برآورد از پایین به بالا تکنیکی است که در مدیریت موثر پروژه نقش و اهمیت بسزایی دارد و می تواند از شکست پروژه نیز جلوگیری کند. در این مقاله با من همراه باشید تا شما را با این تکنیک بیشتر آشنا سازم.
فهرست مطالب
برآورد از پایین به بالا در مدیریت پروژه به چه معناست؟
در مدیریت پروژه، از برآورد از پایین به بالا معمولا به عنوان یکی از دقیق ترین روش های برآورد در مدیریت پروژه نام برده می شود. این مفهوم اشاره به مفاهیم اصلی و زیربنایی در مدیریت پروژه مثل مدیریت هزینه، مدیریت زمان و منابع مورد نیاز برای مدیریت پروژه اشاره دارد. که می تواند به نوعی ساختار شکست کار (WBS) را نیز برای مدیران پروژه مشخص کند.
سه مفهوم زیربنایی در مدیریت پروژه یعنی مدیریت هزینه، مدیریت زمان و منابع مورد نیاز برای اجرای پروژه با یکدیگر ارتباط تنگاتنگی داند. یعنی مدت زمان اختصاص داده شده به یک پروژه معمولا بر اساس میزان منابع مورد نیاز و میزان هزینه پروژه نیز بر اساس میزان منابع مورد نیاز برآورد میشود و به همین خاطر هم پوشانی و ارتباط نزدیکی با یکدیگر دارند و از یکدیگر مجزا نیستند.
چرا مدیران پروژه در مدیریت پروژه های خود باید از برآورد پایین به بالا استفاده کنند؟
مدیران پروژه به دلایل زیر باید از برآورد پایین به بالا در مدیریت پروژه های خود استفاده کنند؛ این دلایل عبارتند از:
1- دقت بالا در تعیین محدوده پروژه
معمولا یکی از دشوارترین بخش های مدیریت هر پروژه ای، تعیین محدوده پروژه است. تعیین دقیق میزان منابع مالی و انسانی مورد نیاز برای پروژه، جدول زمانبندی دقیق از زمان آغاز پروژه تا اختتام پروژه و…بسیار دشوار است. زیرا عدم توجه به این موارد می تواند منجر به شکست پروژه شود و برآورد از پایین به بالا می تواند همه این موارد به صورت درست و دقیق معین کند.
2- جلوگیری از اشتباهات احتمالی
برآورد از پایین به بالا گزینه خوبی برای جلوگیری از اشتباهات احتمالی است. مدیر پروژه می تواند با استفاده تحلیل هزینه – فایده که در برآورد از پایین به بالا مورد تاکید است. از اشتباهات احتمالی جلوگیری کند. برآورد از پایین به بالا به مدیران کمک می کند که با توجه به میزان سودی که یک پروژه دارد برای آن پروژه سرمایه گذاری کنند.
3- مدیریت ریسک
برآورد از پایین به بالا می تواند به مدیریت ریسک پروژه نیز کمک زیادی بکند. با توجه به آن آن که بسته به نوع پروژه، نوع ریسک نیز متفاوت است. می تواند تمهیدات لازم برای مدیریت ریسک پروژه را با مدیریت هزینه و منابع فراهم کند. تا اگر احیانا ریسک پیش بینی ناپذیری در حین انجام پروژه پیش آمد، با استفاده از منابع موجود بتوان به برنامه ریزی ریسک های موجود در پروژه پرداخت.
در برآورد پایین به بالا باید چه کارهایی باید انجام داد؟
1- فهرست کردن کارهای مرتبط با پروژه
اولین کار در برآورد از پایین به بالا، فهرست کردن کارهای مرتبط با پروژه است. این کار به مدیران پروژه کمک خواهد کرد که میزان هزینه و منابع مورد نیاز برای انجام پروژه را تخمین بزنیم.
2-مرحله بعدی در برآورد از پایین به بالا، تعیین منابع دقیق و برنامه زمانبندی پروژه است
در این مرحله باید منابع دقیق مورد نیاز و برنامه زمانبندی پروژه را مشخص کنید. زیرا مشخص کردن و برآورد میزان هزینه و منابع دقیق و تعیین یک چارچوب زمانی برای انجام پروژه بسیار حیاتی است. برای انجام این کار بسته به نوع پروژه ای که در دست دارید می توانید از نرم افزار مدیریت پروژه و یا نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی، داشبورد مدیریت پروژه و … استفاده کنید.
3- مرحله بعدی برآورد از پایین به بالا، تقسیم وظایف است
در این مرحله و پس از تعیین منابع مالی و انسانی مورد نیاز برای انجام پروژ، حالا نوبت به تقسیم وظایف میرسد. در این مرحله با توجه به تخصص افرادی که برای انجام پروژه نیاز دارید. باید وظایف را به طور دقیق و متناسب با مهارت و تخصص افراد تیم پروژه بین آن ها تقسیم کرد.
حالا نوبت اجرای پروژه است…
پس از طی همه این مراحل، حالا نوبت اجرای پروژه فرا میرسد. شما اکنون می دانید که برای هر بخش از پروژه نیاز به چه میزان منابع مالی و انسانی دارید، میدانید بازه زمانی دقیق اتمام پروژه دقیقا چه زمانی است و در صورت وقوع ریسک های پیش بینی ناپذیر در مراحل اجرای پروژه، می دانید که باید چه کاری انجام دهید؛ یک تیم پروژه متخصص و کاربلد در اختیار دارید و حالا نوبت اجرای عملی پروژه فرا رسیده است.
سخن آخر…
در این مقاله شما با مزایا و کاربردهای برآورد از پایین به بالا آشنا شدید و دریافتید که استفاده از این تکنیک چقدر می تواند برای پیشبرد پروژه لازم و حیاتی باشد. برآورد از پایین به بالا می تواند به شما در تعیین دقیق میزان منابع مالی و انسانی مورد نیاز و همچنین بازه زمانی لازم برای انجام پروژه کمک کند تا با موفقیت بتوانید پروژه خود را به سرانجام برسانید.
