همان طور که در مقالات سری قبل آشنا شدید، می دانید که هیچ کاری از جمله اجرای پروژه و یا کسب و کار بدون برنامه ریزی پیش نمی رود. در این مقاله با مراحل برنامه ریزی پروژه و سایر مطالب مرتبط آشنا خواهید شد.
فهرست مطالب
چرا باید قبل از انجام پروژه خود برنامه ریزی داشته باشیم؟
برنامه ریزی، بخش مهم هر پروژه است. شما قبل از اجرای پروژه باید برنامه ریزی پروژه انجام دهید تا بتوانید کنترل پروژه خود را به خوبی پیش ببرید. به کمک برنامه ریزی پروژه شما به راحتی خواهید توانست مراحل مختلف پروژه خود را برحسب اهمیتی که دارد اولویت بندی کنید. برنامه زمانبندی دقیق برای آن تعیین کنید تا دچار اتلاف زمان پروژه نشوید، با توجه به محدوده پروژه، مدیریت هزینه بهتری داشته باشید. ساختار شکست کار(WBS) داشته باشید،چ. به طور دقیق بدانید که برای پیشبرد پروژه خود نیاز به چه نوع تخصص هایی در تیم مدیریت پروژه خود دارید و در نهایت به طور دقیق میزان اقلام قابل تحویل پروژه را مشخص خواهد کرد.
ابزارهای برنامه ریزی پروژه
- استفاده از بیزینس پلن
- استفاده از داشبورد مدیریت پروژه
- سیستم اطلاعات مدیریت پروژه
- نرم افزار مدیریت پروژه
- نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی( مخصوص پروژه های عمرانی)
- منشور پروژه
- مستندات پروژه که در طول چرخه حیات پروژه ایجاد میشود، می تواند به برنامه ریزی بهتر و دقیق تر پروژه کمک شایانی بکند
- و…
مراحل برنامه ریزی پروژه
برنامه ریزی پروژه به صورت صحیح نیازمند طی یکسری مراحل است؛ این مراحل عبارتند از:
1- برنامه ریزی، متناسب با اندازه پروژه
به هر میزان که اندازه پروژه ما بزرگتر و پیچیده تر باشد، نیاز به برنامه ریزی بیشتر و دقیق تر دارد و هر چه اندازه پروژه مان کوچک تر باشد، نیاز به برنامه ریزی کم تری دارد. میزان برنامه ریزی ما برای انجام پروژه باید متناسب باشد؛ نه کم و نه زیاد؛ زیرا انجام برنامه ریزی کم به این معنی است که اهداف مهم پروژه مورد توجه قرار نمی گیرند و در نتیجه بسیاری از ابعاد پروژه مورد توجه قرار نمی گیرد.
2-برنامه ریزی با توجه به منابع موجود
در هنگام برنامه ریزی پروژه باید به میزان منابعی که در اختیار داریم، توجه داشته باشیم؛ عدم توجه به این موضوع می تواند منجر به عقب افتادن و یا شکست پروژه کاری شود.
3- ذینفعان پروژه را در نظر داشته باشیم
در حین برنامه ریزی پروژه لازم است تا ذینفعان پروژه و اسپانسرهای پروژه را نیز در نظر داشته و منافع آن ها در این پروژه تامین شود.
4- شناسایی ریسک های موجود در پروژه
در برنامه ریزی پروژه، ریسک های موجود در پروژه را شناسایی کنید تا به راحتی بتوانید در مواقع لزوم با ریسک های به وجود آمده در پروژه بهترین مواجه را داشته باشید و مدیریت ریسک بهتری انجام دهید.
5- تخمین هزینه پروژه
قبل از اجرای پروژه و در مرحله برنامه ریزی پروژه لازم است تا میزان هزینه ای را که برای تامین منابع مالی، منابع انسانی، تجهیزات و… لازم است را فهرست بندی کنید تا به طور دقیق بدانید که برای اجرای عملی پروژه به چه میزان بودجه نیازمند هستید.
6- جمع آوری تیم پروژه
طبق تخصص های مورد نیاز برای انجام برنامه ریزی های انجام شده در پروژه، اعضای تیم خود را جمع آوری کنید؛ افراد تیم شما باید دارای روحیه کار جمعی ، ایده و خلاقیت، مهارت حل مسئله و تخصص کافی باشد تا شما بتوانید مراحل انجام پروژه را با موفقیت طی کرده و به سرعت به فاز پایانی پروژه دست یابید.
7- تقسیم بندی مراحل پروژه
برنامه ریزی پروژه به مدیر پروژه کمک خواهد کرد تا با تقسیم بندی مراحل پروژه، برای هر قسمت بتواند برنامه ریزی دقیق تر و محاسباتی تری را داشته باشد و در مرحله از انجام پروژه بداند که دقیقا باید چه کارهایی انجام شود.
8- گزارش عملکرد پروژه برای برنامه ریزی پروژه به شکل صحیح، لازم و حیاتی است
لازم است تا پیشرفت پروژه را مرحله به مرحله به کار فرمای خود گزارش کنید و گزارش عملکرد پروژه داشته باشید. زیرا به شما کمک خواهد تا برای انجام سایر مراحل پروژه و با توجه به سطح و مرحله اجرای پروژه، برنامه ریزی صحیح و دقیق تری را داشته باشید.
سخن آخر
در این مقاله به صورت مختصری با مراحل انجام برنامه ریزی پروژه و فواید داشتن برنامه ریزی پروژه آشنا شدید. این برنامه ریزی به شما مدیران پروژه کمک خواهد کرد تا مدیریت زمان بهتری داشته باشید، با یک برنامه زمانبندی دقیق پیش بروید. حتی زمان انجام پروژه خود را کوتاه تر کنید. ریسک های موجود در پروژه را بهتر مدیریت کنید. یک ساختار شکست کار (WBS) داشته باشید.
