درباره تهيه بيانيه محدوده پروژه

اقلام قابل تحويل کليدي برنامه ريزي محدوده پروژه شامل بيانيه مکتوب محدوده و يک مستند که پايه تصميمات آتي پروژه با معيارهاي ارزيابي براي تعيين اين نکته که آيا پروژه و فازهاي آن با موفقيت به اتمام رسيده اند، است. براي اکثر پروژه‌ها، اجزاي بيانيه محدوده قبلاً وجود داشته و فقط کافي است که مکتوب و مستند گردند. براي تسهيل اين فرايند استفاده از نرم افزار مديريت پروژه کمک زيادي به شما مي کند. ورودي هاي به برنامه ريزي محدوده، شرح محصول و خدمت پروژه، منشور پروژه، محدوديت ها و فرضيات مي باشند.

 ابزارها و تکنيک هاي متعددي براي ايجاد بيانيه محدوده به کار گرفته مي‌شوند. اولين آنها، تحليل محصول است که اجازه مي دهد درک عميق تري نسبت به محصول و يا خدمت پروژه فراهم آيد. اين ابزارها مي‌توانند شامل تحليل مهندسي سيستم ها تا تحليل ارزش (مهندسي ارزش) و غيره باشند. نکته مهم آن است که محصول و خدمت پروژه به صورت کارآمدي شناخته شود تا بتوان محدوده مورد نياز براي تحويل آن را تعيين نمود.

انجام تحليل سود و زيان، مبلغ سرمايه گذاري و نرخ بازگشت سرمايه را براي گزينه‌هاي مختلفي از پروژه‌ها به همراه مطلوبيت نسبي آنها تعيين مي نمايد. اين گزينه ها در خلال يک سري رويکردهاي عمومي مديريت نظير طوفان فکري و هم انديشي غيرمستقيم ايجاد مي شوند.

 در بيانيه محدوده بايد به صورت مستقيم و يا ضمني به کليه مستنداتي که در آنها توجيه انجام پروژه، شرح محصول پروژه، ليستي از اقلام قابل تحويل مورد انتظار از پروژه و اهداف پروژه آمده است، ارجاع داده شده باشد. لازم است در بيانيه محدوده جزئيات پشتيباني کننده مربوط به محدوده و مراحل توسعه آن و همچنين يک برنامه براي مديريت محدوده در طول پروژه قابل دسترس باشد.

تعريف حدود مرزها

در زمان تدوين بيانيه محدوده، يک ليست از اقلام قابل تحويل پروژه ايجاد مي‌شود.برخي پروژه ها داراي اقلام قابل تحويل کلان و يا بيش از تعداد معمول دارند، بود در چنين شرايطي اقلام قابل تحويل پروژه به اجزاي کوچکتر و قابل مديريت تفکيک مي شوند. هدف از اين تفکيک، بهبود دقت برآوردهاي زمان، هزينه و منابع و تعريف يک خط مبناي بهتر براي سنجش عملکرد و همچنين تسهيل و شفاف‌سازي تخصيص مسئوليت‌ها است. ضرورت تعريف محدوده پروژه به اجزاي کوچکتر براي موفقيت پروژه حياتي مي باشد.

 به منظور تسهيل تعريف محدوده، مطمئن باشيد که بيانيه محدوده فرضيات و محدوديت هايي که قبلاً براي اين پروژه به دست آمده‌اند و هر اطلاعاتي که ممکن است در محدوده پروژه تاثير بگذارند، در دسترس باشند.

در اين مرحله ممکن است مديريت پروژه به دنبال استفاده از الگوهاي ساختار تفکيک کار(WBS) و يا ساختارهاي تفکيک کار(WBS) از پروژه‌هاي قبلي باشد. اگرچه هر پروژه منحصر به فرد است ولي ساختارهاي تفکيک کار براي اقلام قابل تحويلي که تا حدودي مشابه آن در پروژه‌هاي قبلي وجود دارد، مجدداً استفاده مي‌شوند، با اين وجود، يک الگو نبايد به عنوان يک راه ميانبر براي توسعه محدوده و برنامه پروژه باشد، بلکه الگوها بايد به عنوان راهنمايي براي اطمينان از اينکه کليه گام هاي مورد نياز براي يک نوع خاص از پروژه انجام گرفته است استفاده شوند.

حتما بخوانيد : آشنايي با فرايند هاي اجراي پروژه در Pmbok

کار اصلي تعريف محدوده، تفکيک اقلام قابل تحويل پروژه به اجزاي قابل مديريت مي باشد. اين عمل را تجزيه مي نامند. اولين گام، شناسايي عناصر اصلي پروژه که معمولاً اقلام قابل تحويل پروژه مي‌باشند، است. اين عناصر ممکن است به گونه اي تفکيک گردند که نشان دهنده فازهاي مختلف پروژه باشند. اگر در اين مرحله، برآورد مناسبي براي زمان و هزينه اقلام قابل تحويل وجود داشته باشد بايد اين برآوردها مستند شوند. گام بعد، شناسايي عناصر اقلام قابل تحويل است. اين عناصر بايد در قالب نتايج محسوس و قابل ارزيابي تشريح شوند تا بتوانند به نحو مناسبي سنجش عملکرد پروژه را تسهيل نمايند. در صورت امکان براي هر عنصر، زمان و هزينه را برآورد نماييد.

بعد از ايجاد اقلام قابل تحويل و عناصر آنها، لازم است که صحت تجزيه مورد تاييد قرار بگيرد. سوالات زير در گام مربوط به صحه گذاري پرسيده مي شود :

آيا پايين ترين سطح عناصر هم ضروري و هم مناسب براي اتمام تجزيه هستند ؟

 آيا تعريف هر عنصر شفاف و کامل مي باشد ؟

 آيا مي توان هر عنصر را به نحو مناسبي زمان‌بندي نمود، بودجه بندي کرد و يا منابع به آن تخصيص داد ؟

 در پايان تجزيه، يک ساختار تفکيک کار (WBS)وجود خواهد داشت. ساختار تفکيک کار به عنوان يک گروه بندي بر مبناي اقلام قابل تحويل از عناصر پروژه است که جزئيات محدوده پروژه را تعريف مي کند. فعاليت هايي که به ساختار تفکيک کار تعلق ندارند خارج از محدوده پروژه خواهند بود.

به هر قلم در ساختار تفکيک کار معمولاً يک شناسه منحصر به فرد تخصيص داده مي‌شود که به عنوان کد شناخته مي شود. گروهي از اقلام در پايين‌ترين سطح ساختار تفکيک کار يک بسته کاري ناميده مي شود. هدف از شناسه و بسته هاي کاري تامين يک روش ثابت براي شناسايي اقلام در ارتباطات آينده است. علاوه بر کد (شناسه) هر عنصر کار بايد داراي يک شرح به پيوست باشد. اين شرح ها، در واژه نامه ساختار تفکيک کار جمع مي گردند. ساختار تفکيک کار يک خروجي پروژه براي ارزيابي محدوده است.

منبع

راهنماي پياده سازي سريع گستره دانش مديريت پروژه ترجمه دکتر سيامک حاجي يخچالي

پیام بگذارید