مدیریت تدارکات در مدیریت پروژه چیست؟

یکی از بخش از مهم در مدیریت هر پروژه ای، مدیریت تدارکات است؛ بدون مدیریت تدارکات به شکل صحیح نباید انتظار داشت که روند اجرای پروژه به خوبی پیش برود تا به فاز پایانی پروژه شویم. در این مقاله نیز می خواهیم به این بخش مهم از مدیریت پروژه بپردازیم و شما را با جزییات و مطالب مرتبط با آن بیشتر آشنا کنیم.

مدیریت تدارکات در مدیریت پروژه

در هر پروژه ای که شما مد نظرتان باشد، چه پروژه های کوچک و چه پروژه های بزرگ، به مدیریت تدارکات نیاز دارند.

تدارکات در یک پروژه به این معنی است که یک پروژه برای رسیدن به هدف خود ، به یکسری امکانات نیاز دارد و مدیریت نحوه استفاده از این امکانات به منظور رسیدن به اهداف پروژه نیز  مدیریت تدارکات نام دارد.

منبع تامین تدارکات پروژه

تدارکات مورد نیاز  یک پروژه را می توان از طریق خرید، اجاره و یا انعقاد قرارداد با سایر سازمان ها به منظور تامین تدارکات مورد نیاز پروژه، دریافت مناقصه و… به دست آورد و همه این موارد، نیاز به مدیریت دارند.

تیم مدیریت تدارکات پروژه برای تامین تدارکات مورد نیاز پروژه، پیشنهادات و مناقصه هایی را از طرف فروشندگان دریافت می کنند و پس از بررسی بر اساس معیارهای مورد نظر برای تامین تدارکات پروژه، بهترین پیشنهاد را قبول میکنند.

وظایف مدیریت تدارکات پروژه

• دریافت پیشنهاد
• انتخاب پیمانکار
• عقد قرارداد نهایی

بنابراین به منظور مدیریت بهتر و کارآمدتر روند اجرای پروژه، کنترل پروژه، رسیدگی و اصلاح تدارکات مورد نیاز پروژه بر عهده مدیر تدارکات پروژه است.

فرایند مدیریت تدارکات

1- برنامه ریزی

تدارکات پروژه نیز مانند سایر بخش های پروژه نیاز به برنامه ریزی دارد. به منظور تامین تدارکات پروژه باید یک برنامه ریزی صحیح انجام داد؛ یعنی تمام تدارکات مورد نیاز پروژه را یادداشت کنیم و سپس برای تامین آن ها یک برنامه ریزی مناسب انجام دهیم. تصمیماتی که در این مرحله گرفته میشوند میتواند بر روی بخش مالی پروژه تاثیرات زیادی داشته باشد.

در این مرحله و پس از تصمیم گیری در مورد تدارکات مورد نیاز پروژه، چهارچوب کاری و معیارهای مورد نظر براساس تدارکات مورد نیاز  و اهداف پروژه مشخص میشود.

در این مرحله همچنین شرح کار پیمانکاران نیز مشخص میگردد.

2- گزینش

در این مرحله از مدیریت تدارکات پروژه باید از میان پیمانکاران و فروشندگان پیشنهادی بهترین فروشنده و یا پیمانکار به منظور تامین تدارکات مورد نیاز پروژه انتخاب شود.

به این منظور باید انواع پیشنهادات و مزایا و معایب هر یکی از پیشنهادات را در نظر گرفت و سپس بهترین آن را انتخاب کرد.

در این مرحله معمولا تیم تدارکات به همراه فروشندگان و پیمانکاران جلسات و کنفرانس هایی را برگزار می کنند تا هم فروشندگان و پیمانکاران نسبت به کالای مورد نیاز برای پروژه درک بهتری پیدا کنند و هم تیم تدارکات پروژه، پیشنهاد دهندگان و پیشنهادات آن ها را با دقت بهتری آنالیز  و بررسی کنند.

به منظور انتخاب بهترین فروشنده و پیمانکار ، تیم مدیریت تدارکات پروژه در این مرحله لیستی از معیارهاو ملاک های مدنظر برای انتخاب را آماده میکنند و سپس بر اساس این لیست، انواع پیشنهادات ارائه شده از سوی فروشندگان و یا پیمانکاران را بررسی می کنند و پیشنهادی را با اهداف پروژه منطبق تر است انتخاب میکنند.

سپس قرارداد نهایی امضا میشود.

3- کنترل

بعد از تامین تدارکات، به منظور کنترل بهتر تدارکات و منابع پروژه، بر اساس اطلاعات موجود در مورد منابع مورد نیاز به منظور مدیریت بهتر تدارکات پروژه یک برنامه زمانبندی برای مشخص کردن زمان مناسب استفاده از هریک از تدارکات موجود ، مکان مناسب و همچنین چگونگی استفاده از  این تدارکات موجود تدوین میشود.

علاوه بر کنترل تدارکات مورد نیاز پروژه ، در این مرحله و منظور کنترل بهتر روند پیشبرد پروژه لازم است که مدیر پروژه بر روی عملکرد پیمانکاران نظارت داشته باشند تا احیانا بر روی مدیریت هزینه پروژه، برنامه ریزی پروژه، برنامه زمانبندی پروژه و… تاثیر منفی نگذارند.

در واقع، هرچه قدر هم که یک پیمانکار در کار خود حرفه ای باشد، باز هم باید کنترل های لازم از سمت مدیر پروژه انجام گیرد تا تدارکارت مورد نیاز پروژه به همان شکلی که توافق شده به انجام برسند.

4- خاتمه

در این مرحله از مدیریت تدارکات پروژه، دیگر کار شما به عنوان مدیر پروژه با پیمانکار و فروشنده تمام شده است. در این مرحله باید به سه نکته مهم توجه کرد:

• توجه به نقاط ضعف
• مستند کردن نقاط قوت به منظور بهره گیری از آن ها در پروژه های آتی
• جمع بندی پروژه به منظور ارائه گزارش نهایی به کارفرما

نکات مهم

قبل از عقد قرارداد نهایی برای تامین تدارکات و مایحتاج پروژه بهتر است به طور دقیق راجع به جزییات ضروری در رابطه با تدارکات مورد نیاز پروژه صحبت شود تا در انتهای کار مشکلی به وجود نیاید.

در صورت بروز اختلاف با فروشنده و یا پیمانکار  بر سر تامین تدارکات پروژه، بهتر است یکسری مذاکرات انجام گیرد تا اختلافات پیش آمد رفع و رجوع شود؛ زیرا ممکن است در پروژه های بعدی نیز برای تامین تدارکات مورد نیاز خود، نیاز به همکاری مجدد با آن ها باشد!

سخن نهایی

در این مقاله با مدیریت تدارکات پروژه، ضرورت و فرآیند آن آشنا شدید و دریافتید که مدیریت تدارکات پروژه نیز مانند سایر بخش ها در وهله اول خود نیاز به یک برنامه ریزی دقیق دارد تا در انتهای کار پروژه مشکلی ایجاد نشود.

همچنین به منظور تامین بهتر تدارکات مورد نیاز پروژه و مدیریت بهتر تدارکات موجود  از نظر بازه زمانی و مکانی مناسب برای استفاده، تخمین هزینه و… می توانید بسته به نوع پروژه ای که در دست اجرا دارید، از نرم افزار مدیریت پروژه و یا نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی استفاده کنید.