با توجه به اينکه در بسياري از پروژه ها معمولاً قسمت عمده‌اي از اسناد هزينه به فاکتورهاي خريد پروژه مربوط مي گردد اين امکان در نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان در نظر گرفته شده تا کاربر بتواند نسبت به ثبت اطلاعات فاکتور هاي خريد و فروش پروژه اقدام نمايد در نتيجه با ثبت فاکتور خريد يا فروش اطلاعات مختلفي در سيستم حسابداري مانند جابجايي وجه ثبت هزينه در مبحث مربوطه ثبت بدهي يا طلب براي طرف حساب ها و… به صورت اتوماتيک توسط سيستم انجام مي گردد.
همچنين در طرف مقابل با ثبت اطلاعات فاکتور خريد يا فروش در سيستم توسط کاربر اطلاعات مربوط به رسيد يا حواله انبار براي کالاها و مصالح مندرج در فاکتور جهت ورود يا خروج به انبار مربوطه به صورت اتوماتيک توسط سيستم ثبت مي گردد و امکان بارگذاري و مديريت مستندات و تصاوير فاکتورهاي خريد و فروش از طريق نسخه وب يا موبايل در نرم افزار پيمانکاري آنلاين مپسان براي کاربر قابل استفاده مي باشد.
فهرست مطالب
تعيين سرفصل هاي حسابداري جهت ثبت فاکتور
با توجه به ثبت اتوماتيک سند حسابداري در هنگام ثبت فاکتورهاي خريد و فروش در نرم افزار پيمانکاري مپسان اين انعطاف پذيري را براي کاربر فراهم مي نمايد تا در هنگام ثبت فاکتور هاي خريد و فروش نسبت به انتخاب سرفصل حسابداري خريد فروش هزينه يا درآمد متناسب با اين فاکتور به صورت آزادانه اقدام نمايد همچنين جهت انتخاب حساب اشخاص سرفصل حسابداري مربوط به طرف حساب خريد يا فروش کاربر مي تواند از ميان سرفصل هاي حسابداري که در قسمت حسابداري پروژه نوع حساب اشخاص تعيين شده است سرفصل مورد نظر را انتخاب نمايد در صورت جابجايي وجه در ارتباط با فاکتور نيز لازم است که حساب بانک يا تنخواه مربوطه از ميان حساب هايي که با اين نوع در قسمت تعريف سرفصل هاي حسابداري مشخص شدن انتخاب شود.
با توجه به اينکه قسمت برنامه ريزي و کنترل پروژه از نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان امکان تعريف فاز بندي و ساختار شکست فعاليتهاي پروژه در نظر گرفته شده است که کاربر مي تواند هر يک از فاکتورهاي خريد يا فروش راکه بيانگر درآمدها و هزينه هاي پروژه هستند را به يک از سازهاي اصلي اجراي پروژه (فعاليت هاي سطح يک ساختار شکست کار) منتصب نمايد، در نتيجه در مراحل بعدي هم اين امکان فراهم مي گردد تا از هزينه ها و درآمدهاي پروژه بر اساس فازهاي اجرايي پروژه با توجه به برنامه زمانبندي تعريف شده گزارش گيري نمود.
تعيين مرکز اجرا يا مرکز هزينه
يکي از امکانات ارائه شده در نرم افزار پيمانکاري مپسان قابليت تعريف سلسله مراتب مراکز اجرا به صورت n سطحي مي باشد در نتيجه کاربر در موارد مختلف مانند رخداد هزينه يا درآمد خريد يا فروش کالا و استفاده از لوازم و مصالح مصرفي مي توان در اين سيستم مرکز اجرائيات مرکز هزينه مورد نظر را از ميان سلسله مراتب به مراکز اجرا انتخاب نماييد در نتيجه در مراحل بعدي اين امکان براي کاربر فراهم مي گردد تا از مواردي مانند مبالغ هزينه شده و يا کالا يا تجهيزات مصرفي با توجه به سلسله مراتب مراکز اجرا (مانند پروژه، بلوک، واحد و…) گزارش گيري نمايد
ثبت آرتيکل هاي هزينه يا درآمد به تفکيک اقلام فاکتور
با توجه به اينکه ممکن است يک فاکتور خريد حاوي اقلام متنوع در موضوعات کاري مختلف باشد اين امکان در حسابداري آنلاين پروژه مهسان در نظر گرفته شده تا ثبت اتوماتيک سند حسابداري با توجه به موضوعات اقلام و تفکيک سرفصل هاي حسابداري مرتبط با کالا ها و خدمات مندرج در فاکتور انجام گردد براي اين موضوع لازم است که در قسمت تعريف گروههاي کالا و خدمات سرفصل‌هاي حسابداري مرتبط با گروههاي اصلي کالاهاي موجود در فاکتور تعيين شده باشد.در نتيجه در هنگام ثبت اتوماتيک سند حسابداري در اين موارد لازم است که مبلغ نهايي فاکتور (پس از اعمال افزايش ها و تخفيفات فاکتور) بين اقلام مختلف کالا و عمليات مورد نظر در فاکتور سرشکن گردد طبيعتاً جهت سرشکن نمودن رقم نهايي بين اقلام فاکتور مبلغ نهايي هر قلم فاکتور پس از اعمال تخفيفات مربوط به آن قلم فاکتور در محاسبات مد نظر قرار خواهد گرفت.
