ثبت اسناد حسابداري

يکي از امکانات نرم افزار مديريت پروژه مپسان در زمينه حسابداري پروژه اين است که کاربر مي تواند علاوه بر اسناد اتوماتيک مثل اسناد دريافت پرداخت، هزينه و فاکتورهاي خريد و فروش، اسناد حسابداري را به صورت دستي و دلخواه هم در سيستم ثبت کند.

براي اين موضوع کاربر مي تواند از فرم هاي ليست سند حسابداري و ثبت سند حسابداري در اين سيستم استفاده کند.

در ادامه به امکاناتي که در اين زمينه براي کاربر فراهم شده مي پردازيم.

 درتصوير فرم جستجو و انتخاب سرفصل هاي حسابداري را مشاهده مي کنيد. با توجه به اينکه امکان تعريف سرفصل هاي حسابداري تا 7 سطح در سيستم فراهم شده، کاربر مي تواند با جستجو در بين اين سرفصل هاي حسابداري بر اساس کد و يا نام حساب، حساب مورد نظر را جهت ثبت عملکرد هاي حسابداري انتخاب کند.

استفاده از  پروژه و فازهاي پروژه جهت ثبت سند حسابداري

کاربر در فرم ثبت سند حسابداري مي تواند يکي از پروژه هاي تعريف شده در سيستم را به اين سند حسابداري مرتبط نمايد. اين امکان وجود دارد که به سادگي با جستجو بر اساس کد و يا نام پروژه يکي از پروژه ها را انتخاب و به سند مورد نظر مرتبط نمود. همچنين پس از انتخاب گزينه ذخيره در فرم، ليست فازهاي پروژه در فرم سند حسابداري قابل انتخاب خواهد بود. در نتيجه کاربر مي تواند يکي از فازهاي پروژه مورد نظر را به اين سند حسابدراي مرتبط نمايد. در نتيجه در مراحل بعدي مي توان به عنوان مثال از گردش مالي و يا درامدهاي کسب شده در هر يک از پروژه ها و يا هر يک از واحدهاي پروژه به صورت جداگانه گزارش گيري نمود. همچنين با استفاده از فازهاي پروژه در ثبت اسناد حسابدراي امکان مشاهده نمودارهاي پيشرفت و هزينه پروژه بر حسب فازهاي پروژه در قسمت داشبورد مديريت پروژه  فراهم خواهد گرديد.

استفاده از مراکز اجرا/مراکز هزينه در ثبت اسناد حسابداري

همان گونه که در قسمت تعاريف سلسله مراتب مراکز هزينه و مراکز اجرا توضيح داده شد، نرم افزار مديريت پروژه عمراني مپسان، امکان تعريف سلسله مراتب مراکز اجراي پروژه هاي موجود در سازمان را با توجه به ساختار فيزيکي و جغرافيايي پروژه ها فراهم مي آوريم. در نتيجه در هنگام ثبت هر سند حسابداري مي توان نقطه مود نظر را در اين سلسله مراتب n سطحي مراکز اجرا را به عنوان مرکز اجرا يا مرکز هزينه اين سند حسابداري تعيين نمود. در نتيجه با استفاده از مراکز اجرا در ثبت اسناد حسابدراي، امکان دريافت گزارش مالي بر اساس مرکز اجراي پروژه ها در گزارشات  تراز آزمايشي سرفصل هاي حسابداري و تراز آزمايشي مراکز اجراي پروژه ها فراهم خواهد گرديد.

امکان بارگذاري مدارک بر روي اسناد حسابداري

با توجه به امکان ثبت مدارک، مستندات و تصاوير در نسخه هاي وب و موبايل نرم افزار مپسان، کاربر ميتواند تصاوير اسناد هزينه، فاکتور ها و ساير موارد را به هر يک از اسناد حسابداري الصاق نمايد. همچنين در هنگام بارگذاري هر سند يا تصوير، کاربر مي تواند نوع مدرک مورد نظر را با توجه به ليست مدارکي که از قبل در سيستم تعريف کرده است، انتخاب نمايد.

تاييد و خروج از تاييد اسناد حسابداري

يکي از امکانات موجود در فرم هاي مختلف از جمله فرم سند حسابداري، امکان تاييد و خروج از تاييد اسناد حسابداري مي باشد. در نتيجه در صورتي که کاربر از دسترسي تاييد بر روي اسناد حسابداري برخوردار باشد، مي تواند سند حسابداري مورد نظر را تاييد نمايد. در نتيجه، پس از تاييد سند، امکان ويرايش يا انجام تغييرات بر روي سند حسابداري براي کاربران عادي، امکان پذير نخواهد بود و جهت انجام اصلاحات بر روي سند، لازم است تا کاربر داراي دسترسي عمل خروج از تاييد را بر روي سند حسابداري انجام دهد. 

گردش کار بر روي اسناد حسابداري

با توجه به امکان تعريف گردش کار بر روي فرم هاي مختلف در نرم افزار مپسان، مدير سيستم مي تواند گردش کاري مورد نظر بر روي اسناد حسابداري را در سيستم تعريف نمايد. در نتيجه با ايجاد يک سند حسابداري، اين سند به کارتابل اولين فرد تعريف شده در گردش کاري سند حسابداري، قرار خواهد گرفت. همچنين کاربر مي تواند متصديان مراحل مختلف گردش کار جهت گردش آن در کارتابل افراد را تعيين نمايد و افراد مورد نظر مي توانند با استفاده از دکمه هاي ارجاع و عودت وثبت نظرات خود فرم سند حسابداري مورد نظر را در ميان کارتابل خود به گردش درآورند.