يکي از امکانات ارائه شده در نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان قابليت تعريف ساختار شکست کار و مجموعه فعاليتهاي کار پروژه به صورت سلسله مراتبي و انجام برنامه ريزي و زمان بندي بر روي فعاليت ها مي باشد در نتيجه کاربر مي تواند به ازاي هر پروژه در ابتدا فاز هاي اصلي را تعريف کنيد و در ادامه نسبت به تعريف زير فازها و به همين صورت تا آخرين سطر فعاليتهاي پروژه اقدام نمايد به ازاي هر فعاليت مشخصاتي مانند حجم کار، مدت فعاليت، تاريخ هاي شروع و پايان و… قابل ثبت مي باشد.
باشد در نتيجه با ثبت اين موارد روي فعاليت ها اطلاعات مربوط به خلاصه فعاليت ها (شامل تسک ها) و کل پروژه مانند مدت زمان اجراي پروژه، حجم کار پروژه، تاريخ شروع و پايان و بودجه پروژه و… بر اساس ريز اطلاعات ثبت شده تک تک فعاليت ها در آخرين سطر به صورت اتوماتيک محاسبه مي گردد،همچنين با استفاده از تعريف روابط پيش نيازي بين فعاليت ها پروژه مي توان از قابليت هاي سيستم مديريت پروژه مپسان جهت زمان بندي اتوماتيک و محاسبه تاريخ شروع و پايان فعاليت ها طبق برنامه استفاده نمود همچنين در اين سيستم امکان تعريف منابع مورد نياز و بودجه فعاليت ها و ثبت بيس لاين (خط مبنا)بر روي فعاليت هاي پروژه درنظر گرفته شده است و با استفاده از قابليت بارگذاري مدارک نيز کاربر مي تواند با استفاده از نسخه وب اندرويد يا ios نسبت به بارگذاري تصاوير و مستندات بر روي هر يک از فعاليت هاي پروژه اقدام نمايد.
ثبت مقادير مدت زمان (duration) و حجم کار (work) بر روي فعاليت ها
بر روي هر يک از فعاليتهاي پروژه اطلاعاتي متنوعي قابل ثبت مي باشد يکي از اين فيلد هاي قابل ثبت بر روي هر فعاليت مدت زمان مورد نياز جهت انجام فعاليت يا duration آن مي باشد،پارامتر ديگر قابل ثبت بر روي فعاليت ها ميزان کار مورد نياز يا work فعاليت مي باشد،در حال حاضر مقدار اين دو پارامتر بر اساس واحد روز (? ساعت کاري) تعيين شده و در صورت نياز به ثبت مقادير کمتر از اين بايد از مقادير اعشاري استفاده نمود همچنين امکان تعريف فعاليتهاي مايلستون از طريق ايجاد فعاليت ها با مدت ? وجود دارد جهت سادگي استفاده، در صورت عدم مقدار دهي به هر يک از اين دو پارامتر مقدار پارامتر ديگر به آن نسبت داده مي شود کاربرد اصلي ثبت ميزان کار براي فعاليت ها در محاسبه درصد پيشرفت فيزيکي پروژه مي باشد بدين صورت که درصد پيشرفت فيزيکي کل پروژه يا هر يک از خلاصه فعاليت ها (summery task) بر اساس حاصل جمع و ميانگين وزني درصد پيشرفت فعاليتهاي زير مجموعه با استفاده از پارامتر ميزان کار به عنوان ضريب وزني محاسبه مي گردد همچنين در محاسبات مربوط به زمانبندي اتوماتيک پروژه (project real schedule) در صورت مواجه شدن يک فعاليت با تاخير مقدار مدت فعاليت(duration) افزايش يافته ولي ميزان کار مورد نياز جهت انجام فعاليت (که در محاسبه پيشرفت فيزيکي مورد استفاده قرار مي گيرد) تغيير نمي کند. علاوه بر فيلد ميزان کار که در محاسبه درصد پيشرفت فيزيکي خلاصه فعاليت ها و پروژه موثر است در سيستم مديريت پروژه مپسان اين امکان نيز ديده شده تا کاربر بتواند حجم کار هر فعاليت (مثلاً متراژ انجام کار) را نيز تعيين نمايند در نتيجه در هنگام ارسال اطلاعات پيشرفت فعاليت کاربر مي تواند به جاي درصد پيشرفت فعاليت حجم کار انجام شده از کل را ثبت و جهت تعريف براي مدير پروژه ارسال نمايد.