صدور و تاييد سند حسابداري
همانگونه که در ابتدا نيز گفته شد با توجه به اينکه فاکتورهاي خريد و فروش از نوع اسناد مالي محسوب مي گردد در هنگام ايجاد يا به روز رساني فاکتور خريد يا فروش لازم است سند متناظر در نرم افزار حسابداري مديريت پروژه مپسان ايجاد گردد در نتيجه لازم خواهد بود تا در هنگام اعمال تغييرات مختلف در فاکتور مانند تغيير مقادير و مبالغ مهم و اصلاح افزايش ها و تخفيفات اعمال شده روي فاکتور سند حسابداري مربوط به صورت اتوماتيک به روز رساني شده و تغييرات مورد نظر در آن اعمال شود،همچنين تاييد و خروج از تاييد سند حسابداري نيز متناظر با تاييد و خروج از تاييد فاکتور مورد نظر به صورت اتوماتيک توسط سيستم انجام خواهد شد لازم به ذکر است که با توجه به سيستمي بودن سند حسابداري اعمال تغييرات دستي توسط کاربر بر روي آرتيکل هاي سند حسابداري مورد نظر با فاکتور ويا حذف تعدادي از آرتيکل ها يا کل سند امکان پذير نخواهد بود و تمامي اين موارد به صورت اتوماتيک و متناظر با انجام تغييرات مربوطه بر روي فاکتور صورت مي‌پذيرد.
ثبت ابعاد طول، عرض، ارتفاع و… بر روي کالاها و خدمات فاکتور
همانگونه که در قسمت مديريت کالا و عمليات تجهيزات و نيروي انساني در نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان توضيح داده شد با توجه به اينکه معمولاً کاربرد عمليات اجرايي و لوازم مصرفي در پروژه ها مستلزم در نظر گرفتن ابعاد اجرا اگر کار و اقلام مورد استفاده مي باشد اين قابليت در نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان در نظر گرفته شده تا کاربر بتواند در مورد هر يک از کالاها، عمليات، تجهيزات و نيروي انساني ابعاد استاندارد مورد استفاده از آن را تعيين کرده و در هنگام ثبت اطلاعات ورود و خروج به انبار و يا استفاده در پروژه ها با توجه به ابعاد استاندارد تعريف شده بر روي اين کالا مقادير اين ابعاد را در هر يک از موارد استفاده از اين کالا يا عمليات در پروژه يا گردش در انبار مشخص نمايد درنتيجه در هنگام ثبت اطلاعات فاکتور خريد و فروش نيز کاربر مي تواند با زدن دکمه ويرايش اطلاعات تکميلي بر روي کالا، عمليات، تجهيزات و نيروي انساني نسبت به ثبت اطلاعات تکميلي از جمله ابعاد استاندارد اين آيتم بر روي اين سطر ذکر شده در فاکتور اقدام نمايد.
صدور رسيد يا حواله انبار
در هنگام ثبت اطلاعات فاکتور خريد و فروش در صورتي که اقلام اين فاکتور شامل يکي يا بيشتر کالا باشد لازم است يکي از انبارهاي تعريف شده در سلسله مراتب انبارها براي ثبت ورود و خروج کالا در اين فاکتور در نظر گرفته شود بدين ترتيب در چنين مواقعي سيستم نرم افزار حسابداري پيمانکاري مپسان به صورت اتوماتيک يک سند رسيد يا حواله انبار متناظر با اين فاکتور ايجاد نموده و با اعمال هرگونه تغييرات در فاکتور فرم رسيد و حواله انبار متناظر با آن را به روزرساني مي نمايد توجه داشته باشيد که در صورت ثبت اطلاعات هر گونه ابعاد يا توضيحات بر روي اقلام مندرج در فاکتور اين اطلاعات به صورت همزمان بر روي اقلام متناظر با اين کالاها در فرم رسيد يا حواله انبار ثبت خواهد گرديد همچنين با توجه به سيستمي بودن فرم رسيد و حواله انبار متناسب با اين فاکتور، امکان حذف يا انجام تغييرات دستي برروي آن توسط کاربر امکان پذير نبوده و تاييد يا خروج از تاييد آن نيز به موازات انجام اين عمل بر روي فاکتور اعمال خواهد گرديد.
