بازبینی پروژه، آخرین مرحله مدیریت پروژه است و می تواند یکی از مهم ترین مراحل پایانی کار باشد که کیفیت انجام و اجرای پروژه را می تواند تضمین کند و به مدیر پروژه را این اطمینان را بدهد که تمامی مراحل اجرایی فعالیت های پروژه به خوبی پیش رفته است و هیچ نوع کم و کاستی در کار وجود ندارد.
فهرست مطالب
دلایل نادیده گرفتن مرحله بازبینی پروژه
- اما با این حال از سوی برخی پیمانکاران، انجام این کار نادیده گرفته میشود که می تواند به علت کمبود زمان کافی برای انجام بازبینی باشد.
- یکی دیگر از دلایل می تواند این باشد که از نظر آن ها تمام مراحل انجام پروژه به قدری خوب پیش رفته که نیازی به بازبینی مجدد و ارزیابی آن نیست.
- یا این که بالعکس پروژه بد پیشرفته و به شکست در پروژه انجامیده است و آن ها مایل نیستند که در مورد آن بازبینی انجام دهند.
- پیمانکاران ممکن است با خود این فکر را کنند که در آینده دیگر پروژه ای شبیه به این پروژه وجود ندارد و بنابراین نیازی به بازبینی مجدد وجود ندارد.
ضرورت انجام بازبینی پروژه
اما تمام این دلایل برای این که افراد مرتبط با پروژه با خود فکر کنند که نیازی به بازبینی پروژه نیست کاملا اشتباه است و بسیار حائز اهمیت است که شما در پروژه خود مجددا بازبینی انجام دهید و تجربیات پروژه خود را ثبت نمایید تا در آینده نیز بتوانید از تجربیاتی که در این پروژه به دست آورده اید استفاده نمایید.
ممکن است با خود فکر کنید که نیازی به انجام این کار نیست و شما همه تجربیاتی که در این پروژه به دست آورده اید را در پروژه های مشابه بعدی به یاد خواهید آورد و می توانید از آن برای پیشرفت پروژه های آینده خود استفاده کنید.
اما حقیقت این است که این طرز فکر شما کاملا اشتباه بوده و شاید بعد از یک الی دو سال بعدی که ممکن است پروژه ای مشابه پروژه قبلی خود را در دست اجرا داشته باشید، تجربه ای که در پروژه مشابه قبلی به دست آوده اید را کاملا فراموش کنید.
تصور کنید که سازمان و یا شرکتی که در آن جا پروژه کار می کنید از شما اطلاعات و مستنداتی در رابطه با پروژه بخواهد؛ در صورتی که شما نیازی به بازبینی پروژه ندیده باشید و گزارش و مستندات مرتبط با پروژه را ثبت نکرده باشید، نمی توانید اطلاعات خواسته شده را در اختیار سازمان قرار دهید و در این رابطه باید پاسخگوی سازمان و یا شرکتی باشید که برای آن جا کار می کنید باشید.
حتی اگر سازمان و شرکت مرتبط با پروژه از شما اطلاعات و مستندات نخواهد، چطور می توانید بدون در اختیار داشتن اطلاعات و تجربیاتی که از قبل خود به دست آوزده اید، از آن برای برنامه ریزی پروژه های مشابه استفاده کنید؟
بنابراین یکی دیگر از وظایف مهم مدیریت پروژه ، اطمینان از درست پیش رفتن مراحل اجرای پروژه است.
در چه زمانی و به چه نحوی باید این کار را انجام داد؟
سوال مهم بعدی که در مورد بازبینی پروژه مطرح می شود این است که آیا الزاما بازبینی را باید در مرحله آخر انجام داد یا در حین انجام پروژه نیز باید پروژه را مورد ارزیابی قرار داد؟و این که به چه نحوی باید این کار را انجام داد؟
برای پاسخ به این سوال می توان گفت که شما در طول انجام پروژه باید عمل مستندسازی را انجام دهید؛ در واقع شما باید به طور منظم در حین انجام فعالیت های پروژه، اتفاقاتی که در زمان اجرای پروژه می افتد را ثبت نمایید، نمودارها و تصاویر مربوط به مراحل پیشرفت پروژه، مدیریت هزینه پروژه، مدیریت ریسک پروژه، مدیریت تدارکات پروژه، ساختار شکست کار( WBS) و سایر مراحل مرتبط با کنترل پروژه را انجام داده اید را مرتبا ثبت کنید تا در پایان پروژه به راحتی بتوانید یک بازبینی از فرایند کلی پروژه داشته باشید؛ در واقع، بخشی از مراحل بازبینی در طول اجرای پروژه انجام می شود.
سخن آخر
در این مقاله با بازبینی پروژه، ضرورت و نحوه انجام آن آشنا شدید؛ صرف نظر از آن که چه نوع پروژه ای در اختیار شماست باید در حین انجام پروژه، اطلاعات مرتبط با پروژه را در داشبورد مدیریت پروژه و یا نرم افزار مدیریت پروژه مستندسازی کنید تا در مرحله پایانی پروژه، بازبینی را به منظور مطمئن شدن از موفقیت پروژه انجام دهید.
