تعريف سلسله مراتب مراکز اجراي پروژه ها در نرم افزار مديريت پروژه مپسان

همان طور که مي دانيد شرکت هاي پروژه محور مخصوصاً شرکت هاي عمراني، ممکن است پروژه هايي در حوزه هاي مختلف انجام بدهند. هر کدام از اين پروژه ها بر اساس گستردگي پروژه ممکن است از يک ساختار فيزيکي يا جغرافيايي تبعيت کنند. مراکز اجرا در نرم افزار مديريت پروژه مپسان اين امکان را براي سازمان فراهم مي کنند که سلسله مراتب جغرافيايي و فيزيکي را داخل نرم افزار تعريف کند. در ادامه به امکاناتي که مراکز اجرا براي سازمان مي توانند فراهم کنند مي پردازيم.

تفکيک حوزه هاي کاري سازمان

شما مي توانيد در اين نرم افزار حوزه هاي کاري مختلفي که سازمان با آن ها درگير است را تعريف کنيد. به عنوان مثال شرکتي که هم زمان با پروژه هاي عمراني، پروژه هاي نيروگاهي و هم چنين پروژه هاي نفت و گاز درگير است مي تواند به صورت ساختارهاي جداگانه آن ها را در قسمت مراکز اجرا تعريف کند.

تعريف سلسله مراتبي n سطحي ساختار فيزيکي هر پروژه

طبيعتاً هر پروژه اجرايي و عمراني از يک ساختار جغرافيايي يا فيزيکي تبعيت مي کند. به عنوان مثال يک پروژه ساختماني از تعدادي بلوک و هر بلوک از تعدادي طبقه و هر طبقه از تعدادي واحد و هر واحد از تعدادي اتاق تشکيل مي شود. با استفاده از سيستم مديريت پروژه عمراني مپسان کاربر به سادگي مي تواند ساختار سلسله مراتب فيزيکي بلوک، طبقه و اتاق و امثال آن را در سيستم تعريف نمايد.

تعريف انواع مراکز اجرا

انواع مراکز اجرا نيز به نوبه خود به صورت سلسله مراتبي قابل تعريف هستند. در مثال قبلي مراکز اجرا مي توانند شامل بلوک، طبقه،‌ واحد و اتاق باشند. همين طور وقتي يک مرکز اجرا از نوع طبقه داريم،‌ مراکز اجراي زير مجموعه اي که براي آن تعريف مي شوند، مي توانند از نوع واحد و اتاق باشند. اما توجه داشته باشيد که شما نمي توانيد مراکز اجرايي از نوع بلوک را زير مجموعه يک مرکز اجرا از نوع طبقه تعريف کنيد. مزيّتي که نوع مرکز اجرا براي ما ايجاد مي کند،‌ اين است که در ثبت فرم هاي نظارت بر اجرا مي توانيد نوع مرکز اجرايي که کار بر روي آن انجام مي شود را مشخص کنيد. به عنوان مثال فعاليت نصب يک آسانسور را در نظر بگيريد که مي خواهيد بر نصب آن نظارت انجام شود. در صورتي که در يک فرم نظارت بر نصب آسانسور نوع مرکز اجرا «آسانسور» تعيين شده باشد،‌ ديگر هيچ چيز به جز آسانسور را نمي توانيد به عنوان مرکز اجرايي که کار بر روي آن انجام شده انتخاب کنيد.

تعريف ساختار فيزيکي پروژه ها در يک حوزه کاري به صورت جداگانه

مراکز اجرا امکان تفکيک حوزه هاي کاري مختلفي که يک سازمان در آن فعاليت مي کند را فراهم مي کند. علاوه بر اين، نرم افزار مديريت پروژه مپسان اين قابليت را براي سازمان شما فراهم مي کند که در يک حوزه کاري مثل ساختمان سازي پروژه هاي مختلف را به صورت جداگانه تعريف کنيد. سپس ساختار فيزيکي هر پروژه را جدا از ساير پروژه ها در سيستم ايجاد کنيد. در نتيجه مي توانيد هزينه هايي را که در يک حوزه کاري انجام مي شود يا مصالحي که در يک حوزه کاري مصرف مي شوند را به تفکيک پروژه هاي موجود در آن حوزه کاري، از سيستم دريافت کنيد. شما مي توانيد هزينه هايي که در حوزه هاي کاري مختلف صرف مي کنيد را به تفکيک از سيستم گزارش گيري کنيد. با اين کار مي توانيد بفهميد براي هر حوزه کاري سازمان شما چقدر دارد هزينه مي کند و چقدر درآمد زايي کرده است.