بارگذاري تصاوير و مستندات
کي از امکانات قابل استفاده براي کاربران نرم افزار مديريت پروژه مپسان قابليت دريافت و بارگذاري تصاوير و فايل هاي مختلف مدارک و مستندات و روي فرم هاي مختلف برنامه از طريق نسخه وب اندرويد يا ios مي باشد در مورد فاکتورهاي خريد و فروش نيز کاربر مي تواند از طريق نسخه وب يا گوشي تلفن همراه خود نسبت به ضميمه نمودن تصاوير و مستندات به فرم فاکتور خريد يا فروش اقدام نمايد لازم به ذکر است که با با توجه به اينکه هر فاکتور خريد يا فروش الزاماً داراي يک سند حسابداري مرتبط نيز مي باشد و امکان بارگذاري مستندات بر روي سند حسابداري مربوط به فاکتور نيز وجود دارد اين قابليت در سيستم ديده شده تا تصاوير و مستندات ارسال شده به فاکتور به صورت همزمان به سند حسابداري مربوطه نيز ضميمه شود و بالعکس در نتيجه با بارگذاري هر تصوير يا مدرک بر روي فاکتور يا سند حسابداري اين فايل بر روي سند حسابداري و فاکتور متناظر با آن نيز قابل مشاهده و دسترسي خواهد بود.
تعريف گردش کار
يکي از امکاناتي که در هنگامه استفاده از نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان در سازمان ها يا شرکت ها مي‌تواند مورد توجه قرار گيرد قابليت تعريف گردش کار بر روي فرم هاي مختلف برنامه توسط مدير سيستم مي باشد بدين ترتيب مدير سيستم مي تواند به ازاي فرم هاي مختلف برنامه مراحل گردش کاري را با با توجه به نياز سازمان تعريف نموده و متصديان مجاز هر يکي از مراحل گردش کار را تعيين نمايد بدين ترتيب با ايجاد فرم مورد نظر يک وظيفه در کارتابل گردش کار کاربر ايجاد کننده قرار گرفته و وي مي تواند اين فرم را جهت طي شدن فرايند بررسي و تاييد به مراحل بعدي گردش کار ارجاع دهد در رابطه با فاکتور هاي خريد و فروش بايد به اين نکته توجه داشت به اين علت که فاکتور ها همواره داراي سند حسابداري متناظر بوده و اين سند حسابداري نيز مي تواند از طريق گردش کار در کارتابل افراد گردش نمايد طي شدن مراحل تاييد فاکتور از طريق گردش کار تعريف شده بر روي سند حسابداري مرتبط بايد انجام گيرد .
تاييد و خروج از تاييد
به صورت کلي در مورد فرمهاي مختلف در نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان اين ويژگي ديده شده بعد از طي شدن مراحل بررسي و بازبيني فرم مورد نظر تاييد شده و دسترسي اعمال تغييرات بر روي براي کاربران عادي (که فاقد دسترسي خروج از تاييد هستند) سلب گردد اما در مورد فاکتور بايد توجه داشت که فاکتور خريد و فروش الزاماً متناظر با يک سند حسابداري بوده و احتمالاً در ارتباط با يک رسيد يا حواله انبار نيز مي باشد در نتيجه با انجام هر يک از عملکردهاي تاييد يا خروج از تاييد بر روي فاکتور اين عملکرد به صورت اتوماتيک بر روي سند حسابداري و نيز رسيد يا حواله انبار متناظر با اين فاکتور نيست انجام شده و فرم مورد نظر نيز به وضعيت در حال ويرايش و يا تاييد شده وارد خواهد شد لازم به ذکر است که تا زماني که فرم رسيد و حواله انبار مرتبط با فاکتور تاييد نشده باشد مقادير ذکر شده براي ورود يا خروج کالا در اين فرم رسيد و حواله انبار در محاسبه موجودي نهايي انبار مورد نظر تاثير گذار نخواهد بود.