مدیریت تدارکات و منابع مالی و انسانی، یکی از مهم ترین بخش های هر پروژه و کسب و کاری بوده و برای مدیریت آن نیاز به یک برنامه ریزی صحیح و اصولی میباشد. یکی از راهکار هایی که مدیران خبره برای مدیریت بهتر منابع در هنگام مدیریت پروژه به کار میگیرند. استفاده از ساختار تجزیه منابع ( RBS) برای اطمینان از کافی و کارآمد بودن منابع مورد نیاز برای پیشرفت پروژه است.
فهرست مطالب
کارکردهای ساختار تجزیه منابع
- ایجاد ساختار تجزیه منابع در مدیریت پروژه، کاربردهای دارد؛ از جمله کارکردهای این کار میتوان به برنامه ریزی و سازماندهی منابع مورد نیاز پروژه برای پیشبرد بهتر و سریع تر اهداف پروژه است.
- نوشتن ساختار تجزیه منابع می تواند این کمک را به مدیران بکند که تا محدوده پروژه را با استفاده از آن بتوانند تعریف کنند.
- با استفاده از این ساختار، شما مدیران میتوانید مدیریت هزینه بهتری داشته باشید و از هدر رفت منابع خود جلوگیری کنید.
- با استفاده از روش های دقیق و سیستماتیک RBS شما میتوانید پروسه فعالیت های پروژه، فرآیند های گروهی را با یکدیگر همگام و همانگ سازید.
- RBS میتواند پروژه شما را با برنامه ریزی مدنظرتان هماهنگ بسازد.
ساختار تجزیه منابع( RBS) چیست؟
حالا که تا حدودی با فواید و مزایای ساختار تجزیه منابع آشنا شدید، در این قسمت از مقاله میخواهیم تعریف روشن و واضح تری را از ساختار تجزیه منابع به شما ارائه دهیم.
ساختار تجزیه منابع در واقع فهرستی از منابع مورد نیاز پروژه شماست که بسته به نوع پروژه ای که در دست دارید، فهرست منابع مورد نیاز شما برای مدیریت پروژه میتواند متفاوت باشد.
RBS در واقع به شما کمک میکند که منابع موجود مورد نیازتان را بر اساس نوع عملکرد و کارکردی که دارند دسته بندی نمایید تا بتوانید پروژه موفق تری را رقم بزنید.
مزایا
ایجاد ساختار تجزیه منابع( RBS) میتواند فواید و مزایایی را برای پروژه شما در برداشته باشد. از جمله مزایای آن میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- به شما در شفاف سازی منابع مورد نیاز و منابعی که در دسترس دارید کمک میکند و شما را یاری میرساند تا برنامه زمانبندی دقیق تری نیز در استفاده از منابع داشته باشید.
- میتواند به استفاده کارآمد از منابع در طول اجرای پروژه کمک کند.
- در تصمیم گیری آگاهانه و با کم ترین درصد خطا میتواند شما را یاری برسانید؛ یعنی قدرت تصمیم گیری شما را بالاتر میبرد و شما بهتر میتوانید تصمیم بگیرید که هر یک از منابع مورد نیاز به چه نحو مورد استفاده قرار گیرند.
- با استفاده از RBS میتوانید شکاف ها و همپوشانی های موجود در منابع پروژه را بهتر شناسایی کنید.
- این ساختار میتواند به شما در پاسخگویی بهتر به نیازهای کار تیمی کمک کند و شما را در برقراری بهتر با اعضای تیم و ساماندهی بهتر پروژه یاری رساند.
- با استفاده از ساختار تجزیه منابع همچنین به نحو بهتری خواهید توانست که وظایف مرتبط با پروژه را بهتر میان آن ها تقسیم بندی کنید.
- میتواند به شما در کنترل پروژه و مدیریت ریسک بهتر کمک کند و از اتلاف زمان بیشتر به خاطر ریسک های احتمالی که در پروژه به وجود می آید جلوگیری کند و شما را یاری نماید که در کوتاه ترین زمان ممکن بتوانید به مدیریت ریسک های اتفاق افتاده در پروژه بپردازید.
نحوه نوشتن RBS
1- فهرست کردن منابع مورد نیاز پروژه
2- مرتب کردن منابع بر اساس نیاز پروژه
3- پیاده سازی
نکته مورد توجه
پس از توسعه ساختار RBS خود، باید آن را بین ذینفعان پروژه و اعضای تیم پروژه توزیع کنید تا آن ها درک بهتری از آن چه که قرار است در طول چرخه حیات پروژه اتفاق بیفتد و این که قرار است چه وظایفی را در حین اجرای پروژه عهده دار شوند، داشته باشند.
نمونه مثال از ساختار تجزیه منابع
فرض کنید که شما مدیر یک شرکت در زمینه اجرای پروژه های ساختمانی هستید. برای آن که بتوانید پروژه را به نحو احسن و با موفقیت پیش ببرید، لازم است که از ساختار RBS استفاده کنید. ساختار RBS مجموعه شما میتواند به شکل زیر باشد.
- ابزار و تجهیزات مورد نیاز: سیمان، گچ، تیرآهن، جرثقیل و…
- نیروی انسانی مورد نیاز: مدیر پروژه، مدیر تدارکات، مدیر منابع انسانی برای استخدام، مهندس عمران، کارگر و….
- مدیریت منابع مالی: هزینه های لازم برای بیمه کارکنان، مدیریت دستمزد، هزینه های لازم برای تامین نیروی انسانی و ابزارهای مورد نیاز
- تخمین زمان اختتام پروژه و ارائه محصول نهایی به مشتری پروژه
- مکانی برای تصمیم گیری در مورد نحوه ادامه پروژه : رزرو اتاق کنفرانس و…
سخن آخر
در این مقاله با نحوه نوشتن ساختار تجزیه منابع، فواید، مزایا و کاریردهای آن آشنا شدید. RBS یک ابزار بسیار مهم و حیاتی جهت مدیریت پروژه های شماست که به شما کمک میکند که پروژه تان را ساماندهی کنید و بر اساس برنامه پیش بروید.
به علاوه، شما میتوانید با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ، RBS خود را بنویسید و خیال خود را از منسجم پیش رفتن برنامه های پروژه تان راحت کنید.
