بسياري از افراد، پروژه و فرآيند را از يکديگر مجزا نمي دانند و اغلب فکر مي کنند فرآيند يک پروژه در دست اقدام است. در حاليکه اين طور نيست! بنابراين قبل از شروع يک پروژه لازم است تفاوت ميان پروژه و فرآيند را بدانيد. با اين کار مشخص مي شود چه کسي و در چه زماني بايد پروژه را تحويل دهد.
پروژه چيست ؟
راهنماي PMBOK پروژه را اين گونه شرح مي دهد:
« پروژه يک تلاش موقت براي ايجاد يک محصول، سرويس يا نتيجه منحصر به فرد است.»
تعريف پروژه
در تعريف پروژه لازم است دو نکته زير را بدانيم :
- موقتي است و شروع و پايان تعريف شده دارد.
- منحصر به فرد است و تعهدي جديد در يک زمينه جديد محسوب مي شود.
ويژگي هاي پروژه
- رويه، محصول يا سرويسي است که قبلاً وجود نداشته و مي خواهد ارزش هاي جديدي ايجاد کند.
- يک‌هدف براي دستيابي دارد و زماني يک پروژه را پايان يافته مي دانيم که به آن هدف برسيم.
- به سيستم ها و ساز و کارهاي جديد نياز دارد.
- عملکرد، هزينه و زمان آن نامعلوم است.
- وقتي که براي بار اول مورد استفاده قرار مي گيرد، ريسک بالاتري دارد.
فرآيند چيست؟
فرآيند، عبارت است از انجام مداوم فعاليت هايي که منجر به توليد نتايج مي شود و ارائه سرويس هايي که به ماندگاري کسب و کار کمک مي‌کنند. فرآيند ها مراحل سازمان يافته اي دارند. طبيعتاً فرآيندها دائمي هستند و شامل تمام نقش هاي يک کسب و کار عادي مي شوند.
حتما بخوانيد: نرم افزار مديريت پروژه
تعريف فرآيند
فرآيندها، تکرار شونده و ادامه دار هستند. مي توان گفت هر فرآيند ورودي ها و خروجي‌هاي مشخصي دارد و به صورت يک چرخه مدوّن از عمليات اجرايي هستند.
ويژگيهاي فرآيند
- به منظور ماندگاري کسب و کار مراحل، محصولات يا سرويس ها تکرار مي‌شوند.
- داراي اهداف چندگانه هستند و اين اهداف دائماً وضع مي شوند.
- عملکرد، هزينه و زمان آن مشخص است.
- از سيستم هايي که قبلاً ايجاد شده، استفاده مي شود.
- در فرآيندها، در درجه اول وضع موجود حفظ مي شود و در مراحل بعد اقدامات براي پيشرفت کار انجام مي شود.
- طبيعتاً فرآيند ها چيزهاي جديدي ايجاد نمي کنند، اما براي نگهداري و پايداري سيستم ضروري هستند.
- فرآيند ها براي پشتيباني روزانه کسب و کار، مورد استفاده قرار مي گيرند.
شباهت‌هاي پروژه و فرآيند
- توسط نيروي انساني انجام مي‌شوند.
- نياز به برنامه ريزي، کنترل و اجرا دارند.
- محدوديت منابع دارند.
مديريت پروژه ها و فرآيند ها در سازمان‌ها بر عهده کيست؟
در سازمان‌ها پروژه ها توسط مديران پروژه مديريت مي شوند. اما فرآيند ها تنها به يک سيستم مديريتي نياز دارند تا گروه هاي مختلف بتوانند روي آن ها کار کنند.
البته گفتني است، در شرکت هاي کوچک يا شرکت‌هايي که مجموعه مديريت پروژه ندارند، ممکن است يک نفر هم مديريت پروژه و هم مديريت فرآيند را برعهده داشته باشد. اگر شما مسئوليت اين کار را بر عهده داريد، به کمک نرم افزارهاي مديريت پروژه مانند نرم افزار مديريت پروژه ساختمانی مي توانيد کار مديريت خود را بهتر انجام دهيد.
تفاوت هاي عمده پروژه و فرآيند
- فرآيند يک جريان مداوم است، اما پروژه يک تلاش موقت محسوب مي شود.
- فرآيند يک کار تکراري است، اما پروژه يک کار جديد است.
- فرآيند داراي خروجي تکرار شونده است، اما پروژه خروجي منحصر به فرد دارد.
- در فرآيند وقتي به يک هدف مي رسيم اهداف جديد برمي گزينيم، اما پروژه با رسيدن به هدف پايان مي پذيرد.
