اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک می تواند بسته به عوامل و فاکتورهایی داشته باشد که در طول اجرای این پروژه ها اتفاق می افتد و معمولا در مدیران پروژه این جمله بسیار رایج است که می گویند تدوین استراتژی و نقشه راه برای پروژه های کوچک اگر از پروژه های بزرگتر دشوار تر و سخت تر نباشد، ساده تر نیز نیست.
در این مقاله به بررسی عوامل و فاکتورهایی خواهیم پرداخت منجر به وقوع اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک می شوند و شکست در پروژه را رقم می زنند.
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک
در این بخش از مقاله به چند عامل مهم که در بروز اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک دخیل هستند را برایتان می آوریم. این عوامل مهم و رایج عبارتند از :
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک؛ استفاده از نرم افزارهای مخصوص پروژه های بزرگ
کسانی که بر روی پروژه های بزرگ و یا متوسط کار می کنند، معمولا از نرم افزارهای خاصی مثل Microsoft Project و یا Primavera استفاده می کنند. اما سوال این است که آیا برای مدیریت پروژه های کوچک نیز لازم است از این نرم افزارها استفاده کرد؟
در میان برخی شرکت ها که پروژه های کوچک بر عهده دارند رایج است که اگر از نرم افزار پروژه های بزرگتر استفاده کنند می توانند به یک پروژه موفق رقم بزنند و به اهداف پروژه برسند؛ در حالی که این تصور اشتباه است و این طرز فکر که چون این نرم افزارها برای پروژه های بزرگ و پیچیده کارا و مفید بوده اند برای مدیریت پروژه های کوچک هم مورد استفاده هستند، کاملا اشتباه و غلط است و حتی می تواند منجر به شکست در پروژه گردد.
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک؛ عدم استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه
برخلاف طرز تفکر اشتباه در مورد قبل که مدیران اجرایی پروژه های کوچک این طور فکر می کنند که برای موفقیت و به سرانجام رسیدن در مدیریت پروژه های کوچک باید از نرم افزارهای مخصوص مدیریت پروژه های بزرگ استفاده کرد، یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک این است که برای برنامه ریزی و اجرای یک پروژه کوچک دیگر نیازی به استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه نیست. در حالی که چنین طرز تفکری نیز می تواند بسیار اشتباه باشد و پروژه شما را به مرز شکست نزدیک تر کند.
استفاده از نرم افزار حتی در مورد پروژه های کوچک نیز می تواند به مدیریت زمان، مدیریت هزینه، مدیریت تدارکات و منابع مورد نیاز در پروژه، کنترل پروژه، مدیریت ریسک و… کمک کند.
برای موفقیت در پروژه های کوچک خود می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه و یا نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی ( برای پروژه های عمرانی) استفاده نمایید.
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک؛ دفتر مرکزی برای پروژه های کوچک
همه پروژه های بزرگ برای پیشرفت کار خود نیاز به دفتر مرکزی دارند و می توان گفت برای پروژه های بزرگ، نبودن چنین چیزی تقریبا نشدنی و غیر ممکن است. اما این سوال پیش می آید که آیا برای پروژه های کوچک نیز چنین رویه ای صدق می کند؟
پاسخ این سوال را می توان از زبان جو پالیتزی، مدیر بزرگترین شرکت فعال در حوزه استراتژی محتوا در جهان ( CMI ) شنید که می گوید مهم ترین راز موفقیت او این بوده که تا زمانی که پروژه اش به سطح متوسط نیز رسیده است، فکر این که هزینه ای را برای استقرار دفتر مرکزی و محلی برای استقرار فیزیکی برای شرکت خود اختصاص دهد اصلا به فکر خود راه نداده است؛ زیرا انجام چنین هزینه ای را غیر ضروری می دانست.
بنابراین تا زمانی که پروژه شما به سطح بزرگ و پیچیده ای نرسیده، فکر استقرار چیزی به نام دفتر مرکزی را برای شرکت خودتان اصلا نداشته باشید و با مدیریت هزینه خود سعی داشته باشید که در درجه اول پروزه خود را پیشرفت دهید و سپس به فکر راه اندازی دفتر مرکزی برای خود باشید.
اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک؛ انجام دادن همه کارها توسط مدیر پروژه
از جمله اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک می توان به این مورد اشاره کرد که مدیران این نوع پروژه ها چون این تصور را دارند که پروژه کوچک است، نیازی هم به همکاری اعضای تیم برای پیشبرد پروژه ندارند و خودشان به تنهایی می توانند از پس همه کارها بر آیند!
