همان طور که مي دانيد تعداد بسيار کمي از مديران در حوزه ساخت و ساز به نظم در پروژه اعتقاد دارند. در واقع اين دسته از مديران با عوامل اتلاف زمان آشنا بوده و به مديريت زمان اهميت زيادي مي دهند. با اين وجود نظم در محل کار يک سبک زندگي براي بسياري از ماست. مخصوصاً وقتي صحبت از زمانبندي پروژه هاي ساختماني به ميان مي آيد.
چگونه مي توانيد بهترين تکنيک زمانبندي را براي تيم و پروژه خود انتخاب کنيد؟
در پروژه هاي ساختماني، در کنار فوايد زمانبندي پروژه، بايد بگوييم اين کار هميشه يک چالش محسوب مي شود. براي ايجاد يک برنامه زمانبندي، در هر پروژه هزاران و يا شايد ميليون ها جزئيات اعم از مصالح مورد نياز، ساعات کاري، قراردادها و واگذاري مسئوليت ها وجود دارد. همواره بايد بدانيد روش ها و تکنيک هايي که براي تدوين برنامه زمانبندي پروژه انتخاب مي کنيد، تأثير بسيار بزرگي در برآورده کردن برنامه بودجه و زمانبندي پروژه دارد. در درجه اول، يک انتخاب نادرست مي تواند منجر به بروز اشتباهات، تکرار کارها، افزايش احتمال ريسک و … شود.
بنابراين سؤالي که پيش مي آيد اين است که از چه تکنيک ها و ابزارهايي براي زمانبندي پروژه بايد استفاده کنيد؟
متأسفانه پاسخ دقيقي براي اين سؤال وجود ندارد، در واقع بايد گفت تنها يک روش براي انجام اين کار وجود ندارد. هر روش و استراتژي مزايا و معايب خاص خود را دارد. اين مقاله مي تواند در خصوص اين مسأله شما را راهنمايي کند. هر پروژه ويژگي هاي منحصر به فرد خود را دارد و روش هاي زمانبندي مختلفي مي توان براي آن به کار برد. بنابراين، ممکن است تيم شما به استفاده از ترکيبي از چندين ابزار احتياج داشته باشد.
در ادامه به بررسي رايج ترين تکنيک ها و ابزارهاي زمانبندي مي پردازيم. شناخت اين روش ها مي تواند علاوه بر پيدا کردن بهترين استراتژي براي پروژه پيش روي شما، بهره وري شما را نيز در آن به ميزان بسيار زيادي افزايش دهد.
1- روش مسير بحراني (CPM)
روش مسير بحراني (CPM) چيست؟
اين روش يکي از پرکاربردترين روش هاي زمانبندي در پروژه هاي عمراني بزرگ مي باشد. اين روش بيان مي کند که توانايي شما براي به انجام رساندن هر يک از فعاليت ها به منابع يا محدوديت هاي ديگر بستگي زيادي دارد.
مي توان به عنوان نمونه آماده کردن يک ساندويچ را در نظر گرفت. ساندويچ شما ممکن است از موادي مانند کره، ژامبون يا پنير تشکيل شود. اما نان مي تواند يک از محدوديت هايي باشد که فرآيند ساندويچ سازي شما به آن بستگي دارد. زيرا اگر نان نداشته باشيد، نمي توانيد ساندويچ را درست کنيد.
به دليل اهميت حياتي اين محدوديت ها، روش CPM يکي از واحدهاي درسي است که مديران پروژه براي اخذ مدرک PMP بايد بگذرانند. هم چنين اين تکنيک استانداردي براي سنجش تأخيرات پروژه ارائه مي کند که در حل اختلافات پروژه کاربرد بسيار زيادي دارد.
در روش CPM يک نماي گرافيکي از پروژه خواهيد داشت که بيانگر مقدار زمان و منابع مورد نياز براي تکميل هر فعاليت مي باشد. علاوه بر اين فعاليت هاي بحراني که به واکنش نياز دارد را مشخص مي کند. اين تکنيک به اين ترتيب به اتمام پروژه در موعد مقرر کمک مي کند.
مزاياي اين روش
- يک روش استاندارد و پرکاربرد است.
- يک تکنيک ساده و مؤثر براي سازماندهي پروژه هاي بزرگ است.
- با بهينه سازي مسير بحراني، مدت زمان پروژه را کاهش مي دهد.
