نرم افزار مدیریت قراردادها و پیمانکاران

نرم افزار آنلاین مدیریت قراردادها و پیمانکاران مپسان امکان گردآوری اطلاعات مربوط به قراردادها و پیمانکاران در یک سیستم یکپارچه و دسترسی به این اطلاعات از همه جا و در همه وقت را برای شما فراهم می آورد.

تعریف انواع مختلف اشخاص حقیقی و حقوقی

 با توجه به اینکه یک سازمان پروژه محور با انواع مختلفی از اشخاص حقیقی و حقوقی سروکار دارد امکان ثبت اطلاعات در انواع مختلف اشخاص حقیقی و حقوقی در سیستم مدیریت قرارداد مپسان در نظر گرفته شده است.

در این نرم افزار مدیریت قراردادها کاربر می تواند انواع مختلف اشخاص مرتبط با سازمان شامل کارفرما، موسسات (مانند ادارات دارایی و تامین اجتماعی)و پیمانکاران حقیقی و حقوقی را در سیستم ثبت نمایند.

لازم به ذکر است که در مورد هر شرکت یا موسسه، امکان تعریف افراد مورد نظر در ذیل این مجموعه نیز در نظر گرفته شده است. به عنوان مثال در مورد یک کارفرما یا پیمانکار می توان اطلاعات مدیران و کارشناسان مختلف حاضر در این مجموعه را در ذیل آن ثبت نمود. در نتیجه در هر زمان با جستجوی نام مجموعه مورد نظر لیست افراد تعریف شده در ذیل آن قابل مشاهده بوده و با جستجوی نام هر یک از افراد حاضر در یک مجموعه نیز اطلاعات مربوط به خود مجموعه (شرکت یا موسسه) قابل مشاهده خواهد بود.

گروه بندی بر اساس تخصص و مهارت های پیمانکاران

یکی از نکات مهم که باید در زنجیره تامین کالاها و خدمات سازمان در نظر گرفته شود بررسی و شناسایی دقیق تخصص ها و مهارت های پیمانکاران مختلف در ارتباط با سازمان می باشد.

به عبارت دیگر در فرایند ارزیابی هر به عنوان کار مشخص می گردد که این شخص حقیقی یا حقوقی از سابقه فعالیت در چه حوزه هایی برخوردار بوده و توانمندی ارائه کدام دسته از خدمات را با کیفیت قابل قبول دارا می باشد.

با توجه به این توضیحات این قابلیت در نرم افزار مدیریت پیمانکاران مپسان در نظر گرفته شده تا بتوان در ابتدا سلسله مراتبی از مهارتها و حوزه‌های تخصصی سازمان را در این سیستم پیمانکاری تعریف نمود.پس از تدوین سلسله مراتب حوزه‌های تخصصی با انجام ارزیابی فنی هر یک از اشخاص و پیمانکاران می توان تخصص ها و مهارت های تایید شده درباره این پیمانکار را از نقاط مختلف این سلسله مراتب برای این شخص حقیقی یا حقوقی ثبت نمود.

جستجو بر اساس مهارتهای پیمانکاران

پس از تدوین فهرست حوزه های تخصصی مورد نیاز سازمان و مشخص شدن و ثبت اطلاعات حوزه های تخصصی که هر پیمانکار در آنها مورد اعتماد و تایید است نوبت به بهره گیری از این اطلاعات جهت تهیه لیست پیمانکاران و تامین کنندگان حائز صلاحیت و مورد تایید جهت برآورده سازی نیاز به پروژه های سازمان با مناسب ترین قیمت ممکن می رسد که این موضوع با جستجو بر اساس حوزه تخصصی مورد نظر به سادگی قابل انجام خواهد بود. همچنین در موارد بسیاری نیاز است که تامین کننده یا مجری انتخاب شده به صورت همزمان در چندین حوزه تخصصی مختلف دارای صلاحیت و سابقه انجام کار باشد تا بتوان از سپردن موضوع انجام کار به وی اطمینان خاطر داشت.

به همین منظور این ویژگی در سامانه پیمانکاران مپسان برای کاربر فراهم شده است تا بتواند با انتخاب چندین موضوع مختلف از سلسله مراتب حوزه‌های تخصصی، پیمانکاران و تامین کنندگان ای که همزمان واجد تمامی تخصص‌های مورد نیاز هستند را به سادگی از سیستم دریافت نماید.

آرشیو مدارک و مستندات پیمانکاران

یکی از روش های موثر جهت کاهش هزینه تمام شده اجرای پروژه ها و نیز افزایش کیفیت خروجی و بهره‌وری اجرای پروژه در سازمانهای پروژه محور صرف اهتمام مناسب در فرایندهای انتخاب تامین کنندگان و پیمانکاران جهت اجرای پروژه ها می باشد.

به همین جهت مناسب است در هنگام دریافت درخواست همکاری از جانب هر تامین کننده یا پیمانکار جدید، مدارک ارائه شده از سمت پیمانکار در رابطه با صلاحیت ها و سوابق کاری ادعا شده از جانب وی دریافت گردد. بدین ترتیب با سازماندهی این مدارک و مستندات در سیستم مدیریت پیمانکاران مپسان در هنگام بررسی جهت تهیه فهرست تامین کنندگان پیشنهادی در یک موضوع کاری، می‌توان از مجموعه سودمندی از اطلاعات تامین کنندگان جهت انتخاب بهترین گزینه ها برای پیشبرد مقاصد سازمان بهره گیری نمود.

ثبت اطلاعات اختصاصی تامین کنندگان

در هر سازمان پروژه محور با توجه به زمینه کاری سازمان معمولاً برخی مشخصات کلی خاص جهت جمع آوری و نگهداری در مورد تامین کنندگان سازمان مورد نیاز می باشد.

به همین منظور این ویژگی جهت ثبت اطلاعات تامین کنندگان در سامانه مدیریت پیمانکاران مپسان در نظر گرفته شده تا بتوان فیلدهای اطلاعاتی اختصاصی جهت ثبت مشخصات این افراد را با توجه به نیازهای سازمان در سیستم تعریف نمود.

ثبت انواع مختلف قرارداد ها

پس از جمع آوری اطلاعات تامین کنندگان سازمان در سامانه امور قراردادها و پیمانکاران مقدس آن نوبت به ثبت مشخصات قراردادهای مختلف کارفرمایی و پیمانکاری در این سیستم قراردادها می رسد.

توجه به اینکه قراردادهای مختلف کارفرمایی و پیمانکاری که توسط سازمان منعقد می شوند ممکن است به دستگاه‌های متعددی تعلق داشته باشند این امکان در این سیستم امور قراردادها و پیمانها در نظر گرفته شده تا بتوان گروه‌های مختلف قراردادهای کارفرمایی و پیمانکاری و پروژه های مختلف را در سیستم معرفی نموده تا امکان دسته بندی و گزارش گیری از قراردادها و اساسین انواع قرارداد در مراحل بعدی فراهم گردد.