بر اساس آخرين آماري که مجله سازمان مديريت پروژه آمريکا انجام داده است، يک مدير پروژه به طور ميانگين و به صورت هم زمان 8 پروژه مختلف را مديريت مي کند. اين تعداد پروژه حجم زيادي از کار را به صورت هم زمان براي مدير پروژه به وجود مي آورد که با استفاده از نرم افزار هاي مديريت پروژه بررسي اين پروژه ها براي مدير پروژه ساده تر مي شود. پروژه هاي مختلف ماهيت هاي مختلفي دارند و اولويت هايشان بر اساس اندازه، پيچيدگي و نوع آن متفاوت مي باشد. بنابراين، شما هرگز نمي توانيد معادله اي تشکيل دهيد که پاسخ آن تعداد پروژه هايي باشد که يک مدير پروژه مي تواند به صورت هم زمان مديريت کند.
عواقب انباشتگي کارهاي پروژه چيست؟
در دنياي رقابتي امروزه که سازمان ها براي درآمد بيشتر تلاش مي کنند بديهي است که مديران پروژه با حجم زيادي از کارهاي گوناگون محاصره شده باشند. هرچه تعداد پروژه هايي که يک مدير پروژه با آن ها سروکار دارد بيشتر مي شود، کارايي وي کاهش مي يابد. زيرا بايد تمرکز خود را براي کارهاي بيشتري تقسيم کند. نتايج زير را مي توان در نتيجه انباشتگي کارهاي يک مدير پروژه دانست:
- عدم تطابق با برنامه زمانبندي
- استفاده نيمه تمام از مهارت هاي مدير پروژه
- استرس زياد کاري
هيچ مدير پروژه اي نمي تواند نتايج بالا را انکار کند. بنابراين تنها انتخاب شما پيدا کردن راهي براي افزايش کارايي خود در مديريت کردن پروژه هاست. به شما پيشنهاد مي کنيم راهکارهاي زير را امتحان کنيد:
1- «نه» گفتن را بياموزيد.
گاهي بيان کردن يک «نه» به سادگي مي تواند حجم زيادي از استرس روز شما را کم تر کند. بعضي از افراد اين تفکر را به صورت ذاتي دارند که گفتن کلمه «نه» به معناي ناتواني آن هاست. اما گفتن «نه» به معناي آگاه بودن شما از مسئوليت هايتان است. شما مي دانيد که وظايف تعريف شده اي داريد و اگر مسئوليت هاي بيشتري را بر عهده بگيريد، نخواهيد توانست تلاشتان را براي انجام وظايفتان به نحو احسن به کار بگيريد. ممکن است شما براي تحت تأثير قرار دادن مافوقتان مسئوليتي را بر عهده بگيريد و يک کار سطح پايين به او تحويل دهيد. به جاي اين کار مي توانيد جزئيات حجم زياد کار خود را براي مديرتان دقيقاً بگوييد و توضيح دهيد چرا نمي توانيد مسئوليت هاي بيشتري بر عهده بگيريد.
2- بعضي پروژه ها را به دستيار خود محول کنيد.
شما بايد با کمک هريک از اعضاي تيم خود براي برآورد جدول زماني، تحويل ها و انتظارات کارفرما صحبت کنيد. اين کار به شما کمک مي کند تشخيص دهيد کدام کار شما به توجه فوري نياز دارد. شما مي توانيد شخصاً به پروژه مهم تر رسيدگي کنيد و ساير پروژه هايي که نياز کم تري به نظارت شما دارند را به صورت موقتي به دستياران کاردان و مورد اعتماد خود بسپاريد و با استفاده از سيستم نرم افزاري پيمانکاري بر روي اين پروژه ها نظارت داشته باشيد.
3- يک ليست از کارهايتان تهيه کنيد و آن ها را اولويت بندي کنيد.
شما حتماً تابحال اهميت تهيه ليست کاري را شنيده ايد. چرا که اين ليست بر خلاف ظاهر ساده اش مي تواند يک مدير پروژه را در شرايط بحراني نجات دهد. بنابراين بهتر است هرچه زودتر اين ليست را بر اساس اولويت هاي خودتان تهيه کنيد. عوامل زير را مي توانيد در اولويت بندي ليست خود در نظر بگيريد.
- کار مورد نظر چقدر به سازمانتان ارزش مي دهد.
- فوايد اين کار براي سازمان در بلندمدت چيست.
- عواقب به اتمام نرساندن به موقع اين کار براي شما و گروه چيست.
وقتي ليست شما بر حسب اهميت چيده مي شود، شما مي دانيد چه کاري را و در چه زماني بايد انجام دهيد. علاوه بر اين زماني که شما کارهايتان را يکي يکي انجام مي دهيد، احساس خوبي در مورد به انجام رساندن کارهايتان به شما مي دهد. همين طور احساس خواهيد کرد مي توانيد به راحتي بقيه کارها را نيز در موعد مقرر انجام دهيد. مي توانيد از گزارش هايي که در چرخه پروژه تهيه مي کنيد در اين مرحله کمک بگيريد.
4- از قانون 80:20 استفاده کنيد.
اين قانون بيان مي کند که 80 درصد راندمان از انجام 20 درصد از کارها حاصل مي شود. بنابراين، اين وظيفه شماست که اين 20 درصد کار حياتي را تشخيص دهيد و تمام توجه و انرژي خود را صرف آن کنيد. مطمئن شويد که مهم ترين مسئوليت هاي شما در مديريت پروژه بيشتر از 80 درصد زمانتان را نمي گيرد. از 20 درصد زمان باقيمانده مي توانيد براي کارهاي با اهميت کم تر استفاده کنيد. جدا از مديريت کردن پروژه هايتان، شما ممکن است کارهاي مهم و مسئوليت هاي ديگري نيز بر عهده داشته باشيد که از اين قانون بتوانيد در انجام آن ها استفاده کنيد.
همان طور که گفتيم هيچ مدير پروژه اي نمي تواند حقيقت انباشتگي کارها را ناديده بگيرد. بنابراين بهترين کار اين است که ياد بگيريد چگونه با اين چالش ها مقابله کنيد. براي رسيدن به نتايج مطلوب خود، بايد توانايي مديريت چندين پروژه در زمان واحد را تمرين کنيد.
نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان يکي از ابزارهايي است که مي تواند شما را در مديريت تيم خود ياري کند. شما با استفاده از اين نرم افزار مي توانيد وظايف مربوط به پروژه هاي خود را تعريف کنيد تا هر کاربر وضعيت پيشرفت وظايف خود را ثبت کرده و از طريق کارتابل براي شما ارسال کند.