استفاده از مراکز اجرا در ثبت اسناد حسابداري

پس از تعريف سلسله مراتب مراکز اجراي مورد استفاده پروژه ها در سيستم، در هنگام ثبت انواع اسناد حسابداري از جمله اسناد هزينه،‌ درآمد،‌ خريد، فروش، دريافت و پرداخت مي توانيد مرکز اجراي مربوط به هر سند حسابداري را تعيين کنيد. در نتيجه در هنگام دريافت تراز آزمايشي از سيستم مي توانيد مرکز اجراي مورد نظر را انتخاب کنيد تا گردش مالي مربوط به اين مرکز اجرا را مشاهده نماييد. هم چنين مي توانيد تراز آزمايشي گردش و مانده حساب ها را بر اساس سلسله مراتب مراکز اجرا از سيستم دريافت نماييد.

ثبت کالاها و عمليات اجرا شده بر اساس مراکز اجرا

پس از تعريف سلسله مراتب مراکز در سيستم، اين امکان براي شما فراهم مي شود تا در هنگام تعريف الگوهاي گزارش نظارتي، نوع مراکز اجراي مرتبط با هر الگوي گزارش نظارتي را انتخاب نماييد. در مثال گزارش نصب آسانسور،‌ مي توان در فرم الگوي گزارش نظارتي يک فيلد براي تعيين حروف و يک فيلد براي تعيين شماره آسانسور در سيستم تعريف کنيد. شما مي توانيد در فرم گزارشنظارتي مربوطه بلوک مورد نظر را با عنوان مرکز اجراي اين گزارش نظارتي تعيين کنيد. در مرحله بعدي يکي از آسانسورهاي موجود در اين بلوک را به عنوان محل اجراي بعدي اين گزارش نظارتي تعيين نماييد. در نتيجه تمام مصالح مصرفي و عمليات اجرا شده به آسانسور مورد نظر مرتبط خواهد شد. به اين ترتيب در آينده امکان گزارش گيري از تمام مصالح و عمليات اجرا شده در مورد اين مرکز اجرا (در اين مثال آسانسور مورد نظر) در سيستم فراهم خواهد گرديد.

مديريت مستندات بر اساس مراکز اجرا

در فرم هاي نظارت بر اجرا از يک سو لازم است که مراکز اجراي مورد نظر را انتخاب نماييد و از سوي ديگر مي توانيد مستندات و تصاويري را به اين فرم گزارش نظارتي منتسب کنيد. بنابراين در آينده مي توانيد اين قابليت را در سيستم ايجاد کنيد که يک کاربر بتواند تمام مدارک و مستندات و تصاوير ثبت شده در سيستم که مربوط به يک مرکز اجرا و يا زير مجموعه هاي آن هستند را در سيستم مشاهده نمايد. مثلاً مي توانيد اين گزارش را در سيستم ايجاد نماييد که کاربر شما بتواند تمام اسناد از نوع «سند طراحي» را در مرکز اجراي مورد نظر (مثلاً آسانسور مورد نظر) از سيستم دريافت کند.

قابليت انتقال مراکز اجرا

در صورتي که در هنگام تعريف مراکز اجرا در سيستم اشتباهي رخ داده باشد مي توانيد مراکز اجرا را انتقال دهيد و يا در سلسله مراتب ساختار فيزيکي مراکز اجرا تغيير ايجاد نماييد. اين تغيير با استفاده از قابليت انتقال مراکز اجرا از يک محل به محل ديگر در سيستم قابل اعمال مي باشد.