همان طور که مي دانيد اولين قدم براي يک مديريت هزينه قوي، داشتن تصور روشن در مورد هزينه‌هاي احتمالي پروژه است. اگر شما هزينه هايتان را بر اساس برآوردهاي غير واقعي پايه گذاري کنيد، پيگيري و کنترل هزينه ها بيهوده است. تخمين پروژه چندين متغير را در بر مي گيرد. بعضي از اين متغيرها عبارتند از:
- روشي که براي تخمين استفاده مي کنيد.
- مرحله اي که شما در آن فرايند تخمين را انجام مي دهيد.
- انواع هزينه‌هايي که در تخمين مي گنجانيد .
1- روش هايي که براي تخمين استفاده مي کنيد.
اولين متغير که همان روش شما براي انجام تخمين است، مي تواند با تکنيک‌هاي مختلفي انجام شود. اين تکنيک ها به عوامل مختلفي از جمله گستره تعريف پروژه و نوع اطلاعاتي که در دسترس شماست بستگي دارد. در ادامه به چند روش تخمين رايج اشاره مي کنيم :
برآورده آنالوگ يا مقايسه اي
در اين روش از داده هاي حاصل از پروژه هاي مشابه گذشته براي تخمين هزينه هاي پروژه هاي جديد استفاده مي شود. در صورتي مي توانيد از اين روش براي تخمين هزينه استفاده کنيد که تجربه کار در پروژه هايي که مشابه پروژه جديدتان است را داشته باشيد.
تخمين پارامتري
اين روش تخمين همان روش متره و براورد هزينه هاي پروژه است . شما مي توانيد با ضرب کردن زمان يا هزينه در واحد يا مقدار کار، مقدار کل آن ها را به دست آوريد . نرخ ها معمولاً استاندارد هستند و به صورت عمومي منتشر شده‌اند و به صورت ساعت کار مقدار نهايي داده هاي وارد شده يا تعداد واحدهاي محصول توليد شده بيان مي شوند . اين تکنيک ضريب اطمينان بالايي دارد . اما براي زماني که خروجي ها يکنواخت و مشابه نيستند، مناسب نيست. مثلاً اين روش براي کدنويسي از اهميت کم تري برخوردار است. بعضي پروژه ها که شامل کارهاي جديد و گوناگوني مي شوند نمي توانند از اين روش استفاده کنند.
تخمين پايين به بالا
اين روش يک روش تخمين تعيين کننده است. در اين روش شما بايد هزينه هر يک از اجزاي کار که توسط ساختار شکست کار تجزيه شده‌اند را تخمين بزنيد. سپس آن ها را با هم جمع کنيد. به اين ترتيب هزينه کل پروژه تخمين زده مي‌شود. در اين روش هر يک از اعضاي تيم مي‌توانند براي تخمين کار خودشان کمک بگيرند. بنابراين تخمين هر کار توسط فردي که قصد دارد آن را انجام دهد صورت مي‌گيرد. متخصصان اين روش را بسيار دقيق مي‌دانند. هم چنين اين روش باعث ايجاد احساس تعهد در اعضاي گروه مي شود.
تخمين سه نقطه
اين روش يک رويکرد آماري مرتبط با PERT است. از تخمين هاي خوشبينانه، بدبينانه و محتمل تشکيل شده است. در اين روش براي ايجاد مقادير هزينه‌هاي مورد انتظار و انحراف هاي استاندارد براي مخارج پروژه استفاده مي شود.
برآورد با استفاده از نرم افزار
شما مي توانيد از روش هاي تخمين مبتني بر نرم‌افزار مانند نرم افزار مديريت پروژه مپسان استفاده کنيد تا تأثير ريسک هاي اتفاقي بر هزينه هاي پروژه را شبيه سازي کنيد. هم چنين شما مي توانيد کارهايي مانند مديريت ارزش کسب شده را با استفاده از اين نرم افزار انجام دهيد. از ديگر فوايد اين کار مي توان به تسهيل مديريت کردن هزينه ها به کمک نرم افزار اشاره کرد.
2- مرحله اي که شما در آن فرايند تخمين را انجام مي دهيد.
