تفاوت پروژه و فرآيند در چيست؟

بسياري از افراد، پروژه و فرآيند را از يکديگر مجزا نمي ‌دانند و اغلب فکر مي کنند فرآيند يک پروژه در دست اقدام است. در حاليکه اين طور نيست! بنابراين قبل از شروع يک پروژه لازم است تفاوت ميان پروژه و فرآيند را بدانيد. با اين کار مشخص مي شود چه کسي و در چه زماني بايد پروژه را تحويل دهد. 

پروژه چيست ؟

راهنماي PMBOK پروژه را اين گونه شرح مي دهد:

« پروژه يک تلاش موقت براي ايجاد يک محصول، سرويس يا نتيجه منحصر به فرد است.»

 تعريف پروژه

در تعريف پروژه لازم است دو نکته زير را بدانيم :

1. موقتي است و شروع و پايان ‌تعريف ‌شده دارد.
2. منحصر به فرد است و تعهدي جديد در يک زمينه جديد محسوب مي شود.

 ويژگي هاي پروژه

1. رويه، محصول يا سرويسي است که قبلاً وجود نداشته و مي خواهد ارزش هاي جديدي ايجاد کند.
2. يک‌هدف براي دستيابي دارد و زماني يک پروژه را پايان يافته مي دانيم که به آن هدف برسيم.
3. به سيستم ها و ساز و کارهاي جديد نياز دارد.
4. عملکرد، هزينه و زمان آن نامعلوم است.
5. وقتي که براي بار اول مورد استفاده قرار مي گيرد، ريسک بالاتري دارد.

فرآيند چيست؟

عبارت است از انجام مداوم فعاليت هايي که منجر به توليد نتايج مي شود و ارائه سرويس هايي که به ماندگاري کسب و کار کمک مي‌کنند. فرآيند ها مراحل سازمان يافته اي دارند. طبيعتاً فرآيند‌ها دائمي هستند و شامل تمام نقش هاي يک کسب و کار عادي مي شوند.

حتما بخوانيد: نرم افزار مديريت پروژه

تعريف فرآيند

فرآيند‌ها، تکرار شونده و ادامه دار هستند. مي توان گفت هر فرآيند ورودي ها و خروجي‌هاي مشخصي دارد و به صورت يک چرخه مدوّن از عمليات اجرايي هستند.

ويژگيهاي فرآيند

1. به منظور ماندگاري کسب و کار مراحل، محصولات يا سرويس ها تکرار مي‌شوند.
2. داراي ‌اهداف چندگانه‌ هستند و اين اهداف دائماً وضع مي شوند.
3.  عملکرد، هزينه و زمان آن مشخص است.
4. از سيستم هايي که قبلاً ايجاد شده‌، استفاده مي شود.
5. در فرآيندها، در درجه اول وضع موجود حفظ مي شود و در مراحل بعد اقدامات براي پيشرفت کار انجام مي شود.
6.  طبيعتاً فرآيند ها چيزهاي جديدي ايجاد نمي کنند، اما براي نگهداري و پايداري سيستم ضروري هستند.
7. فرآيند ها براي پشتيباني روزانه کسب و کار، مورد استفاده قرار مي گيرند.

شباهت‌هاي پروژه و فرآيند

1. توسط نيروي انساني انجام مي‌شوند.
2. نياز به برنامه ريزي، کنترل و اجرا دارند.
3. محدوديت منابع دارند.

 مديريت پروژه ها و فرآيند ها در سازمان‌ها بر عهده کيست؟

 در سازمان‌ها پروژه ها توسط مديران پروژه مديريت مي شوند. اما فرآيند ها تنها به يک سيستم مديريتي نياز دارند تا گروه هاي مختلف بتوانند روي آن ها کار کنند.

