نرم افزار مدیریت پروژه برای بهبود ارتباطات تیمی، برای مدیر پروژه اهمیت ویژه ای دارد. بدون شک اداره کردن یک تیم تنها به استفاده از یک چک لیست که بر روی آن وظایف اعضا مشخص شده، محدود نمی شود و با توجه به تعداد افراد تیم باید فعالیت های هر فرد را به صورت جداگانه پیگیری و تمام اطلاعات مهم را در دسترس داشت.
چک کردن مداوم اعضا و به بروز نگه داشتن اطلاعات آن ها به صورت دستی کار سخت و گیج کننده ای است و در جهان امروز دیگر منسوخ شده و پاسخگوی مدیریت فعال امروزی نیست.
برای جلوگیری از این اتفاقات و دست یابی به اهداف تیمی و همچنین رساندن پروژه به نتیجه مطلوب، استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می تواند بسیار مفید باشد.
استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه چه مزایایی دارد؟
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی برخلاف ساختار ساده خود، باعث ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم می شود و در به موفقیت رسیدن پروژه نقش قابل توجهی را ایفا می کند.
یک نرم افزار مدیریت پروژه به شما در مشخص کردن زمان بندی اعضای تیم کمک کرده و به راحتی به شما امکان دسترسی به اطلاعات پروژه را می دهد و این تنها بخش کوچکی از مزایای استفاده از این نرم افزار فوق العاده است.
به منظور آشنایی شما با ویژگی های این نرم افزار ها در ادامه توضیح بیشتری خواهیم داد:
ارتباط و همکاری تیمی را بهبود می دهد
در صورت استفاده صحیح از قابلیت های نرم افزار در زمان تعیین شده و با بهترین نتیجه می توانید، پروژه را به اتمام برسانید و با آموزش صحیح اعضای به راحتی می توانند، با یک دیگر ارتباط سازنده ای برقرار کنند و مشارکت بیشتری با هم داشته باشند.
به تمام اطلاعات در یک بستر دسترسی دارید
با انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه شما می توانید، به تمام اطلاعات در یک بستر دسترسی داشته باشید و با مقایسه این اطلاعات در بازه های زمانی مختلف از پیشرفت کار مطلع شوید.
پروژه های ساختمانی توسط یک تیم حرفه ای اداره می شوند و برای ایجاد هماهنگی بیشتر بین اعضا و مشخص کردن مسئولیت آن استفاده از این نرم افزار ها ضروری است.
امنیت اطلاعات شما بیشتر می شود
نگهداری اطلاعات یکی از مهم ترین و حساس ترین بخش های یک پروژه است و تنها با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه می توان با خیال آسوده اطلاعات را در شرایط کاملا امن ذخیره کرد.
داشتن سازمان بزرگ یا کوچک به هیچ عنوان ملاک نیست و باید اطلاعات مهم به خوبی نگهداری و در صورت نیاز بتوان در کوتاه ترین زمان ممکن به آن دسترسی پیدا کرد.
برای تعریف وظایف جدید، اطلاعات کافی دارید
مدیران و یا مسئولین هر پروژه می توانند، پروژه را تعریف و وظایف اعضای گروه را مشخص نمایند و در اینجا نرم افزار مدیریت این امکان را فراهم می کند تا مدیر افرادی که زمان آزاد بیشتری را دارند، شناسایی و مسئولیت مدنظر را به آن واگذار کند.
زمان و هزینه ها را آسان تر مدیریت می کنید
یکی از ارکان موفقیت در پروژه بدون شک مدیریت زمان است و یک مدیر می تواند، به کمک نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی میزان زمان صرف شده را محاسبه و نتیجه مطلوب تری در اتمام کار بگیرد.
کارایی اعضای تیم را افزایش می دهد
داشتن تسلط کامل بر پروژه و اطلاع از وضعیت و مسئولیت کارکنان، بسیار کمک کننده است و مدیر درک بهتری از شرایط اعضای گروه دارد و سبب افزایش شانس موفقیت پروژه می شود.
کاربری آسان
برای محبوب شدن یک نرم افزار، اولین عامل راحتی استفاده از آن است و درک نرم افزار های مدیریت پروژه ممکن است برای برخی از افراد کار آسانی نباشد و بهتر است، نرم افزار های با کاربری ساده تر استفاده کنید.
پیگیری زمان فعالیت ها
با بهره گیری از نرم افزار های مدیریتی به راحتی می توان به زمان صرف شده در هر فعالیت رسید و مدیریت بهتری در زمان و نیروی انسانی داشت.