يکي ديگر از عواملي که بر تخمين هزينه پروژه تاثير مي‌گذارد، مرحله‌اي است که در آن تخمين هزينه هاي خود را انجام مي دهيد. همين طور که پروژه به جلو حرکت مي کند، شما مي‌توانيد متغيرها و هزينه‌هاي واقعي بيشتري پيدا کنيد. بنابراين هزينه هاي پروژه خالص تر و تصحيح مي شوند. شما مي توانيد تخمين هزينه ها را طبقه بندي کنيد. اين کار را مي توانيد بر اساس اين که دامنه پروژه را در زمان تخمين با چه کيفيتي تعريف کرده ايد انجام دهيد. هم چنين اين کار را مي توانيد بر اساس تکنيک تخميني که استفاده مي‌کنيد انجام دهيد. چند دسته اصلي تخمين هزينه به منظور دقت بيشتر عبارتند از:
تخمين‌هاي به ترتيب بزرگي
اين تخمين ها را بايد بر اساس قضاوت متخصص و تعديل هزينه‌هاي پروژه فعلي و بر اساس تجربه پروژه هاي مشابه گذشته انجام دهيد. اين تخمين ها به منظور غربالگري پروژه هاي سطح بالا و قبل از تعريف کامل پروژه انجام مي گيرد.
برآوردهاي اوليه
در برآورد اوليه، بايد از اطلاعات مربوط به دامنه استفاده کنيد و تخمين ها را بر اساس هزينه واحد به دست آوريد. اين برآوردها به اندازه کافي دقيق هستند تا بتوانيد از آن ها به عنوان مبناي برنامه‌ريزي بودجه استفاده کنيد .
برآورد قطعي (نهايي)
از اين روش تخمين زماني که دامنه يک پروژه به طور کامل تعريف شده است بايد استفاده کنيد. در اين تخمين، از تکنيک‌هاي تخمين قطعي استفاده مي‌شود. يکي از اين تخمين ها تخمين پايين به بالا است. کارشناسان معتقدند که برآوردهاي قطعي، دقيق ترين و قابل اطمينان ترين نوع تخمين هستند. شما مي توانيد اين تخمين ها و هم چنين حسابداري هزينه را با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه مپسان انجام دهيد.
آخرين متغيري که در برآورد پروژه مؤثر است، نوع هزينه هاست. شما در بودجه پروژه بايد همه هزينه هاي مرتبط با نيروي انساني و مواد اوليه را در نظر بگيريد. اما در مورد هزينه هاي غير مستقيم، بايد به سياست‌هاي سازمان و نوع پروژه تان دقت کنيد.
3- انواع هزينه‌هايي که در تخمين مي گنجانيد.
در ادامه اصطلاحاتي که متخصصان براي تشخيص و تمايز بين انواع مختلف هزينه ها استفاده مي کنند را معرفي مي کنيم:
هزينه هاي مستقيم
هزينه هايي هستند که مي توانند مستقيما با يک موضوع خاص هزينه در ارتباط باشند. بهتر است بدانيد اين هزينه ها تنها در پروژه‌هاي خاصي قابل پرداخت هستند.
هزينه‌هاي غير مستقيم
هزينه هاي غير مستقيم، به يک موضوع خاص مرتبط نبوده و در پروژه هاي خاص قابل پرداخت نيستند. اما در بعضي از پروژه ها حتي مي توانيد آن ها را در همان زمان پرداخت کنيد.
هزينه هاي ثابت
هزينه هايي هستند که در طول پروژه بايد پرداخت کنيد و به ميزان توليد خروجي بستگي ندارند.
هزينه هاي متغير
هزينه هايي هستند که در طول پروژه بايد پرداخت کنيد. اما به ميزان توليد خروجي بستگي دارند.
هزينه هاي مستغرق
هزينه هايي هستند که پس از پرداخت ديگر قابل جبران نيستند. پروژه از اين گونه هزينه ها سودي نمي‌برد.
هزينه فرصت
تصور کنيد شما در يک پروژه شروع به کار مي کنيد. بنابراين فرصت کارها و انتخاب هاي ديگر را از دست مي‌دهيد. در اين صورت بايد هزينه فرصت را در نظر بگيريد. در واقع مي توان گفت اين هزينه براي جبران فرصت هاي از دست رفته ديگر است.
در مجموع تمامي کارهايي که شما براي ارزيابي دقيق هزينه هاي پروژه انجام مي دهيد، به مديريت هزينه پروژه استراتژيکي دست خواهيد يافت.
