پروژه ها لازمه طبيعي کسب و کارهايي مي باشند که خدمات، محصولات و دانش خود را رشد و توسعه مي دهند. پروژه ها مي توانند به کوچکي اضافه کردن يک اتاق به يک دفتر اداري، يا محدود به ديوارهاي يک شرکت باشند و يا به بزرگي ساخت يک محصول عظيم، با همکاري جهاني .اگر چه پروژه‌ها پيامد طبيعي هر کسب و کاري هستند ولي متاسفانه مديريت پروژه در کسب و کارها به کار گرفته نمي شود.
مديريت پروژه بيش از آن که به نتايج نهايي پروژه تمرکز داشته باشد، بر نحوه رسيدن به اين نتايج تاکيد دارد. همواره کسب و کار هاي پروژه محور مي توانند با استفاده از سيستم هاي مديريت پروژه به سادگي نحوه رسيدن به نتايج نهايي پروژه را رسد کنند و به بهترين شکل پروژه را مديريت کنند. در هنگام اجراي پروژه، موانع زيادي وجود دارند که بايد بر آنها غلبه نمود. گروه استنديش گزارش داده است که 31.1 درصد از پروژه ها بيش از آنکه به اتمام برسند لغو مي شوند و 52.7 درصد پروژه هاي پايان يافته هزينه معادل 189درصد هزينه اوليه برآورد شده خواهند داشت.
در سال 2002 سازمان حسابرسي ملي و سازمان بازرگاني (ايالات متحده آمريکا) موارد زير را در شکست پروژه ها موثر دانسته اند:
- نبود ارتباط شفاف بين پروژه و اولويت‌هاي استراتژيک سازمان پروژه
- شفاف نبودن سناريوهاي مديريتي و رويه‌هاي رهبري و مالکيت پروژه
- عدم مشارکت موثر ذينفعان پروژه
- نبود مهارت هاي لازم و رويکرد تاييد شده براي مديريت پروژه و مديريت ريسک آن
- ارزيابي پيشنهاد پروژه ها بر اساس قيمت اوليه به جاي ارزش افزوده درازمدت آنها
- عدم توجه کافي به مرحله تفکيک پروژه به گام هاي قابل مديريت
- منابع و مهارت‌هاي نامناسب براي محقق شدن اهداف پورتفوليوي پروژه
حتما بخوانيد : ارزيابي دقيق هزينه‌هاي پروژه چگونه مي تواند به مديريت هزينه کمک کند؟
هرچه پروژه بزرگ تر باشد، زمان و هزينه آن نيز بيشتر خواهد بود و امکان شکست آن نيز بيشتر مي باشد.به طور معمول پروژه‌هايي که بيش از 6 تا 12 ماه زمان نياز داشته باشند به تدريج از بودجه تعيين شده فراتر رفته و از رسيدن به هدف مورد انتظار باز مي مانند همچنين تهيه برنامه تفصيلي براي دوره زماني بيش از 6 ماه مشکل خواهد بود.
- پروژه هاي شکست خورده، معمولاً از کمبود نيروي محرکه و به پيش برنده بعد از5 تا 6 ماه رنج مي برند. عدم تعريف محدوده دقيق پروژه و يا تغييرات تدريجي محدوده پروژه نشانگر نامشخص بودن اهداف پروژه است.
- عدم مديريت تغييرات در محدوده پروژه.
- نبود تعهد اجرايي و دلبستگي ذينفعان به علت طولاني شدن زمان اجراي پروژه.
- ناتواني در ارتباط و کار تيمي.
- به کارگيري مهارت هاي نامناسب و يا کمبود مهارت هاي مناسب.
مشکل پروژه‌ها به چگونگي مديريت آنها در سازمان ها محدود نمي شود. پروژه هاي شکست خورده همچنان وجود خواهند داشت زيرا که انسان‌ها آنها را مديريت مي‌کنند.
واقعيت اين است که شرکت‌ها بدون رويکرد سيستماتيک براي مديريت پروژه بدون افراد لايق که مي‌توانند پروژه را به شايستگي مديريت نمايند، زمان و هزينه و احتمالاً سهم بازار خود را از دست مي دهند.
منبع
راهنماي پياده سازي سريع گستره دانش مديريت پروژه ترجمه دکتر سيامک حاجي يخچالي
