مهارت مديريت بحران براي يک مدير پروژه يک مهارت حياتي تلقي مي شود. مي توان گفت اين مهارت يک مهارت کليدي براي مدير پروژه است که بتواند در شرايط بحراني پروژه را احيا کند. حتي مي توان از اين معيار براي ارزيابي عملکرد مديران پروژه نيز استفاده کرد. همان طور که در قسمت اول گفته شد، احياي پروژه شامل تحليل ابعاد کلي و جزئي پروژه مي شود.
همان طور که مي دانيد در بٌعد کلي مدير پروژه که نقش يک آتش نشان را بر عهده دارد، پس از سنجش محيط پروژه بايد با توجه به 10 سؤالي که گفته شد واکنش هاي لازم را نشان دهد. در اين مقاله مي خواهيم به ابعاد جزئي اين بحران بپردازيم. اين کار نيازمند بررسي هر کدام از محدوده هاي پروژه است و بايد با استفاده از ابزارها و تکنيک هاي کنترل کيفيت انجام شود. در ادامه به بررسي سه تکنيک تحليلي زير براي رفع بحران مي پردازيم:
- نمودار استخوان ماهي (نمودار علت و معلول)
- نمودار پارتو
- جدول ارزيابي تصميمات
1- نمودار استخوان ماهي
پس از ارزيابي محيط پروژه، شما به عنوان مدير پروژه بايد بر محدوده مشکلات تمرکز کنيد. اولين کار اين است که به تحليل ريشه مشکلات بپردازيد و ليستي از دلايلي که به نظر شما باعث ايجاد مشکلات شده اند تهيه کنيد. معروف ترين فرمت براي تهيه اين ليست نمودار استخوان ماهي است. به اين نمودار، نمودار اي شي کاوا يا نمودار علت و معلول نيز گفته مي شود. در اين نمودار بايد ليستي از دلايلي که براي تشخيص ريشه مشکلات کمک کننده هستند در دسته بندي هاي مخصوصي نوشته شوند. اين دسته بندي ها مي توانند انعطاف پذير باشند و توسط افرادي که مسئوليت تحليل مشکلات را بر عهده دارند تهيه شوند. اين دسته بندي ها مي توانند شامل افراد، دستگاه ها، مصالح و روش هاي مختلف اجرا باشند. گاهي اوقات مي توانيد روش مديريت را نيز در اين دسته بندي ها جاي دهيد. شکل زير يک نمودار استخوان ماهي را نشان مي دهد:
2- نمودار پارتو
پس از اين که تعداد دفعاتي که اين مشکلات اتفاق افتاده اند را با استفاده از تحليل هاي آماري تعيين کرديد، مي توانيد اين نمودار را ترسيم کنيد. اين نمودار بر اساس قانون پارتو ترسيم مي شود و به احترام کاشف آن جناب پاراتو که قانون 80:20 را نيز معرفي کرده است نام گذاري شده است. اين قانون بيان مي کند که 80 درصد از نتايجي که از انجام کاري مي گيريد تنها حاصل ازانجام 20 درصد آن است.) در شکل زير مي توانيد يک نمودار پارتو را مشاهده کنيد:
3- جدول ارزيابي تصميمات
پس از اين که دلايل اصلي بحران را تشخيص داديد، بايد براي انجام اصلاحات وارد عمل شويد. ابتدا بايد ليستي از اين اقدامات تهيه کنيد. اين اقدامات بايد به گونه اي باشند که مشکلات را به حداقل رسانده و پروژه را به مسير اصلي برگرداند. به منظور تکميل اقدامات اصلاحي مورد نظر، اقداماتي که براي اطمينان بيشتر مي توانيد انجام دهيد را در جدول ارزيابي تصميمات ليست کنيد. سپس به هرکدام از آن ها امتيازي اختصاص داده و در مقابل آن بنويسيد. بنابراين شما به هرکدام از تصميماتي که براي رفع بحران گرفته ايد يک امتياز اختصاص مي دهيد. يعني هرکدام از آن ها داراي وزن يا ارزش مخصوصي خواهند شد. امتياز کل مي تواند هم نتيجه جمع کردن تمام امتيازها و هم محصول هر امتياز جداگانه باشد. تعيين امتياز کل، کاملاً به تصميم اعضاي گروه بستگي خواهد داشت.
به طور خلاصه مي توان گفت تکنيک هاي آماري کنترل کيفيت به احياي پروژه هاي بحران زده کمک مي کند. هم چنين اين تکنيک ها به خصوص در تمرکز بر هريک از محدوده هاي پروژه کمک بزرگي مي کند. با آموزش ديدن و کاربرد اصولي اين 3 تکنيک، مدير پروژه مي تواند دلايل ايجاد بحران را ريشه يابي کرده و پروژه را به مسير اصلي برگرداند و موفقيت آن را تضمين کند.
نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان يکي از ابزارهايي است که مي تواند شما را در مديريت تيم خود ياري کند. شما با استفاده از اين نرم افزار مي توانيد وظايف مربوط به پروژه هاي خود را تعريف کنيد تا هر کاربر وضعيت پيشرفت وظايف خود را ثبت کرده و از طريق کارتابل براي شما ارسال کند.
