مديريت پروژه عبارت است از مهارت برنامه ريزي، سازماندهي، انگيزه دادن و کنترل منابع که تا حدود زيادي شبيه به مديريت داخلي خانه با در نظر گرفتن مجموعه اي از پروتکل هاست. با اين تفاوت که در مديريت پروژه اهداف علمي نيز بايد در نظر گرفته شوند. ايجاد ساختار شکست کار يک عمليات کامل و مخصوص براي مديريت کردن يک پروژه است. اهميت برنامه ريزي در اين کار بسيار زياد مي باشد.
ايجاد ساختار شکست کار به شما کمک مي کند مديريتي خاص و ويژه بر پروژه خود داشته باشيد. وقتي شما در حال برنامه ريزي اين ساختار هستيد همواره بايد به تمام جنبه هاي پروژه توجه کنيد. اما همچنان بايد تصوير کلي را در نظر داشته باشيد. چرا که اگر در تشخيص بخش هاي عمده پروژه با شکست رو به رو شويد، امکان شناسايي جزئيات آن را نخواهيد داشت.
ساختار شکست کار چيست؟
معمولاً ساختار شکست کار يک چارچوب شامل داده ها، محصولات، سرويس ها و يا ترکيبي از تمام آن هاست. ايجاد اين ساختار مي تواند راه را براي تنظيم جداولي براي کارهايي که قبل از شروع پروژه بايد انجام شوند هموار کند. اين ساختار نقشه راهي براي براي تخمين دقيق هزينه ها، منابع و تنظيم برنامه زمانبندي، با توجه به زمان تحويلات ارائه مي دهد. اين ساختارها چندين نوع مختلف دارند. به عنوان مثال مي توان براي پروژه هاي سنتي عناصر زير را تعريف کرد:
- محدوده
- برنامه زمانبندي
- تحويلات
- هزينه
هدف از ايجاد اين ساختار، سازماندهي بخش هاي مختلف پروژه به بخش هاي قابل مديريت کردن است. اين ساختار يک برنامه بسيار دقيق است که براي هرکدام از روش هاي مديريت پروژه مي تواند استفاده شود. ايجاد اين ساختار مي تواند براي شما يک کار خسته کننده باشد. اما در نتيجه مي تواند موفقيت پروژه شما را تضمين کند.
راهنماي PMBOK® ساختار WBS را اين گونه معرفي مي کند: «تجزيه کار به سلسله مراتب جهت دار قابل تحويل توسط تيم پروژه»
بسياري از مديران پروژه براي نشان دادن زنجيره افکار خود و برنامه زمانبندي پروژه نمودارهايي تهيه مي کنند. به عنوان مثال، WBS محدوده پروژه را به قسمت هاي گوناگون تقسيم مي کند. اين بخش ها مي توانند توسط افراد مختلف در سطوح مختلف مديريت شوند.
مزاياي ايجاد WBS
1- وضوح
اصل اساسي در ايجاد ساختار شکست کار در يک پروژه اين است که هر يک از افراد تيم پروژه تصوير کاملاً واضحي از اين که پروژه چگونه بايد اجرا شود داشته باشد. WBS شامل تعداد زيادي نمودار شامل ليست نام ها، مراحل، وظايف و تلاش هاي لازم است.
2- سازماندهي
مي توان گفت سازماندهي يک پروژه کاري عظيم و دشوار است. WBS محدوده پروژه را به نقش ها و افراد با توجه به فاز پروژه تقسيم بندي و واگذار مي کند.
3- ساده سازي
با توجه به اين که شما در WBS، مراحل پروژه را يادداشت کرده ايد، مي توانيد تمام چرخه پروژه را بر اساس فازهاي فعلي و فازهاي بعدي آن پيگيري کنيد.
4- تقسيم کار
WBS تمامي فازهاي پروژه را با توجه به اندازه (تعداد افراد مورد نياز)، زمان (مدت فعاليت)، و نقش ها (مسئوليت هاي هريک از افراد پروژه) به قسمت هاي برابر تقسيم مي کند.
5- نمودارها
نمودارهايي که در ساختارشکست کار وجود دارند مي توانند در تشريح سلسله مراتب و مسئوليت ها به شما کمک کنند.
گام هاي ايجاد ساختارشکست کاردر مديريت پروژه
1- تعيين محدوده ها
يکي از دلايل اصلي ايجاد ساختار شکست کار، تمرکز کردن سازمان بر محدوده خاصي از پروژه است. اين ساختار هر يک از کارها را به بخش هاي مخصوص مي شکند. اين بخش ها در هر زماني قابل اندازه گيري هستند. هم چنين کمک مي کند که تشخيص دهيد هر يک از کارها تقريباً چه مقدار زمان مي برد. در نتيجه شما مي توانيد تخميني از تاريخ تحويل پروژه به دست آوريد.
2- واگذاري مسئوليت ها
اين ساختار به شما کمک مي کند تمام وظايف را به صورت ليست شده در دست داشته باشيد. بنابراين به راحتي مي توانيد کار اختصاص وظايف را انجام دهيد. در نتيجه کنترل و نظارت بر پروژه در کنار اختصاص منابع شفاف خواهد بود و تحويل دقيق تري خواهيد داشت.
3- کنترل
ساختار شکست کار در نهايت به شما کمک مي کند بر تمام تحويلات پروژه و واگذاري مسئوليت ها نظارت داشته باشيد و براي هر کار زمان مناسب را اختصاص دهيد.
اين ساختار به ايجاد کارايي و دقت پروژه شهرت دارد. در يک پروژه معمولاً نتايج کلي و قابل تحويل پروژه روشن است. اما اجراي اين امر مشخص نيست. اين ساختار به شما کمک مي کند اهداف روشني از مرحله تعريف پروژه تا پايان آن داشته باشيد. وقتي شما هريک از مسئوليت ها را در اين ساختار درج کرده ايد و منابع مخصوص آن را اختصاص داده ايد، اطمينان داريد که آن کار در زمان مورد انتظار به پايان خواهد رسيد. اين ساختار تمرکز زيادي بر عاري از خطا بودن پروژه دارد. اين ساختار به اعضاي پروژه اعتماد به نفس زيادي خواهد داد. هم چنين هريک از آن ها احساس مسئوليت نسبت به وظيفه محول شده به آن ها خواهد داشت. با اين ساختار از موفقيت پروژه خود قبل از موعد اطمينان حاصل کنيد.
