مديران پروژه غالباً مهندسان عمران با تخصص مديريت پروژه هستند. همان طور که مي دانيد براي اين که يک مدير پروژه موفق باشيد بايد مهارت هايي را بياموزيد. هم چنين مهارت هايي وجود دارند که يک مهندس عمران بايد به آن ها مجهز باشد. در مرحله اول بايد گفت شما بايد با تعاريف اوليه و هر يک از نقش ها و وظايف موجود در سازماني که کار ساخت و ساز را انجام مي دهد آشنا شويد. مديران پروژه، افرادي هستند که پروژه هاي منفرد را مديريت مي کنند. در صورتي که مديران برنامه تعداد زيادي از پروژه ها را مديريت مي کنند. مي توان گفت مديران برنامه مديران پروژه ها در سطوح بالاتر محسوب مي شوند. با اين حال تفاوت هايي در نقش ها و وظايف آن ها وجود دارد. در ادامه هر کدام از پروژه، برنامه، مديريت پروژه، مديريت برنامه را تعريف کرده و تفاوت هاي آن ها را معرفي مي کنيم.
تعريف پروژه
پروژه را مي توان به عنوان مجموعه اي از فعاليت هايي که براي رسيدن به يک هدف واحد انجام مي شود تعريف کرد. پروژه ها موقتي هستند و شروع و پايان مشخصي دارند. پروژه ها منحصر به فرد هستند و اين به معناي اين است که يک پروژه مانند فعاليت هاي کسب و کار روزانه نيست. يک پروژه خروجي هاي منحصر به فرد خود را دارد. معمولاً در يک پروژه افراد گوناگوني از قسمت هاي مختلف يک سازمان درگير هستند.
اجزاي مختلف پروژه عبارتند از:
- شروع و پايان مشخص
- برنامه مشخص
- تحويل هاي مشخص
- منابع و بودجه مشخص
- فعاليت هاي متوالي
تعريف مديريت پروژه
سازمان جهاني مديريت پروژه (PMI) پروژه را استفاده از معلومات، مهارت ها، ابزار و تکنيک ها براي برآورده کردن نيازهاي پروژه تعريف مي کند. يک مدير پروژه مسئوليت موفقيت پروژه را بر عهده دارد. او هم چنين مسئوليت هدايت تيم پروژه را بر عهده دارد. هم چنين نتايج کارهاي آن ها به مدير پروژه مربوط مي شود.
تعريف برنامه
يک برنامه مجموعه اي از پروژه هاي مرتبط است که عملکرد و هم چنين تحويل مشترک دارند. زماني که تمام اين پروژه ها پايان مي يابند تمام تحويل هاي پروژه با هم محصول نهايي را شکل مي دهند.
اجزاي مختلف برنامه عبارتند از:
- يک محصول يا تحويل نهايي
- توليد ارزش براي دستيابي به اهداف سازمان
- مديريت تغييرات
- مديريت سوددهي
تعريف مديريت برنامه
سازمان مديريت پروژه آمريکا (PMI) مديريت برنامه را به عنوان گروهي از پروژه هاي مرتبط تعريف مي کند که به صورت هماهنگ براي دستيابي به مزاياي مشترکي مديريت مي شوند و کنترل آن ها به صورت جداگانه امکان پذير نيست. برنامه ها خارج از محدوده مجزاي پروژه ها ممکن است شامل عناصر مشترک آن ها باشد.
تفاوت هاي «مديريت پروژه» و «مديريت برنامه»
1- پروژه ها «موقتي» هستند، در صورتي که برنامه ها «ادامه دار» هستند.
همان طور که گفته شد پروژه ها شروع و پايان موقتي دارند. برنامه پروژه شامل برنامه زمانبندي هر مرحله از پروژه و هم چنين تاريخ انتهاي پروژه مي شود. در يک پروژه به دلايل بسيار زيادي ممکن است تأخيرات اتفاق بيفتند. زماني که يک پروژه به هدف خود مي رسد پروژه پايان مي يابد.
در مقابل، يک برنامه وابسته به اهداف استراتژيکي سازمان مي باشد. هدف از يک برنامه تحويل يک محصول با عملکردي در سطح بالا مي باشد. اين هدف نيز وابسته به تکميل مجموعه اي از پروژه هاست. بنابراين هرچند برنامه ها نيز مانند پروژه ها پايان مي يابند، اما مدت زمان طولاني تري از پروژه ها دارند. در اين جا به شما پيشنهاد مي کنيم براي زمانبندي پروژه ها از تکنيک هاي زمانبندي استفاده کنيد.
2- مديريت پروژه امري «فني» و مديريت برنامه يک کار «استراتژيکي» محسوب مي شود.
