پارکينسون يک مورخ انگليسي بود که در نشريه ي اکونوميست در سال ???? مقاله اي به صورت طنز نوشت، که در مورد روند رو به رشد غير قابل کنترل شرکت ها و سازمان‌ها به دليل ماهيت خدمتگزار آنها، بحث کرد: که هر بخش براي ديگري کار ايجاد مي کند. از اين گذشته، مدير هم بايد زيردستان خود را چند برابر کند.
او مقاله خود را بدين صورت تکميل کرد: “کار با صرف زمان موجود براي تکميل آن گسترش مي يابد.” يا اين که کار آن‌قدر طول مي‌کشد تا کل زمان موجود براي انجام آن صرف شود.
و بعداً ايده خود را به نام قانون پارکينسون تعميم داد.
قانون پارکينسون مي‌گويد: «هر کار به‌اندازه‌ي زماني که به آن تخصيص داده شده است طول مي‌کشد». حتي اگر اسم اين قانون هم به گوش‌تان نخورده باشد، قطعا و حتما در عمل گرفتار آن شده‌ايد.
وقتي که براي انجام کاري زمان زيادي در اختيار داريد ميل به عقب انداختن کارها وجود دارد. طبق قانون پارکينسون کارها مدام به بعد موکول مي‌شوند تا بالاخره اضطرار باعث انجام آنها شود.
کاربردهاي قانون پارکينسون
قانون پارکينسون فقط مربوط به بروکراسي‌ها نيست. اين قانون در مورد همه چيز صدق مي‌کند ، اگرچه در مديريت زمان بيشتر مشهود است.
- انجام کار در آخرين لحظه شما را پرکارتر مي‌کند. شما در آن ساعت پرکارتر از آنچه که معمولاً انجام مي‌دهيد هستيد.
- هر چقدر هم فضا براي شما وجود داشته باشد ، وسايل شما راهي براي اشغال آن پيدا مي‌کنند – شما به طور ناخودآگاه وسايل بيشتري را براي به دست آوردن آن فضاي بي‌استفاده به کار مي‌بريد.
- تمام غذاهاي موجود در بشقاب را تمام مي‌کنيد. مقدار غذا به نوعي تقريباً همان احساس سيري را به شما مي‌دهد.
- گرفتن وام هاي بزرگ، شما را از تصميم گيري بهينه منصرف مي‌کند.
- نمود بارز قانون پارکينسون در زندگي ما، موکول کردن انجام تکاليف به روزهاي پايانيِ مهلت تحويل کار است.
راه‌هايي براي شکست دادن قانون پارکينسون
1- وظايف را به کارهاي کوچک تر تقسيم کنيد
زماني که کارهاي بزرگ با مهلت هاي زماني زياد براي خود در نظر مي گيريد شکست قانون پارکينسون بسيار سخت تر خواهد شد. در اين مواقع حتي شروع کارها نيز غيرممکن به نظر مي رسد.
بهترين ايده اين است که وظايف بزرگ را به تعدادي کارهاي کوچکتر تقسيم کرده و براي هر يک مهلت زماني متوسط در نظر بگيريد.
بازه‌هاي زماني تعيين‌شده براي به پايان رساندن هر بخش از کار نوعي حالت اضطرار را به شما تلقين مي‌کنند تا در حين مديريت فعاليت‌هاي مختلف تمرکز و انگيزه‌‌‌تان براي انجام کارها کم نشود و براي به پايان رساندن آنها قدرت و تمرکز لازم را به‌دست بياوريد و بتوانيد پيشرفت کنيد.
2- شناخت معناي ( پايان )
معمولا تشخيص دقيق لحظه اتمام کار سخت است مخصوصا براي افراد کمال گرا، زيرا اين افراد هميشه مي خواهند در پايان کار چيز بيشتري اضافه کرده يا تغيير کوچکي براي بهتر شدن کار انجام دهند و همين مسئله باعث مي شود اين افراد بيشتر از سايرين قرباني قانون پارکينسون باشند. نکته‌ي مهم اين است که به‌جاي تمرکز بر کميت کار انجام‌شده مثلا تعداد ساعات يا صفحاتي که مطالعه کرده‌ايد به کيفيت بالاتر بينديشيد؛ وقتي در مورد کيفيت به نتيجه‌ي مطلوب رسيديد يعني در خط پايان قرار گرفته‌ايد.
