مدیریت یکپارچگی پروژه(IPM)؛ همان طور که از نام آن پیداست، هماهنگی و یکپارچگی عناصر پروژه را مدنظر دارد؛ این عناصر پروژه عبارتند از: منابع مالی، منابع انسانی، ذینفعان پروژه و…
علاوه بر این مورد، مدیریت یکپارچگی پروژه (IPM) به شما این کمک را خواهد کرد، تا راحت تر بتوانید به مدیریت تعارض های موجود در یک پروژه بپردازید. شاید در ابتدا انجام این کار کمی مشکل و پیچیده به نظر برسد. اما با استفاده از این ابزار به راحتی خواهید توانست بخش های مختلف پروژه را به یکدیگر متصل کنید. و کنترل پروژه بهتری داشته باشید. با استفاده از ابزار مدیریت یکپارچگی پروژه می توانید، این اطمینان را حاصل کنید که روند اجرای پروژه شما دارد به خوبی پیش میرود. مدیران پروژه با استفاده از این ابزار به راحتی می توانند بین بخش های مختلف پروژه تعادل برقرار نمایند.
فهرست مطالب
مدیریت یکپارچگی پروژه بر عهده چه کسی است؟
انجام مدیریت یکپارچگی پروژه و حفظ پیوستگی پروژه بر عهده مدیر پروژه است. و اجرای موثر و صحیح این جزء از مدیریت پروژه می تواند نقش بسیار مهمی را در موفقیت پروژه و جلوگیری از شکست آن ایفا کند.
کاربرد مدیریت یکپارچگی چیست؟
مدیریت یکپارچگی پروژه به ویژه در مورد پروژه های بزرگ و پیچیده می تواند بسیار به کاربردی باشد. زیرا هرچه اندازه و میزان پیچیدگی یک پروژه بیشتر باشد. احتمال زیادی وجود دارد که تعارضات زیادی در حین مدیریت پروژه به وجود آید. و این میتواند مشکلات زیادی را در حین اجرای پروژه برای شما ایجاد کند. و هدف از مدیریت یکپارچگی پروژه نیز این است، که با یکپارچه کردن و اتصال اجزای مختلف پروژه به یکدیگر و ایجاد هماهنگی میان آن ها بتواند از بروز تعارضات احتمالی در حین اجرای پروژه جلوگیری کند.
مزایا مدیریت یکپارچگی
- کمک به مدیریت واحد و یکپارچه منابع انسانی و منابع غیر انسانی
- مدیریت هزینه های مرتبط با پروژه
- مدیریت ریسک پروژه
- مدیریت کیفیت پروژه
- تامین منافع ذینفعان و مشتریان پروژه
مراحل مدیریت یکپارچگی پروژه
مدیریت یکپارچگی پروژه مستلزم طی یکسری مراحل و فرآیند به شرح زیر است:
1- ایجاد منشور پروژه
از جمله گام های اولیه برای مدیریت یکپارچگی پروژه، ایجاد منشور پروژه است. منشور پروژه سندی است شامل اهداف پروژه ، محدوده پروژه، برنامه زمانبندی پروژه، اقلام قابل تحویل پروژه، اطلاعات مربوط به ذینفعان و اسپانسرهای پروژه و موارد دیگر است. منشور پروژه میتواند اعضای تیم پروژه را به طور کامل در جریان پروژه و اهداف اجرایی آن قرار دهد. و به شما به عنوان مدیر پروژه و در طول چرخه حیات پروژه کمک کند تا یکپارچگی و همانگی میان اجزای پروژه حفظ شود.
2- تدوین یک برنامه یکپارچه مناسب برای اجرای پروژه
دومین مرحله از فرآیند یکپارچه سازی عناصر پروژه، تدوین یک برنامه یکپارچه مناسب برای اجرای پروژه است. که می تواند مهم ترین مرحله در فرآیند مدیریت پروژه به حساب آید. تا زمانی که برای اجرای پروژه خود یک برنامه مناسب تدوین نکنید و برای آن برنامه ریزی انجام ندهید، به هیچ وجه نخواهید توانست پروزه شما را به فاز نهایی برساند.
میتواند یک برنامه زمانبندی دقیق را در اختیار ما قرار دهد تا با توجه به آن بهتر بتوانید زمانی را که در اختیار دارید، با نحوه انجام پروژه خود طوری یکپارچه سازی کنید که در هنگام انجام پروژه، دچار اتلاف وقت نشده و بتوانید پروژه را در سر موعد زمانی معین شده به کارفرما و نهایتا مشتری پروژه تحویل دهید.
3- هدایت پروژه
حالا پروژه آغاز شده و زمان هدایت پروژه فرارسیده است. هدایت پروژه به منظور دستیابی به اهداف پروژه است. در این مرحله، مدیر پروژه با کمک اعضای تیم پروژه کاری خود، پروژه را واحد فاز عملی و اجرایی میکند. داشتن یک برنامه یکپارچه مناسب به منظور اجرای پروژه در این مرحله می تواند بسیار کارساز باشد و میزان کارایی و بهره وری پروژه شما را تا میزان زیادی بالا ببرد.
4- نظارت و کنترل پروژه
یک پروژه علاوه بر هدایت و مدیریت، نیاز به کنترل و نظارت نیز دارد. این مرحله شامل کنترل تغییر، همراه با تکنیک ها و فرآیندهای مورد استفاده برای مدیریت و کنترل تغییر پروژه است. شما در این مرحله باید نظارت مستمری بر روی فرآیند تغییرات احتمالی در پروژه باشید، تا اطمینان حاصل کنید که کیفیت پروژه شما پایین نمی آید و یکپارچگی پروژه حفظ میشود.
5- فاز پایانی پروژه
اکنون به فاز پایانی پروژه رسیدید. در این مرحله از پروژه، مدیر پروژه باید تمام اطلاعات مرتبط با مراحل قبلی پروژه را بررسی کند تا از تکمیل تمام کارهای پروژه و رسیدن به اهداف مورد نظر پروژه اطمینان حاصل نماید. به این منظور، مدیر پروژه میتواند آرشیوی از اطلاعات مستند مرتبط با پروزه ایجاد کند. تا برای اجرای پروژه های بعدی و هر موقع که به آرشیو آن اطلاعات برای تصمیم گیری و حل مسئله نیاز داشت، به آن مراجعه کند. با طی تمامی مراحل ذکر شده از مرحله یک تا مرحله چهارم و با استفاده از ابزار مدیریت یکپارچگی پروژه به راحتی خواهید توانست پروژه خود را به فاز نهایی نزدیک و آن را با موفقیت تحویل کارفرما بدهید.
استفاده از فناوری برای مدیریت یکپارچگی پروژه
به این منظور و برای ایجاد یکپارچگی و هماهنگی بیشتر میان اجزای پروژه می توانید از فناوری های به روز مرتبط با مدیریت پروژه از جمله نرم افزار مدیریت پروژه و نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی بهره بگیرید تا بتوانید این کار را به نحو احسن انجام داده و پروژه خود را موفقیت به پایان برسانید.
سخن آخر…
در این مقاله با مدیریت یکپارچه یازی اطلاعات، مزایا، کاربردها و مراحل آن آشنا شدید. دریافتید که برای پیشبرد موفق یک پروژه، طی کردن تمامی مراحل ذکرشده در مقاله، کاملا لازم و ضروری است. زیرا عدم وجود یکپارچگی و هماهنگی میان اجزا و عناصر پروژه می تواند منجر به اتلاف زمان پروژه و در نهایت شکست پروژه منجر شود.
