جهت تعریف گردش کار بر روی فرم های مختلفی مانند رسیدها و حواله های انبار، درخواست های خرید، فرم های متره اجرا و صورت وضعیت ها در نرم افزار مدیریت پروژه مپسان نیاز است تا پس از تعریف کلی گردش کار نسبت به تعریف مراحل گردش کار اقدام نموده و پس از این متصدیان هر یک از مراحل گردش کار را تعیین نمایید. در نتیجه با توجه به مراحل تعیین شده برای گردش کار، فرم های موردنظر بر اساس این مراحل در کارتابل این افراد گردش نموده و این افراد می توانند از طریق کارتابل نسخه وب و یا کارتابل نسخه موبایل نسبت به بررسی فعالیت های ارجاع شده به کارتابل خود و ارجاع، عودت یا واگذاری این فعالیت ها به سایرین اقدام نمایند.