اشتراک گذاری اطلاعات و اسناد
در یک پروژه موفق نیاز است، که هر یک از اعضای تیم در سریع ترین زمان اطلاعات و داده های خود را در بستری مشخص و امن که تمام اعضای به آن دسترسی دارند، بارگذاری کنند.
با توجه با این موضوع مدیر و یا مسئول گروه در جریان تمامی اتفاقات و اسناد مهم قرار می گیرد و به راحتی می تواند، تصمیمات آگاهانه ای برای پروژه اتخاذ کند.
مدیریت بودجه
همان طور که می دانید بودجه، به معنای تمامی هزینه های مدنظر برای به اتمام رساندن یک پروژه مشخص است و برای مواردی چون: نیروی کار، هزینه منابع انسانی، خرید تجهیزات، بازاریابی و غیره اختصاص پیدا می کند.
در صورتیکه که مدیر در جریان هزینه ها مصرفی به خوبی قرار بگیرد و به خوبی قادر است، بودجه را مدیریت و از بروز مشکلات احتمالی مانند، کسری بودجه جلوگیری کند.
برنامه مدیریت پروژه کار مدیران را بسیار ساده کرده و از به وجود آمدن خطا های محاسباتی جلوگیری می کند و دیگر کمتر کسی در روش های قدیمی برای محاسبه هزینه ها استفاده می کند.
مدیریت دور کاری
امروزه استفاده از روش های دور کاری بسیار شایع است و با استقبال گسترده مدیران و کارکنان مواجه شده و نیازمند یک بستر امن است، که به راحتی اعضا بتوانند با هم مشارکت داشته باشند.
در نرم افزار مدیریت پروژه این بستر فراهم شده و کارکنان در هر زمان که بخواهند، می توانند به اطلاعات پروژه دسترسی پیدا کنند.
مدیریت منابع
برای گرفتن نتیجه مطلوب در پروژه باید منابع: مالی، انسانی، زمانی و غیره به بهترین صورت مدیریت کنید و بتوانید با استفاده از نرم افزار های مدیریت، اعضای تیم را با توجه مسئولیت خود راهنمایی و نقش آن ها را مشخص نمایید.
بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای بهبود ارتباطات تیمی
برای انتخاب بهترین نرم افزار مدیریت پروژه برای بهبود ارتباطات تیمی، باید به چند فاکتور مهم توجه کنید:
نیازهای تیم شما
- چه نوع پروژه هایی را مدیریت می کنید؟
- چند نفر در تیم شما هستند؟
- در چه مکانی کار می کنید (حضوری، از راه دور یا ترکیبی)؟
- چه سطحی از همکاری و اشتراک گذاری اطلاعات را نیاز دارید؟
ویژگی های نرم افزار
- مدیریت وظایف و وظایف: آیا می توانید وظایف را به اعضای تیم اختصاص دهید، مهلت تعیین کنید و پیشرفت را پیگیری کنید؟
- اشتراک گذاری فایل: آیا می توانید به طور ایمن فایل ها را با اعضای تیم و ذینفعان به اشتراک بگذارید؟
- ارتباطات: آیا می توانید در داخل پلتفرم نرم افزار پیام ارسال کنید، نظرات بگذارید و بحث کنید؟
- اعلان ها: آیا می توانید در مورد وظایف جدید، نظرات و رویدادها اعلان دریافت کنید؟
- گزارش دهی و تجزیه و تحلیل: آیا می توانید گزارش هایی را در مورد پیشرفت پروژه، عملکرد تیم و استفاده از نرم افزار ایجاد کنید؟
قیمت
چه نوع برنامه قیمتی برای شما مناسب است؟ (رایگان، اشتراک ماهانه، مجوز دائمی)
پشتیبانی
چه نوع پشتیبانی از نرم افزار ارائه می شود؟ (راهنمای آنلاین، آموزش، چت زنده، پشتیبانی تلفنی)
با انتخاب نرم افزار مدیریت پروژه مناسب، می توانید ارتباطات تیمی را بهبود بخشید، همکاری را افزایش دهید و بهره وری را افزایش دهید.
کلام پایانی
دیگر روش های سنتی و قدیمی منسوخ شده و جوابگوی کسب و کار های فعال امروزی نیست و از نرم افزار مدیریت پروژه برای بهبود ارتباطات تیمی استفاده می شود.
هر چه مدیر و کارکنان به روز تر باشد و احتمال موفقیت پروژه نیز بیشتر است و نرم افزار های در دنیای امروز حرف اول را می زنند.
ما در سایت مپسان همواره در تلاش ایم، تا شما را با مزایا استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی آشنا کنیم و در صورت داشتن هرگونه سوال می توانید، از طریق پل های ارتباطی مشخص شده با ما در تماس باشید.
