منشور پروژه، سندي است که به طور رسمي مجوز يک پروژه يا فاز را ساده ميکند.
منشور پروژه، علت وجودي پروژه را مشخص مي کند و يک مدير پروژه را منتصب مي نمايد و سطح اختيار او براي پروژه را تعريف مي کند. محتواي منشور، پروژه را در قالب عباراتي سطح بالا مانند موارد زير شرح مي دهد :
- مقصود پروژه
- توصيف سطح بالايي از پروژه
- مرزهاي پروژه
- تحويل شدني هاي کليدي
- الزامات سطح بالا
- ريسک کلي پروژه
- اهداف پروژه و معيارهاي موفقيت مربوطه
- زمان بندي مايلستون خلاصه
- منابع مالي از پيش تصويب شده
- ليست ذينفعان کليدي
- الزامات تصويب پروژه
- معيارهاي فسخ پروژه
- مدير پروژه منصوب شده، مسئوليت و سطح اختيار وي
- نام و اختيار حامي يا ديگر افراد مجاز براي منشور پروژه
اين سند براي يک بار تهيه مي‌شود و معمولاً تغيير نمي يابد مگر آنکه تغيير مهمي در محيط، محدوده، زمان‌بندي، منابع، بودجه يا ذينفعان رخ دهد.شما مي توانيد اين سند را در سيستم مديريت پروژه خود ثبت و بارگزاري کنيد تا در هر زمان به آن دسترسي داشته باشيد.حتما بخوانيد : با مديريت محدوده پروژه آشنا شويد.
اجزاي منشور پروژه :
- هدف پروژه : دليلي که اين پروژه به سبب آن انجام مي شود. ممکن است به مورد کسب و کار، برنامه استراتژيک سازمان، عوامل خارجي، توافقنامه قرار داد يا هر دليل ديگري براي اجراي پروژه اشاره کند.
- – شرح پروژه در سطح بالا : شرح پروژه در سطح خلاصه.
- – مرزهاي پروژه : محدوديت هاي موجود در محدوده پروژه. ممکن است شامل استثنائات محدوده و يا ساير محدوديت ها باشد
- – تحويل شدني هاي کليدي : تحويل شدني هاي محصول و پروژه در سطح بالا. اينها در بيانيه محدوده پروژه، بيشتر توضيح داده خواهد شد.
- – الزامات سطح بالا : شرايط يا قابليت هاي سطح بالايي که بايد براي برآورده ساختن هدف پروژه محقق شوند. ويژگي ها و توابع محصول را که بايد براي رفع نيازها و انتظارات ذينفعان ارائه گردند، توضيح مي دهد. اين موارد در مستندات الزامات، بيشتر توضيح داده خواهد شد.
- – ريسک کلي پروژه از : ارزيابي ريسک کلي پروژه است. ريسک کلي مي‌تواند شامل نوسانات سياسي،اجتماعي، اقتصادي و فني پايه، عدم قطعيت، پيچيدگي و ابهام باشد. اين به قرار گرفتن ذينفعان در معرض انحرافات در نتايج پروژه مربوط مي شود.
- – اهداف پروژه و معيارهاي موفقيت مربوطه : اهداف پروژه معمولاً براي حداقل محدوده، زمان‌بندي و هزينه تثبيت مي شوند. معيارهاي موفقيت، متريک ها يا سنجش هايي که براي سنجش موفقيت مورد استفاده قرار خواهند گرفت را شناسايي مي کند. ممکن است اهداف اضافي نيز وجود داشته باشند. برخي از سازمانها کيفيت، ايمني و اهداف رضايت ذينفعان را نيز شامل مي کنند.
- – زمان بندي مايلستون خلاصه : رويداد هاي مهم در پروژه. نمونه ها عبارتند از تکميل تحويل شدني هاي کليدي رويا تکميل يک فاز پروژه، يا پذيرش محصول.
- – منابع مالي از پيش مصوب : ميزان بودجه در دسترس براي پروژه. ممکن است شامل منابع مالي و محدوديت‌هاي سالانه بودجه باشد.
- – فهرست ذينفعان اصلي ليست اوليه و سطح بالا از افراد يا گروه هايي که بر موفقيت پروژه تاثير گذاشته اند و يا مي‌توانند تاثير بگذارند، و همچنين کساني که تحت تاثير موفقيت آن هستند. اين مورد مي‌تواند در تثبيت کننده ذينفعان بيشتر توضيح داده شود.
- – معيارهاي خروج پروژه : عملکرد، متريک ها، شرايط، و يا ساير سنجش هايي که براي نتيجه گيري پروژه بايد برقرار شوند.
- – مدير پروژه اختصاص يافته، مسئوليت و سطح اختيار : اختيار مدير پروژه نسبت به تامين کارکنان، مديريت بودجه و انحراف، تصميمات فني و حل تعارضات. نمونه هايي از اختيار کارکنان عبارتند از قدرت استخدام، بيرون‌کردن (اخراج)، نظم و انضباط، پذيرش يا عدم پذيرش کارکنان پروژه. مديريت بودجه به اختيار مدير پروژه براي تعهد، مديريت و کنترل منابع مالي پروژه اشاره مي کند. انحراف به سطح انحرافي اشاره دارد که نيازمند ارجاع است. تصميمات فني اختيار مدير پروژه را براي اتخاذ تصميمات فني در مورد تحويل شدني ها يا رويکرد پروژه توصيف مي کنند. حل تعارض، ميزان اي را تعيين مي کند که مدير پروژه مي تواند تعارضات موجود در تيم، درون سازمان و با ذينفعان خارجي را حل کند.
- – نام و اختيار حامي يا فرد ديگري که مجوز منشور پروژه را صادر مي کند : نام، جايگاه و اختيار شخصي که در خصوص اهداف پروژه بر مدير پروژه نظارت مي کند. انواع متداول اختيار عبارتند از توانايي تاييد تغييرات، تعيين حدود انحراف قابل قبول، حل تعارضات ميان پروژه‌اي، و پشتيباني است پروژه در سطح مديريت ارشد.