- با کمک به اعضاي تيم در کار اختصاص منابع، باعث افزايش کارايي آن ها مي شود.
- ديد بهتري از تأثير تغييرات در برنامه زمانبندي مي دهد.
معايب اين روش
- استفاده از اين روش در پروژه هاي بزرگ و سنگين به دليل وجود هزاران فعاليت با روابط پيچيده بين آن ها مي تواند کار دشواري باشد.
- کار تخصيص منابع را انجام نمي دهد. به همين دليل ممکن است لازم باشد روش هاي ديگري براي تکميل کار زمانبندي پروژه به کار بگيريد.
2- تکنيک ارزيابي و بازنگري برنامه (روش PERT)
تکنيک ارزيابي و بازنگري برنامه يا روش پرت چيست؟
اين تکينک يکي از در دسترس ترين ابزارهاي ساختاري برنامه ريزي مي باشد. روش PERT يک نمودار از فعاليت هاي اصلي پروژه و مراحلي که بايد به انجام برسند ارائه مي کند. براي هر کدام از اين مراحل چگونگي استفاده از زمان، منابع و يا هر دو را نشان داده مي شود. شما مي توانيد از اين نمودار به عنوان نقشه راه استفاده کنيد. پس از اين که تمام نقاط عطف را سپري کرديد، مي توان گفت به مراحل نهايي پروژه رسيده ايد.
به دليل اين که در بسياري از پروژه ها تاريخ تحويل پروژه ثابت و کاملاً معلوم است، نمودارهاي زمانبندي پروژه در اين روش غالباً از انتها به ابتدا ساخته مي شوند. شما مي توانيد براي تاريخ شروع پروژه انعطاف بيشتري داشته باشيد.
مزاياي اين روش
- يک تجزيه و تحليل جامع از رويدادها هم به طور مستقل و هم به صورت ترکيبي ارائه مي دهد.
- تحليل کاملي به صورت سعي و خطا ارائه مي دهد که به مديريت ريسک کمک مي کند.
- با ايجاد هماهنگي بيشتر، تصميم گيري را در سطح پروژه تسهيل مي کند.
- تاريخ تحويل پروژه را از همان ابتدا در برنامه ريزي ها در نظر مي گيرد.
معايب اين روش
- ماهيت پرکار و هزينه بري دارد.
- به دليل برنامه ريزي بر اساس پيش بيني ها، ريسک بالا و دقت پايين تري دارد. به طوري که ممکن است يک اطمينان پوشالي از اتمام پروژه به شما بدهد.
- در برابر هر تغييري در اولويت ها و توالي رويدادها آسيب پذير است.
3- تکنيک خط تعادل (LOB)
تکنيک خط تعادل (LOB) چيست؟
اين ابزار زمانبندي از طريق تکرارهاي زياد، بر برنامه ريزي مدبرانه پروژه تکيه دارد. روش خط تعادل يک تکنيک مديريتي کنترلي است. اين تکنيک براي پروژه هايي که شامل تعداد زيادي فعاليت کاري تکراري مي شود، مانند راهسازي، لوله گذاري، تونل سازي، ريل سازي و ساختمان هاي بلند مناسب است.
اين تکنيک اطلاعات مرتبط با زمان و هزينه را جمع آوري و برنامه ريزي کرده و آن را در يک برنامه مخصوص ارائه مي کند. هم چنين به شما کمک مي کند تشخيص دهيد کجاي پروژه از برنامه عقب مانده ايد. علاوه بر اين، نقطه اي که اين انحراف اتفاق افتاده است را نيز مشخص مي کند. هم چنين تأثيرات ثانويه اي که به وجود مي آورد را نيز شناسايي مي کند.
مزاياي اين روش
- اطلاعات واضح تري از مقدار کار انجام شده اي که در يک مکان يا زمان خاص انجام شده است به شما مي دهد.
- براي تعداد زيادي از فعاليت هاي کاري تکراري منابع را بهينه سازي مي کند.
- امکان تغيير دادن و به روزرساني نسبتاً آسان برنامه به منظور هماهنگ شدن با نيازهاي جديد وجود دارد.
- روش مناسب تري براي مديريت پيمانکاران جزء و منابع به شمار مي رود.
