پس از تعریف گردش کار بر روی فرم های مختلف مانند متره و برآورد، متره اجرا، فرم های گردش کالا در انبار، فرم های نظارتی و صورت وضعیت ها از طریق تعریف مراحل گردش کار و متصدیان نقش های گردش کار نوبت به استفاده از گردش کار در موارد ایجاد شده از این فرم ها می رسد. در نتیجه با ایجاد هر نمونه جدید از فرم های دارای گردش کار یک فعالیت جدید در کارتابل شخص ایجاد کننده فرم موردنظر ایجاد می گردد. در نتیجه این فرد با استفاده از دستوراتی مانند ارجاع، عودت و واگذاری فعالیت به سایرین می تواند فرم دارای گردش کار را بین کارتابل خود و سایر پرسنل مرتبط با گردش کار این فرم به حرکت درآورد. لازم به ذکر است که در صورت بهره مندی از نسخه موبایل سیستم مدیریت پروژه مپسان، کاربران می توانند فعالیت های واگذار شده به خود را از طریق کارتابل نسخه موبایل نیز بررسی و اقدام نمایند.