3- مرزها را مشخص کنيد
زماني که سعي مي کنيد چندين کار را همزمان پيش برده و به اتمام برسانيد، قانون پارکينسون بيش از هر زمان ديگري به شما فشار خواهد آورد. در اين حالت بسيار سردرگم مي شويد و معمولا کارها را نيمه تمام گذاشته يا با حواس پرتي و عدم تمرکز و کيفيت کافي به پايان مي رسانيد.
براي اينکه از قانون پارکينسون در امان باشيد و کارها را زودتر تمام کنيد، سعي کنيد تا جايي که مي‌شود در هر زمان مشخص تنها به يک کار بپردازيد و از حواس‌پرتي‌هاي مختلف به دور باشيد. به اين منظور بايد براي هر کار مرز مشخصي تعيين کنيد. محدوده‌هاي زماني مشخص باعث افزايش بهره‌وري و اثربخشي شما مي‌شود.
4- تغيير دادن خود
اگر همواره براي کارهاي خود مهلت زماني تعيين کنيد مغز نيز به دنبال راه هايي براي انجام کار در زمان محدود خواهد بود. هنگام تعيين مهلت زماني هرگز وقت اضافه براي خود در نظر نگيريد و سعي کنيد به صورت ضرب العجل کار کنيد زيرا تعيين وقت اضافه باعث هدر رفتن زمان شما خواهد شد. اين مورد مخصوصا در کسب و کار بسيار اهميت دارد. برنامه‌ي زمان‌بندي شما براي انجام هر فعاليتي بايد واقع‌بينانه و انجام‌شدني باشد. سعي کنيد زمان لازم را به‌درستي برآورد کنيد و به آن پايبند باشيد.
بايد از پناهگاه امن‌تان خارج شويد و خود و ديگران را به انجام کارهاي متفاوت تشويق کنيد. يادتان باشد خروج از کنج آسايش براي همه کمي دشوار است پس آن را به‌عنوان چالش در نظر بگيريد، نه تهديدي آزاردهنده. اين چالش را با در نظر گرفتن پاداش و جايزه براي خود و ديگران جذاب کنيد. از تعيين تنبيه و مجازات پرهيز کنيد تا انگيزه بيشتري داشته باشيد.
5- براي خود انگيزه ايجاد کنيد
يکي از دلايلي که قانون پارکينسون تاثير زيادي در کسب و کار دارد اين است که افراد به ندرت انگيزه کافي براي اتمام کار در زمان واقعي دارند زيرا در بسياري پروژه هاي کاري وقتي کاري سريع تر از مهلت زماني به اتمام مي رسد کارفرما کار بيشتري براي فرد در نظر گرفته يا مهلت زماني کارهاي بعدي را کاهش خواهد داد.
حتي مديران کسب و کارها نيز ترجيح مي دهند کار فعلي را بيشتر طول بدهند تا اينکه کار جديد به آن ها واگذار شود.
براي انجام کارها امتياز و پاداش در نظر بگيريد. مثلا به خود بگوييد اگر اين کار را در زمان موردنظر تمام کنم و به نتيجه برسانم، مي‌توانم کمي استراحت کنم، به هواخوري بروم يا در اينترنت چرخي بزنم و خستگي درکنم.
يادتان باشد اين پاداش و جايزه را تنها در صورتي براي خود در نظر بگيريد که به نتيجه‌ي مطلوب و موردنظرتان برسيد و صرفا گذراندن زمان و نرسيدن به نتيجه مشمول جايزه نخواهد بود.
6- کار بعدي را مشخص کنيد
اغلب اوقات به دليل اين که نمي دانيد بعد از کار فعلي چه کاري قرار است انجام دهيد، براي آن کار بيش از حد مورد نياز زمان صرف خواهيد کرد. بنابراين لازم است هميشه براي امور خود برنامه ريزي داشته و مشخص کنيد بعد از هر وظيفه چه کاري بايد انجام شود.
در انجام آن ها بيش از حد فکر نکنيد، از غريزه خود کمک گرفته و بعد از اتمام هر کار سريعا به کار بعدي برويد.
7- استفاده از قانون پارکينسون با تغيير بازي
اگر از سازو کار قانون پار کينسون به‌خوبي آگاه باشيد به‌سادگي مي‌توانيد در مقابل آن بايستيد و حتي از کارکرد آن به نفع خود بهره ببريد. بعضي کارها همت و برنامه‌ريزي فوق‌العاده‌اي مي‌خواهد و ترس از آنها باعث بروز قانون پارکينسون مي‌شود. به طور کلي براي موفقيت در کسب و کار لازم است شما يا کارکنان شرکت با قانون پارکينسون آشنا شده تا بهترين راندمان کاري را بدون از دست دادن زمان و انگيزه کاري داشته باشيد.
