ابزارها و تکنيک هاي سودمند براي توسعه برنامه پروژه شامل هر روش شناسي موجود براي برنامه ريزي پروژه، مهارت‌ها و دانش ذينفعان و هر سيستم اطلاعات مديريت پروژه(PMIS) موجود در سازمان است. راه هاي متعددي براي سازماندهي و ارائه برنامه‌هاي پروژه وجود دارند که به طور مثال نرم افزار مديريت پروژه آنلاين اين امکان را به شما مي دهد که برنامه ريزي پروژه و اطلاعات پروژه به صورت مشترک در دسترس عوامل سازمان و ذينفان باشد. گستره دانش مديريت پروژه به يک روش مشخص براي توسعه، سازماندهي و يا ارائه برنامه پروژه احتياج ندارد بلکه مواردي که در برنامه پروژه گنجانده مي‌شوند بايد براي پروژه حائز اهميت و با ارزش باشند. برخي از اين موارد در ويرايش نهايي برنامه پروژه به شرح زير مي باشند :
- منشور پروژه
- تشريح رويکرد يا استراتژي براي مديريت پروژه
- بيانيه محدوده با اقلام قابل تحويل و اهداف پروژه
- ساختار تفکيک کار(WBS)
- برآوردهاي هزينه، تاريخ هاي شروع برنامه ريزي شده و مسئوليتهاي تخصيص داده شده که با ساختار تفکيک کار(WBS) يکپارچه شده باشند
- خطوط مبناي اندازه گيري عملکرد، به ويژه براي زمان و هزينه
- مايلستون هاي عمده و هدف هاي زماني
- پرسنل کليدي و مورد نياز
- ريسک هاي کليدي شامل محدوديت ها، فرضيات و برنامه پاسخگويي براي هر يک
- برنامه هاي فرعي مديريتي نظير محدوده زمان، هزينه و غيره
- موضوعات باز و تصميمات معوقه
حتما بخوانيد : براي تهيه يک برنامه زمان بندي بايد به چه فاکتورهايي توجه کنيد؟
همچنين برنامه پروژه مي‌تواند شامل جزئيات پشتيباني کننده زير باشد :
- اطلاعات اضافي که در زمان برنامه ريزي به دست آمده است ولي بر محدوده برنامه‌ريزي شده پروژه تاثير ندارد
- مستندات فني نظير الزامات، مشخصات و طراحي‌هاي فني
- مستندات مربوط به استانداردها و قوانين مرتبط
سنگيني اجراي برنامه پروژه بر عهده اعضاي تيم پروژه است و افراد کليدي بايد از محصول و خدماتي که بر پروژه اثر مي‌گذارند پشتيباني کنند. نظير، مهارت و دانش مرتبط با محصول و خدماتي که معمولاً از الزامات خيلي مهم براي موفقيت پروژه محسوب مي شوند.
به منظور اجراي صحيح برنامه هاي پروژه به مهارت هاي مديريت عمومي نظير رهبري، اطلاعات و مذاکره نياز است. اين مهارت ها به طور قطع براي مدير پروژه نياز مي باشند ولي ممکن است براي اعضاي تيم پروژه نيز ضروري باشند. همچنين جلسات بازنگري وضعيت، فرصتي مناسب براي اعضاي تيم پروژه اند تا اطلاعات مربوط به پيشرفت فعاليت هاي تخصيص داده شده به آنها، ريسک ها و موضوعاتي که ممکن است شناسايي شده باشند و يا اعلام هر وابستگي که بايد بين فعاليت ها رايج شود را با يکديگر تبادل نمايند.
ممکن است اعضاي تيم مديريت پروژه خواسته شود که سيستم هاي اطلاعات مديريت پروژه موجود را به روز نمايند. بسته به سيستم و حجم کار آن، وظيفه بروز رساني سيستم برعهده مدير پروژه يا مسئول کنترل پروژه و يا ديگران قرار مي گيرد.اجراي برنامه پروژه منجر به نتايج و يا درخواست تغييرات مي شود. هرچند فعاليت‌هاي تعريف شده به وسيله برنامه پروژه نتايج خواسته يا نتايج ناخواسته را ايجاد مي کنند. در برخي موارد، نتايج مورد انتظار از کار به علت تغيير در فرضيات و محدوديت ها و يا اطلاعات اشتباه محقق نمي‌شوند.
منبع
راهنماي پياده سازي سريع گستره دانش مديريت پروژه ترجمه دکتر سيامک حاجي يخچالي