معايب اين روش
- ضعف قابل توجهي در ساختن يک مسير بحراني واضح از برنامه به عنوان يک واحد کلي دارد و بيشتر روي فعاليت هاي منفرد تمرکز مي کند.
- تأثير نقش کارگران را در نرخ بهره وري به حساب نمي آورد.
- تنها مي تواند پروژه ها را از لحاظ مکاني تقسيم بندي کند و آن ها را از نظر سيستمي بررسي نمي کند.
4- تکنيک زمانبندي کمّي يا تکنيک Q
تکنيک Q چيست؟
در اين روش برنامه ريزي ساختماني از يک جدول براي نمايش مقادير مصالحي که در مکان ها و يا زمان هاي مختلف در طول پروژه استفاده خواهد شد را نشان مي دهد.
وقتي از اين روش برنامه ريزي استفاده مي کنيد، مي توانيد به وضوح مقدار و نوع مصالحي که در زمان ها و مکان هاي مختلف احتياج خواهيد داشت را مشاهده کنيد. در اين صورت کارگران و مديران مي توانند مشاهده کنند به کدام مصالح در چه زماني نياز دارند. بنابراين مي توانند آن ها را مطابق برنامه سفارش دهند. هم چنين مي توانند کارها را به ترتيب دنبال کنند و از مداخله کردن در کار ديگران خودداري کنند و هزينه ها را در طول مسير رديابي کنند.
مزاياي اين روش
- تنها روشي است که ارتباط بين توالي کارها و هزينه هاي قابل پرداخت را نشان مي دهد.
- براي هر حجمي از فعاليت هاي تکراري در بخش ها يا مکان هاي مختلف مناسب است.
- نرخ بازگشت سرمايه در اين روش براي پروژه هايي که شامل تکرارهاي زياد نمي شوند به ميزان قابل توجهي بالاست.
معايب اين روش
- يک روش جديد است که بسياري از تيم ها با آن آشنا نيستند.
- براي اجراي اين روش منابع و تلاش زيادي بايد صرف شود.
5- روش زمانبندي بر اساس منابع
روش برنامه ريزي بر اساس منابع چيست؟
به بيان ساده، مي توان گفت اين روش بر منابع پروژه تمرکز دارد و استفاده از منابع را با بيشترين کارايي در اولويت قرار مي دهد. به عقيده کساني که اين روش را ترجيح مي دهند، محدوديت منابع بيش از هر چيز ديگري احتمال تأخيرات را افزايش مي دهد. زيرا کار تيم هاي مختلف به وجود اين منابع بستگي دارد.
اين روش تمام کساني که به اين منابع نياز دارند را شناسايي مي کند. سپس طرز استفاده از آن ها را براي تمام طول پروژه به صورت منظم تعيين مي کند. اين منابع شامل فضا، زمان، نيروي کار و يا هر چيز ديگري که عرضه محدودي دارد اما براي اهداف تيم ها ضروري هستند مي شود.
مزاياي اين روش
- براي پروژه هايي که منابع کم ياب يا ناياب دارند روش بسيار مؤثري است.
- در زمان هاي انتظار براي استفاده از منابع، فشار کاري را کاهش مي دهد.
- بهره وري را افزايش مي دهد.
- تأخيرات را کاهش مي دهد.
معايب اين روش
- براي پروژه هايي که مشکل کمبود منابع ندارند بسيار مناسب است.
- اگر تعدادي از فعاليت ها به منابع مشترکي احتياج داشته باشند، محاسبات در برنامه زمانبندي به کار بسيار پيچيده اي تبديل مي شود.
6- فرآيند برنامه ريزي نهايي
اين روش بيش از آن که يک ابزار زمانبندي پروژه محسوب شود، يک فرآيند برنامه ريزي کوتاه مدت و مبتني بر همکاري است. هرچند در واقع مي توان گفت يک تکنيک (مانند تکنيک CPM ) براي زمانبندي پروژه به حساب مي آيد.
به طور خلاصه مي توان گفت LPS افرادي را که مي خواهند کارها را اجرا کنند گرد هم مي آورد. پس از آن اين افراد بايد در مورد اين که چه زماني و چگونه کارها را بايد انجام دهند برنامه ريزي مي کنند. با اين کار تيم ها مي توانند نقشه راه احتمالي را از قبل تهيه کنند. بنابراين افراد براي تکميل به موقع کارها تشويق مي شوند.