 البته ‌گفتني‌ است، در شرکت هاي کوچک يا شرکت‌هايي که مجموعه‌‌ مديريت پروژه ندارند، ممکن است يک نفر هم مديريت پروژه و هم مديريت فرآيند را برعهده داشته باشد. اگر شما مسئوليت اين کار را بر عهده داريد، به کمک نرم افزارهاي مديريت پروژه مانند نرم افزار مديريت پروژه ساختمانی مي توانيد کار مديريت خود را بهتر انجام دهيد.

بیان تفاوت پروژه و فرآيند به ساده ترین شکل ممکن

برای بیان این موضوع که تفاوت پروژه و فرآيند چیست نیاز نیست که از جملات قصار وپاراگراف‌های طولانی استفاده کرد.با دانستن مشخصات و ویژگی های این دو موضوع ما می‌توانیم به ساده‌ترین شکل ممکن متوجه تفاوت پروژه و فرآيند شویم.

 تفاوت هاي عمده پروژه و فرآيند

1. فرآيند يک جريان مداوم است، اما پروژه يک تلاش موقت محسوب مي شود.
2.  فرآيند يک کار تکراري است، اما پروژه يک کار جديد است.
3.  فرآيند داراي خروجي تکرار شونده است، اما پروژه خروجي منحصر به فرد دارد.
4. در فرآيند وقتي به يک هدف مي ‌رسيم اهداف جديد برمي گزينيم، اما پروژه با رسيدن به هدف پايان مي پذيرد.

بررسی پروژه

در تعریف و بررسی پروژه میتوانیم بگوییم که پروژه یک کار یا برنامه موقتی است که شامل شروع و پایان می‌شود یعنی از یک نقطه شروع و در نقطه مشخص پایان می‌یابد. در واقع پروژه منحصر به فرد می‌باشد.پروژه را میتوان یک تعهد جدید در یک زمینه جدید دانست که هدف آن ایجاد و به وجود آوردن چیزی می باشد.

پروژه را می‌توان یک ابتکار موقت با یک زمان که شامل شروع و پایان نهایی است بدانیم. اگر بخواهیم یک تعریف کتابی از پروژه ارائه دهیم می‌توانیم بگوییم که پروژه یک تلاش و کوشش تیمی یا فردی به منظور ایجاد یک سرویس، محصول و یا نتیجه منحصر به فرد می‌باشد.

دارای ویژگی‌هایی زیادی است که  از مهمترین این ویژگی ها می‌توان به ایجاد ارزش‌های جدید به منظور دستیابی به یک هدف، نیازمند بودن به طراحی سیستم‌ها و سازوکارهای جدید، نیاز به پیش‌بینی دقیق عملکرد، نیاز به برآورد بودجه و یا در نظر گرفتن میزان هزینه و همچنین توجه به زمان و سایر منابع از دیگر ویژگی‌های پروژه می‌باشد.

یک پروژه باید به شناخت  ذینفعان اهمیت بالایی داده که این امر می‌تواند تاثیر بسزایی در موفقیت پروژه داشته باشد. پس به عنوان جمع‌بندی پروژه می‌توانیم بگوییم که پروژه یک عملیات است که دارای شروع و پایان می باشد و باید در طی آن باید موارد خاصی در نظر گرفته شود تا پروژه به موفقیت دست پیدا کند.

تفاوت نرم افزار های مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند

یکی از مواردی که به شما برای درک بهتر تفاوت مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند کمک می‌کند، آگاهی از تفاوت نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و مدیریت فرآیند است. هر چند که هر دوی این نرم افزارها برای کمک به ساماندهی کارها طراحی شده‌اند.

ولی به شکل کلی با یکدیگر تفاوت‌هایی دارند. معمولاً نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند نرم‌افزارهایی می‌باشند که هدف اصلی آنها مدل سازی و خودکارسازی انواع فرآیندها و به گردش درآوردن کارهای رایج در واحدهای مختلف سازمان می‌باشد.

