آيا به تازگي به سِمت مديريت ترفيع پيدا کرده ايد و اکنون مسئوليت رهبري يک تيم را بر عهده داريد؟ اگر تا پيش از اين فقط نگران مسئوليت هاي خودتان بوده ايد و حالا مسئوليت کل پروژه باعث نگراني شما شده است، اين مقاله مي تواند تا مقدار زيادي اين راه را براي شما هموار کند. درست است که وظيفه بزرگي بر عهده شما گذاشته شده است، اما ما به شما کمک مي کنيم با چند استراتژي وظايفتان را با راحتي بيشتري انجام دهيد. بهتر است با تعريف دقيقي از مفهوم مديريت اين کار را شروع کنيم:
« مديريت عبارت است از توانايي سازماندهي و هماهنگ کردن گروهي از افراد با هدف رسيدن به نتيجه، هدف يا وظيفه مطلوب.»
در گذشته سازمان ها از سلسله مراتب خاصي پيروي مي کردند و هر فرد در يک سازمان يک نقش از پيش تعيين شده و تعدادي مسئوليت بر عهده داشت. در دنياي امروزي سازمان ها انعطاف پذيرتر شده اند و تأکيد بيشتري روي مسئوليت هاي چندگانه و همکاري براي حل مشکلات دارند. براي نسل جديد پاسخگويي دائم به مافوق و اطاعت از مديران رفته رفته غيرقابل تحمل تر مي شود. از طرفي مديران امروزي ترجيح مي دهند به جاي يک مدير سنتي، بعنوان يک راه گشا ديده شوند. اين تغيير باعث شده است تکنيک هاي مديريتي نيز دچار دگرگوني شوند. در زير 8 استراتژي مديريتي در اين راستا به شما پيشنهاد مي کنيم:
فهرست مطالب
1- حس اعتماد را به وجود آوريد و در حفظ آن بکوشيد.
همان طور که مي دانيد اعتماد در هر رابطه اي اعم از شخصي يا حرفه اي ضروري است. به تبع در يک گروه نيز اعتماد اعضاي گروه نسبت به مدير، از اهميت زيادي برخوردار است. آن ها نياز دارند اطمينان حاصل کنند که شما به عنوان يک مدير کارها را به موقع و درست انجام مي دهيد و هميشه از اعضاي گروه حمايت مي کنيد. بنابراين شما بايد با انجام کارهايي اين اعتماد را بدست آوريد. به عنوان مثال از کارهاي خوبي که اعضاي گروه انجام مي دهند قدرداني کنيد. يا در مواقعي که آن ها شديداً درگير انجام کاري هستند، به آن ها کمک کنيد.
به طور مشابه اگر شما نيز به آن ها نشان دهيد که به آن ها اعتماد داريد، خواهيد ديد که چگونه کارهايشان را به موقع و حرفه اي انجام مي دهند. بُعد ديگر اعتماد در گروه، اعتماد بين اعضاي گروه است. اما ايجاد اين اعتماد و تثبيت آن ممکن است مقداري زمان ببرد. در ادامه راهکارهايي براي ايجاد و تقويت اعتماد در گروه به شما ارائه مي دهيم:
· اشتباهات را تحمل کنيد.
اشتباه کردن اعضا يک امر اجتناب ناپذير است. به خصوص در شرايطي که آن ها به تازگي وارد گروه شده اند. سعي کنيد فضايي باز در گروه ايجاد کنيد تا اعضاي گروه بتوانند اشتباهاتشان را بدون ترس از مجازات بپذيرند.
· انعطاف پذير باشيد.
اگر روشي را فقط به اين دليل انتخاب کرده ايد چون هميشه اين روش را انتخاب مي کنيد، بهتر است در ديدگاهتان تجديد نظر کنيد. وقتي يک نفر راهکار بهتري به شما ارائه مي کند و شما آن را قبول مي کنيد، باعث مي شود ديگران نيز به ارائه راهکارهاي جديد تشويق شوند و در مورد آن فکر کنند.
2- ارتباطات را گسترش دهيد.
يکي از استراتژي هاي فراموش شده، گسترش دادن ارتباطات مدير با اعضاي گروه است. اين يک حقيقت است که افراد براي کساني که دوستشان دارند بهتر کار مي کنند. اين حرف به معناي دعوت آن ها به منزلتان نيست. براي شروع مي توانيد آن ها را به صرف يک نوشيدني بعد از کار دعوت کنيد. به اين ترتيب اعضاي گروه نيز به اين کار ترغيبب مي شوند و ارتباط بين آن ها نيز گسترش مي يابد.
3- از نرم افزارهاي مديريتي استفاده کنيد.
نرم افزارهاي مديريتي – مانند نرم افزار مديريت پروژه مپسان – علاوه بر اين که براي هر نوع گروهي مفيد هستند، در گروه هايي که به صورت مجازي و دورکاري فعاليت مي کنند، اهميت بيشتري دارد. اين برنامه ها براي همه اعضاي گروه قابل رؤيت هستند. هم چنين به هريک از اعضا در اين برنامه ها وظيفه اي اختصاص داده مي شود و روند انجام کار وي براي شما قابل مشاهده و پيگيري است. اين برنامه به کاربران اجازه مي دهد که در هر لحظه بتوانند مشاهده کنند دقيقاً کجاي پروژه هستند. با استفاده از اين برنامه ها خطاها قابل مشاهده هستند و به راحتي حل و فصل مي شوند. به علاوه در آن ها امکان انجام کار گروهي نيز وجود دارد.