تعيين محدوديت هاي زماني بر روي فعاليت
يکي از مسائل تاثيرگذار برروي محاسبات زمانبندي پروژه محدوديت هايي (constraint) از نوع زماني است که ممکن است برروي فعاليتهاي پروژه اعمال شده باشد در اين نوع محدوديت ها معمولاً تاريخ مشخصي براي محدوديت تعيين شده و مشخص مي گردد(مثلا فعاليت مورد نظر پيش از اين تاريخ خاتمه يافته يا پس از اين تاريخ شروع شود.) در نتيجه سيستم بايد در هنگام انجام محاسبات زمانبندي پروژه اين محدوديت را در نظر گرفته و زمان بندي فعاليتها را به صورتي برنامه ريزي نمايد که محدوديت تعيين شده بر روي اين فعاليت صدق نمايند.
تعيين متصديان انجام فعاليت
در هنگام استفاده از نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان اين امکان براي کاربران وجود دارد تا فعاليت هاي واگذار شده به خود را از طريق کارتابل وظايف پروژه مشاهده نموده و نسبت به ثبت درصد، توضيحات يا ساير اطلاعات مرتبط با پيشرفت فعاليت براي مدير پروژه اقدام نمايند لذا اين امکان در هنگام تعريف ثبت اطلاعات فعاليت هاي پروژه براي مدير پروژه وجود دارد تا نسبت به انتخاب متصديان انجام فعاليتهاي پروژه که اين فعاليت بايد کارتابل آنها نمايش داده شود که اقدام نمايد در اين سيستم اين قابليت ديده شده تا در هنگام انتخاب متصديان يک فعاليت چندين نفر را به يک فعاليت منتسب نمود تا اين فعاليت در کارتابل تمامي اين افراد نمايش داده شده و امکان ثبت پيشرفت براي تمام اين افراد وجود داشته باشد البته در چنين مواردي بايد در نظر گرفت که آخرين درصد پيشرفت ثبت شده توسط هر يک از اين کاربران که توسط مدير سيستم تاييد شده است به عنوان درصد پيشرفت فعاليت در نظر گرفته مي شود که در نتيجه اين موضوع نيازي به ثبت درصد پيشرفت رفت يا اعلام خاتمه فعاليت از جانب تمامي متصديان يک فعاليت وجود ندارد و با اعلام خاتمه فعاليت توسط هر يک از اين افراد (و تاييد توسط مدير پروژه) درصد پيشرفت ??? درصد براي اين فعاليت توسط سيستم ثبت خواهد گرديد.
مدت يا deadline انجام فعاليت
با توجه به اينکه در برخي موارد نياز است تا يک فعاليت تا قبل از زمان مشخصي به پايان رسيده و نتيجه فعاليت مورد استفاده قرار گيرد اين امکان در سيستم ديده شده تا کاربر بتواند مهلت يا deadline انجام فعاليت را مشخص نمايد در نتيجه مهلت تعيين شده براي فعاليت ها در کارتابل وظايف پروژه افراد قابل مشاهده بوده و در صورت گذشتن و سر رسيدن مهلت انجام فعاليت تاريخ مربوطه به صورت قرمز رنگ از ساير فعاليت ها متمايز خواهد گرديد همچنين امکان گزارش گيري با تعيين مهلت خاتمه فعاليت از طريق کارتابل وظايف مديران پروژه قابل استفاده مي باشد در نتيجه مديران پروژه مي توانند از طريق کارتابل وظايف با تعيين متصديان مورد نظر و انتخاب تاريخ مهلت از فعاليتهايي که بايد توسط اين افراد تا مهلت مورد نظر خاتمه پيدا کرده باشند گزارش گيري نمايد.
اولويت انجام فعاليت
يکي از قابليت هايي که در موارد بسياري مورد نياز کارشناسان و مديران پروژه مي باشد امکان تعيين اولويت در مورد فعاليت هاي پروژه است،بدين ترتيب مدير پروژه مي تواند از طريق کارتابل وظايف پروژه افراد مورد نظر را انتخاب نموده و نسبت به تعيين اولويت بر روي فعاليت هاي اين افراد اقدام نمايد در حال حاضر روش تعيين اولويت به اين صورت هست که بر روي هر فعاليت مي توان اولويتي بين ? تا ? براي اين فعاليت تعيين نمود جهت متمايز شدن فعاليتهاي پر اولويت در کارتابل افراد،اولويت اين فعاليت ها با رنگ قرمز است ساير موارد مندرج در کارتابل شخصي متمايز مي گردد، همچنين مدير يا کارشناس پروژه يا هر يک از کاربران مي توانند نسبت به فيلتر نمودن فعاليت ها در کارتابل وظايف پروژه بر اساس اولويتهاي موردنظر گزارش گيري نمايند.