این نرم‌افزارها در بهینه‌سازی و تسریع فعالیت‌های سازمان نقش مهمی دارند. یکی از ‌بهترین سیستم‌های مدیریت فرآیند کسب و کار سیستم بی پی ام اس (BPMS) می‌باشد. در سمت مقابل ‌نرم افزار مدیریت پروژه ابزاری می‌باشد که وظیفه آن مدیریت وظایف اعضای یک پروژه و همچنین هدایت اعضای تیم برای رسیدن به یک هدف مشترک می‌باشد.

این نرم‌افزار به مدیران پروژه کمک میکند تا با زیر نظر گرفتن همه ارکان پروژه و وظایف باعث موفقیت پروژه شوند. با کمک نرم‌افزار مدیریت پروژه می‌توان برنامه‌ریزی و سازماندهی منابع لازم به منظور اجرای پروژه، مشخص کردن وظایف، زمان‌بندی مراحل اجرایی پروژه و مسئولیت هر یک از اعضای گروه را به بهترین شکل ممکن انجام داد.

با استفاده از این نرم‌افزار هماهنگی بهتر و بیشتری میان اعضای تیم به وجود می‌آید. پس در بحث تفاوت نرم افزار مدیریت پروژه و فرآيند می‌توانیم بگوییم که اولین تفاوت آنها در کارکرد آنها است.

دیگر تفاوت های نرم افزار مدیریت پروژه

نکته‌ای که باید به آن توجه داشته باشید تنها تفاوت نرم‌افزار مدیریت پروژه و فرآيند در نحوه عملکرد آنها نمی‌باشد. به شکل کلی در نرم‌افزارهای مدیریت فرایند داده به شکل خودکار در سیستم جابجا می‌شوند اما برای جابجایی داده‌ها در نرم‌افزار مدیریت پروژه باید این کار را به صورت دستی انجام داد.

مهمترین رکن نرم‌افزار مدیریت پروژه هدایت تیم یا مدیریت وظایف اعضای تیم می‌باشد که این کار در نرم‌افزارهای مدیریت فرآیند انجام نمی‌شود.

رابطه مدیریت پروژه و فرآيند

در قسمت‌های قبلی مقاله ما به بررسی تفاوت‌های مدیریت پروژه و فرآيند پرداختیم هرچند که این دو با یکدیگر در واقع متفاوت می‌باشند اما استفاده از هر دوی آنها به منظور موفقیت یک سازمان بسیار ضروری می‌باشد.

به شکل کلی فرایندها بستری برای مدیریت پروژه فراهم می‌کنند تا بتوانند کار را بهترین شکل ممکن به پایان برسانند. به عنوان مثال برای اینکه یک گروه بتوانند منابع مورد نیاز پروژه را تهیه کنند باید از طریق فرآیند سازمانی برای درخواست بودجه، هماهنگی کارها و دریافت تاییدیه اقدام کنند.

همچنین اگر نیاز باشد تا شخصی برای اضافه شدن به اعضای تیم پروژه ساختمان، مدیریت پروژه باید از طریق فرآیندهای سازمانی برای جذب کارکنان جدید استفاده نماید.

از طرف دیگر فرآیندهایی که در سازمان‌ها تعریف می‌شوند می‌توانند شامل فرآیندهای خرد باشند که در نهایت جریان پروژه‌ها را دیکته می‌کنند. به شکل کلی مدیریت پروژه در سازمان‌هایی که فرآیندهای دقیقی ندارند اغلب دچار هرج و مرج می‌شوند و در نهایت پروژه موفقیت آمیز نخواهد بود.

به همین دلیل فرآیندهای سازمان بر روی خروجی نهایی پروژه بسیار مهم تاثیرگذار می‌باشد.پس می‌توانیم بگوییم که برای موفقیت مدیریت پروژه نیازمند به فرآیندهای سازمان می‌باشیم.

بیشتر بدانید: تفاوت پروژه و فرآیند تجاری (business process) چیست؟