مزاياي اين روش
- اين روش مخصوصاً در ترکيب با روش هاي ضعيف تر زمانبندي مناسب است.
- به علت ماهيت مبتني بر همکاري اين روش براي برنامه ريزي و زمانبندي، کار گروهي و مسئوليت پذيري در گروه افزايش مي يابد.
- يک بستر استوار براي تکميل پروژه مي سازد.
معايب اين روش
- اگر اعضاي گروه کاملاً با يکديگر همکاري نکنند، اين روش با شکست مواجه مي شود.
- به علت اين که يک روش قراردادي است، مي تواند طرفين را دلسرد کند.
7- نمودار گانت
نمودار گانت چيست؟
اين نمودار يکي ديگر از ابزارهاي زمانبندي پروژه هاي عمراني است و کم تر به تکنيک شباهت دارد. گانت چارت يک نمودار ميله اي است. شما بايد جزئيات را در چند مرحله در اين نمودار ثبت کنيد. توجه داشته باشيد که در اين مرحله بايد وابستگي ها را در نظر بگيريد. اين ابزار به شما کمک مي کند مدت زمان انجام پروژه را تخمين بزنيد و مسير بحراني پروژه را شناسايي کنيد.
اين نمودار ميله اي داراي تعدادي نقاط عطف مي باشد و مانند تکنيک CPM شامل جزئيات زيادي نمي شود. هم چنين اين نمودار معمولاً نقاط شروع و پايان فعاليت ها، به علاوه خلاصه اي از فعاليت ها را نمايش مي دهد. هرچند مانند روش هاي جامع ديگر پيچيدگي بيشتري ندارد و شامل منابع يا مصالح مورد نياز براي انجام پروژه نمي شود.
اين نمودار براي ساختن سلسله مراتب پروژه يک ابزار عالي است. اين نمودار مي تواند به شما نشان دهد کدام فعاليت به عکس العمل فوري احتياج دارد و بايد پيش از دنبال کردن فعاليت هاي وابسته به آن تکميل شود.
مزاياي اين روش
- يک تصوير دقيق از يک پروژه پيچيده ارائه مي کند.
- به سازماندهي کردن افکار کمک مي کند.
- در بازه هاي زماني واقع بينانه به روشني نشان مي دهد چه کاري بايد انجام شود.
- هم توسط نرم افزار و هم به صورت دستي به آساني مي توانيد آن را بسازيد.
معايب اين روش
- به خصوص براي پروژه هاي با بيش از 30 فعاليت پتانسيل پيچيده شدن را دارد.
- دائماً بايد به روزرساني شود که کاري زمانبر است.
- ممکن است در نمايش اطلاعات و هم چنين در انعکاس منابع واقعي مورد نياز دقيق نباشد.
چگونه مي توانيد يک برنامه زمانبندي حرفه اي بسازيد؟
همان طور که تاکنون مشاهده کرديد، ساخت برنامه زمانبندي يک کار پيچيده است. اما به اين معني نيست که نمي توانيد آن را انجام دهيد. امروزه پلت فرم ها و نرم افزارهاي مديريت پروژه زيادي وجود دارند که براي ساده سازي زمانبندي پروژه هاي عمراني وجود دارند. در اين صورت ديگر به چکنويس براي ساختن جريان کاري خود نياز نخواهيد داشت. مي توان از سيستم مديريت پروژه مپسان به عنوان يکي از ابزارهاي قدرتمند زمانبندي و مديريت پروژه هاي عمراني نام برد.
بعضي از فوايد استفاده از نرم افزارها عبارتند از:
- احتمال ريسک و اشتباه کم تر
- امکان رديابي معيارهاي اصلي و نقاط عطف پروژه
- افزايش کارايي
- ساده سازي جريان کاري و فرآيندها
- سازگاري بيشتر با تغييرات
- افزايش شفافيت و مسئوليت پذيري
البته تمام نرم افزارهاي مديريت پروژه شبيه يکديگر نيستند و کارايي مشابهي ندارند. اما به طور کلي بعضي از ويژگي هاي يک نرم افزار مديريت پروژه ساختماني عبارتند از:
- امنيت بالا
- قابليت دسترسي از طريق تلفن همراه
- کاربرد آسان
البته بهتر است براي تهيه يک برنامه زمانبندي به فاکتورهايي که در ايجاد آن مؤثر هستند حتماً توجه داشته باشيد.