4- از کارمندان قدرداني کنيد.
تحقيقات نشان داده اند که 89 درصد مديران معتقدند کارمندان به خاطر اين که دستمزد بيشتري مي خواهند کارشان را ترک مي کنند. علي رغم ميل آن ها، اصلاً اين ادعا حقيقت ندارد. براساس اين تحقيقات فقط 12 درصد کارمندان کارشان را به خاطر پول ترک مي کنند و 79 درصد آن ها کارشان را به خاطر «عدم قدرداني» ترک مي کنند. افراد کارشان را ترک نمي کند. آن ها در واقع مديرشان را ترک مي کنند. مطمئناً پول عاملي انگيزه دهنده است، اما در حقيقت مهم ترين عامل نيست. بنابراين بايد سعي کنيد يک فضاي کاري مثبت ايجاد کنيد و از اين طريق اعضاي تيم را به مشارکت تشويق کنيد و از ابتکار عمل ها قدرداني کنيد.
5- نقشتان را به عنوان يک مدير به خوبي ايفا کنيد.
نقش مدير يک نقش پوياست که بسته به شرايط و زمان تغيير مي کند. به زبان ساده بايد بدانيد چه زماني هدايت کنيد و چه زماني عقب بايستيد. اگر يک مدير کنترل گر و سخت گير باشيد، براي کارمندانتان به يک کابوس تبديل مي شويد. اگر کارمند نسبت به کارش احساس مالکيت داشته باشد، رضايت وي از کارش به ميزان قابل توجهي افزايش مي يابد. سؤال اينجاست که چه زماني بايد وارد ميدان شويد و چه زماني عقب بايستيد؟ هيچ قانون ثابتي در اين مورد وجود ندارد. اما در اين گونه موارد مي توانيد از مراحل زير استفاده کنيد:
پرسش کردن: پرسش کردن به هيچ عنوان به معناي دخالت کردن نيست. بهتر است ابتدا بپرسيد تا بفهميد اصل مشکل کجاست. منابع مشکلات مي توانند مسائل شخصي، نداشتن مهارت لازم، يا به دليل حجم زياد مسئوليت ها باشند.
ارزيابي: شما بايد بدانيد که آيا مسئله به وجود آمده بدون دخالت شما حل مي شود يا يک مشکل جزئي و موقتي است.
تصميم گيري: براي حل مشکل تصميم بگيريد. گاهي واگذار کردن قسمتي از کار به يک عضو ديگر مي تواند کمک کننده باشد. گاهي نيز يک استراحت يک روزه براي حل و فصل مسائل شخصي مفيد است. گاهي حتي بهتر است شما هيچ اقداماتي انجام ندهيد.
نظارت: در نهايت بايد ببينيد تصميم شما چه تأثيري بر مسئله گذاشته و آيا اقدام درستي انجام داده ايد.
6- از مهارت ها و معلومات ديگران استفاده کنيد.
اين روش هميشه يکي از بهترين استراتژي هاي مديريت بوده است. بنابراين در مورد قابليت هاي اعضا بايد به خوبي آگاه باشيد. اساساً هدف از ايجاد يک تيم استفاده از مهارت هاي گوناگون افراد مختلف است. اما توجه داشته باشيد که گاهي افراد مهارت هاي مشترکي دارند. بنابراين وقتي يک نفر در يک زمينه مهارت دارد، او را ناديده نگيريد. زيرا تجربه به انسان بصيرتي مي دهد که باعث مي شود کارش را با ديد بازتر و مهارت بيشتر انجام دهد.
7- نقش هريک از اعضا را دقيقاً مشخص کنيد.
بايد توجه داشته باشيد که منظور از اين قسمت صرفاً واگذاري مسئوليت نيست. شما بايد براساس استعدادهاي افراد نقش ها را مشخص کنيد. همواره آگاه باشيد که هر يک از افراد گروه داراي چه ويژگي منحصر به فرد و چه تيپ شخصيتي است. به عنوان مثال بعضي افراد در سازمان دهي و طبقه بندي مهارت دارند. در حالي که بعضي افراد ديگر مهارت هاي ارتباطي خوبي دارند. استفاده از خصوصيات منحصر به فرد افراد باعث ايجاد انسجام و هم افزايي در گروه مي شود.
8- الگوي خوبي باشيد.
اگر خودتان در همه موارد يک الگوي خوب نباشيد، همه استراتژي هاي ذکر شده بي فايده هستند. واضح است که شما بايد به همه مواعظ خودتان عمل کنيد. يک مدير نبايد از ديگران انتظار داشته باشد تا دير وقت کار کنند در حالي که خودش به آن عمل نمي کند. مي توانيد الگو شدن را با پذيرش اشتباهات خودتان شروع کنيد. در يک کلام بايد رهبري باشيد که لياقت پيروي شدن را داشته باشد.
شما مي توانيد در مقاله هاي بعدي با 11 مهارت براي مديريت پروژه آشنا شويد. همين طور کارمنداني که شايستگي ترفيع دارند را شناسايي کنيد و مهارت هايي براي برقراري ارتباط دوستانه با کارمندانتان بياموزيد. هم چنين در مورد اهميت ارتباطات با افراد گروه در پروژه بيشتر بخوانيد. علاوه بر اين، بياموزيد چگونه مي توانيد از ليست مخاطبين لينکدين خود يک شبکه قدرتمند ارتباطات بسازيد.
