط دروني عبارت است از سطحي از محيط که در داخل سازمان وجود دارد و به طور معمول مفاهيم خاص و صريحي از مديريت سازمان ارائه مي دهد. اين مفاهيم مي‌توانند شامل منابع مالي، ساختار سازماني، قابليت هاي سازماني و سيستم ها باشند.

توليد يا خدمات

يک سازمان مي بايست بر پروسه ايجاد يا ارائه خدمات خود تمرکز کرده و سعي بر کاهش هزينه ها، روشهاي توليد جايگزين، ترکيب محصولات جايگزين و توسعه فناوري داشته باشد.

ساختار سازماني

تجهيزات و امکانات فيزيکي مهم هستند ولي تنها منابعي نيستند که يک سازمان بايد به کار گيرد. مهمتر از آن ها، انسان ها هستند. در اين راستا تحليل ساختار سازماني، ارتباط ساختاري، لايه هاي مديريتي و شرح وظايف کارکنان از اهميت ويژه‌اي برخوردارند. تنها پس از تحليل ساختار سازماني است که مي‌توان به مشکلات مديريتي، نقاط قوت و ضعف مديران و تيم کاري پي برد.

منابع مالي

در‌اين مرحله بايد منابع نقدينگي و موقعيت احتمالي گردش نقدينگي سازمان ارزيابي و تحليل شود. اگر شرکتي قرض دارد بايد استراتژي مالي خود را با هدف سودآوري اتخاذ نمايد و در صورتي‌که از نقدينگي بالايي برخوردار‌است به نحوي ديگر. در‌اين تجزيه و تحليل همچنين بايد پتانسيل مالي سازمان به وضوح شناسايي شود و کليه اطلاعات مالي به طور منظم جمع‌آوري شوند.

سيستم ها

در راستاي شناسايي نقاط قوت و ضعف عناصر سازماني، بايد علاوه بر موارد نام برده، به سيستم‌هاي موجود نيز توجه کرد. لازم به ياد‌آوري است که در تحليل سيستمهاي يک سازمان بايد هم بر کارايي و هم اثربخشي سيستم فعلي و هم بر کارآيي و اثربخشي آتي و بالقوه آن سيستم تمرکز کرد. به طور کلي بايد همواره به اين سوال جواب داد که آيا جايي براي بهبود سيستم وجود دارد يا نه؟

خلاصه و نتيجه گيري

در اين مقاله به تجزيه و تحليل محيط پروژه و سازمان پرداختيم اين موضوع به 3 دسته محيط عمومي، محيط عملياتي و محيط دروني تقسيم بندي مي شود که با توجه به درک و اشراف مدير نسبت به اين موارد مي توان استراتژي سازمان را به صورت واضح و قابل درک تعريف و تبيين کرد.