روابط پيش نيازي بين فعاليت ها
يکي از امکانات ارائه شده در نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان جهت انجام برنامه ريزي بر روي فعاليتهاي پروژه امکان تعريف فعاليت هاي پيش نيازي بين اين فعاليت ها مي باشد در نتيجه با تعريف روابط پيش نيازي بين فعاليت ها،زمانبندي اين پروژه بر اين اساس انجام شده و تاريخ شروع محاسبه شده براي هر فعاليت بر اساس پيش نياز هاي آن در نظر گرفته مي شود.
بارگذاري مدارک بر روي فعاليت هاي پروژه
در هنگام استفاده از فرمهاي مختلف برنامه در نرم افزار پيمانکاري مپسان اين امکان براي کاربر فراهم مي باشد تا در فرم هاي مختلف نسبت به بارگذاري تصاوير و مستندات و فايلهاي مورد نظر اقدام نماييد به همين صورت در هنگام تعريف و ثبت اطلاعات فعاليت هاي پروژه در قسمت برنامه ريزي و ثبت اطلاعات فعاليت هاي پروژه کاربر مي تواند تصاوير و مستندات مورد نظر خود را به هر يک از فعاليت ها ضميمه نمايد همچنين در هنگام استفاده از کارتابل وظايف پروژه نيز اين امکان براي کاربر فراهم است و تصاوير و مدارک مورد نظر خود را از طريق نسخه وب،اندرويد و ios به فعاليت مورد نظر ضميمه نمايد.
مشاهده گانت چارت پروژه
يکي ديگر از امکانات ارائه شده در سيستم مديريت پروژه مپسان امکان مشاهده زمانبندي پروژه با استفاده از نمودار گانت چارت مي باشد،نمودار گانت چارت با توجه به ارائه اطلاعات شروع و پايان فعاليتها و فازهاي پروژه به صورت تصويري مي تواند تصوير ذهني مناسبي از وضعيت پيشرفت پروژه در روزها و ماه هاي پيش رو براي مديران پروژه و يا مديران سازمان ايجاد نمايند.
تعيين منابع مورد نياز فعاليت هاي پروژه
يکي از امکانات ارائه شده در نرم افزار پيمانکاري آنلاين مپسا جهت برنامه ريزي فعاليتهاي پروژه، امکان ثبت برآورد مقادير منابع موردنيازجهت انجام هر فعاليت مي باشد انواع منابع مورد نياز جهت استفاده بر روي فعاليت ها مي تواند از نوع کالا و مصالح مورد نياز، عمليات اجرايي، تجهيزات و ماشين آلات مورد نياز و بالاخره نيروي انساني لازم جهت انجام فعاليت باشد در مورد آيتم هاي مانند کالاها يا عمليات اجرايي مورد نياز جهت انجام فعاليت کاربر مي‌تواند علاوه بر تعداد يا مقدار اجرا نسبت به تعيين ابعاد مورد نظر (شامل طول، عرض، ارتفاع و…) بر روي سيستم جهت ثبت اطلاعات اقدام نمايد. بدين ترتيب با ثبت اين اطلاعات مي توان به گزارشي زمانبندي شده از کالاها، مصالح و عمليات اجراي مورد نياز جهت انجام پروژه به صورت زمانبندي شده دست يافت در هنگام ثبت برآورد منابع مورد نياز تعيين قيمت کالاها و خدمات مي تواند بر اساس قيمت استاندارد سيستم و يا به صورت مستقيم در هنگام ثبت اطلاعات قيمت در هنگام ثبت برآورد انجام گردد.
ثبت بيس لاين يا خط مبنا بر روي فعاليت هاي پروژه
با توجه به تغييراتي که معمولاً با گذشت زمان در زمانبندي پروژه رخ مي دهد يکي از امکانات مورد نياز کارشناس پروژه ها امکان ثبت بيس لاين (base line) يا خط مبنا بر روي زمانبندي و اطلاعات ثبت شده روي پروژه مي باشد بدين ترتيب با گرفتن بيس لاين توسط کاربر سيستم تصويري از اطلاعات ثبت شده بر روي پروژه (مانند تاريخ شروع و پايان فعاليت ها، مقدار زمان و کار مورد نياز براي هر فعاليت، بودجه مورد نياز و…) از اطلاعات پروژه در مقطع زماني کنوني اخذ کرده و به صورت جداگانه از اطلاعات پروژه جهت استفاده در آينده ذخيره سازي مي نمايد.در نتيجه در آينده اين امکان براي کارشناس پروژه وجود دارد تا موارد مانند تاريخ شروع و پايان واقعي فعاليت و مقدار کار مدت زمان يا بودجه مورد نياز جهت انجام آن را با مقدار برنامه ريزي شده اوليه مقايسه نماييد در حال حاضر امکان ذخيره ?? مورد بيس لاين از روي اطلاعات برنامه ريزي پروژه در نرم افزار پيمانکاري آنلاين مپسان درنظر گرفته شده است.