اما این تصور اشتباه است؛ زیرا حتی برای موفقیت در کوچکترین پروژه ها نیز همکاری اعضای تیم پروژه بسیار واجب و لازم است و در صورتی که به این مهم توجه نشود، ممکن است برنامه ریزی هایی که برای انجام پروژه انجام داده اید عقب بیفتد و مدیریت زمان برای اتمام پروژه در سر موعد مقرر دچار مشکل شوید.
مدیر پروژه حتی در مورد پروژه های کوچک نیز باید به نظرات اعضای تیم خود توجه داشته باشد، حتی از آن ها یاد بگیرد و از خلاقیت اعضای تیم خود برای موفقیت پروژه استفاده کند و به هیچ وجه به قول معروف کسرشان خود نداند که از همفکری اعضای تیم خود برای مدیریت پروژه های کوچک استفاده کند.
عدم ارزیابی نهایی پروژه و تحلیل ریسک
یک اشتباه بسیار رایج در مدیریت پروژه های کوچک این است که این پروژه ها نیازی به ارزیابی پروژه و تحلیل ریسک ندارد. اما این تصور نیز کاملا اشتباه بوده و می تواند عدم موفقیت در پروژه را برای شما به عنوان مدیر پروژه رقم بزند.
درست است که پروژه کوچک است و می توانند در موعد زمانی کوتاه تری نسبت به پروژه های بزرگ انجام شوند؛ اما عدم ارزیابی نهایی پروژه و عدم تحلیل ریسک اصلا ایده جالبی نیست؛ زیرا این احتمال وجود دارد که باز هم پروژه ای مشابه پروژه ای که در حال حاظر دست دارید را بر عهده بگیرید و با عدم ثبت اطلاعات مرتبط با ارزیابی نهایی پروژه و تحلیل ریسک در طول پروژه، اطلاعات مهم مرتبط به پروژه را به فراموشی بسپارید و در پروژه های مشابه آتی دچار شکست شوید.
حتی اگر به پروژه مشابه نیز در آینده بر نخورید، عدم ارزیابی نهایی پروژه می تواند شما از این موضوع که در قسمت هایی از پروژه اشتباهاتی رخ داده است غافل کند و در نهایت کارفرمای پروژه و یا مشتریان پروژه از نتیجه پروژه راضی نباشند.
استفاده از مدیر پروژه بی تجربه و یا کم تجربه
استفاده از مدیر پروژه بی تجربه و یا کم تجربه در مورد اجرای پروژه های کوچک نیز می تواند مزیت بر علت بوده و پروژه را به مرز شکست و نابودی نزدیک کند. این طرز تفکر رایج نیز بسیار اشتباه است که از مدیران کم تجربه و یا بی تجربه می توان برای مدیریت پروژه های کوچک استفاده کرد؛ به خصوص اگر مدیر پروژه ای که برای مدیریت پروژه های خود به کار می گیرید، آموزش های عملی و یا تحصیلات لازم برای مدیریت پروژه هر چند کوچک را نداشته باشد.
مسائل کوچک در پروژه های کوچک تبدیل به مشکلات بزرگ می شوند؛ اگر…
عدم توجه به مسائل کوچکی که در حین مدیریت پروژه های کوچک ممکن است پیش بیاید هم می تواند تبدیل به مشکلات بزرگ و فاجعه آمیز شوند؛ یکی دیگر از اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک در میان مدیران پروژه ها آن است که مسائل جزئی در پروژه های کوچک را به دلیل کوچک بودن پروژه جدی نمی گیرند که این کار اشتباه در برخی موارد می تواند منجر به فاجعه ای بزرگ و غیرقابل جبران شود.
کار کردن همزمان بر روی چندین پروژه کوچک به صورت همزمان
بسیار رایج بوده و هست که مدیران پروژه به این تصور که مدیریت همزمان چندین پروژه کوچک نمی تواند چندان کار سخت و مشکلی باشد. اما این طرز تفکر کاملا غلط است؛ بعد پروژه هر چند کوچک هم باشد، بر عهده گرفتن همزمان چندین پروژه کوچک کار اشتباهی است؛ زیرا تمرکز بر روی پروژه را از بین می برد و عدم برنامه ریزی صحیح برای پروژه ها در نهایت منجر به شکست در پروژه خواهد شد.
نتیجه گیری
آیا شما هم جزو آن دسته از مدیرانی بوده اید که این اشتباهات رایج در مدیریت پروژه های کوچک را مرتکب شده اید؟ مشکلی نیست! مهم از این به بعد است که با پی بردن به اشتباهات خود و با کارگیری نکات گفته شده در این مقاله دیگر هرگز چنین اشتباهاتی را انجام ندهید؛ زیرا منجر به هدر رفت هزینه، از کنترل خارج شدن پروژه و در نهایت شکست پروژه منجر خواهد شد.