يک مدير پروژه تنها بر تحويل محصول نهايي پروژه تمرکز مي کند. اين نتيجه مي تواند بخشي از يک محصول و يا تمام آن و يا يک سرويس باشد. هدف يک مدير پروژه به اتمام رساندن پروژه و تحويل آن در زمان مقرر و با بودجه و منابع پيش بيني شده مي باشد. به جز تعداد کمي از مديران پروژه وظايف يک مدير پروژه تا حد زيادي تکنيکي است. بنابراين مدير پروژه يک نقش استراتژيکي بر عهده دارد. زيرا نقش وي شامل هدايت تيم و مذاکرات با افراد مي شود. هم چنين وي بايد در مورد تحولات در حال انجام پروژه هاي جاري به هيئت مديره پاسخگو باشد.
3- پروژه ها بر «زمان و بودجه» و برنامه ها بر «بازگشت ارزش و سرمايه» تمرکز دارند.
همان طور که مي دانيد هدف اوليه يک پروژه تکميل پروژه در زمان مقرر و با بودجه مقرر است. بنابراين مدير پروژه بايد براي تکميل پروژه به سختي تلاش کند و رضايت مشتريان داخلي را جلب کند. در نتيجه اين دغدغه که چگونه از تحويلات پروژه براي رسيدن به اهداف سازمان بايد استفاده شود و يا اين که پروژه چه ارزش هايي در چشم اندازهاي وسيع تر براي سازمان ايجاد خواهد کرد به مدير پروژه مربوط نمي شود.
در مقابل مدير برنامه بايد بر ارزش هايي که پروژه براي سازمان به ارمغان مي آورد تمرکز داشته باشد. يکي از مسئوليت هاي حياتي يک مدير پروژه بازگشت سرمايه مي باشد. آن ها بايد در مورد اختصاص بودجه به پروژه هاي مختلف با هيئت مديره مذاکره کنند و مسئوليت بازگشت سرمايه را بر عهده بگيرند. علاوه بر اين، بايد براي مشتريان خود ارزش آفريني انجام دهند. اهداف مديران برنامه به بودجه هاي بلندمدت سازمان گره خورده است. همين طور محدوده مديريت مالي يک مدير برنامه بسيار وسيع تر از مدير پروژه است.
4- در مديريت پروژه ها با «مديريت ريسک» و در مديريت برنامه ها با «مديريت تغيير» سروکار داريد.
هر کدام از پروژه ها به صورت جداگانه سطوح ريسک مرتبط با خود را دارند. ماهيت ذاتي پروژه ها اين است که براي به وجود آوردن چيزهاي جديد انجام مي شوند. بنابراين ماهيت آن ها ايجاب مي کند با ريسک هاي زيادي مواجه شوند. به تبع مديران پروژه بايد اين ريسک ها را پيش بيني کنند. به علاوه براي مقابله با آن ها بودجه هاي مناسبي اختصاص دهند.
در مقابل، برنامه ها بر مديريت تغييرات در سطح سازمان تمرکز مي کنند. ريسک هاي مرتبط با هريک از پروژه ها به مدير برنامه مربوط نمي شود. يک برنامه با پروژه هاي زيرمجموعه خود بايد در نهايت يک تغيير براي سازمان فراهم کند. اين مسئوليت به دليل هماهنگ کردن تمام عناصر از جمله عملکرد پروژه ها، افراد، عوامل خارجي، سازمان هاي دولتي و هيئت مديره پروسه بسيار پيچيده اي را تشکيل مي دهد. بنابراين يک مدير برنامه در مقابل يک مدير پروژه کار پيچيده و مشکل تري را انجام مي دهد.
در نتيجه بديهي است که بگوييم آرزوي هر مدير پروژه تبديل شدن به يک مدير برنامه است. در حالي که شباهت هاي زيادي در اين 2 نقش وجود دارد، درک تفاوت هاي آن ها يک امر ضروري است. در نهاي بايد گفت تفاوت کليدي اين دو مقوله در سلسله مراتب مديريتي، مفاهيم استراتژيکي و سطوح مالي تأثيرگذار بر پروژه مي باشد.
در مقاله هاي بعدي مي توانيد هم چنين در مورد تفاوت هاي پروژه و فرآيند را مطالعه کنيد. نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان يکي از ابزارهايي است که مي تواند شما را در مديريت تيم خود ياري کند. شما با استفاده از اين نرم افزار مي توانيد وظايف مربوط به پروژه هاي خود را تعريف کنيد تا هر کاربر وضعيت پيشرفت وظايف خود را ثبت کرده و از طريق کارتابل براي شما ارسال کند.
