چالش مديريت پروژه هاي عمراني هنوز وجود دارد و امروزه بيش از هميشه به مديران پروژه ماهر احساس نياز مي شود. تحقيقات نشان داده اند که استفاده از يک روش دقيق مديريت پروژه در مقايسه با استفاده از روش هاي ناکارآمد، بهره وري پروژه را 20 تا 30 درصد افزايش مي دهد. اما مديران پروژه بايد بدانند که آن ها فقط به يک برنامه پر از جزئيات و يک روش براي اجرا نياز ندارند. بلکه بايد همواره اوضاع را تحت کنترل داشته باشند و هر روز به تيم کمک کنند که کارشان را بهتر انجام دهند.
بنابراين مديران پروژه به چه مهارت هايي نياز دارند؟ در ادامه، ابتدا نگاهي به تاريخچه و سير تکاملي مديريت پروژه مي اندازيم. سپس قواعد مديريت ساخت را معرفي و بررسي مي کنيم.
نگاهي کوتاه به پيشينه مديريت پروژه
يکي از قديمي ترين نمونه هاي مديريت پروژه، اهرام بزرگ مصر هستند. هرچند شواهد زيادي از جزئيات آن ها مشخص نيست، شواهد باستاني نشان مي دهند که براي نظارت بر فرآيند ساخت آن ها از سيستم هاي مديريت پروژه استفاده مي شده است. به عنوان مثال مورخان به تازگي کشف کرده اند که مديريت اجراي هريک از 4 طرف هرم پادشاه خوفو را مديران جداگانه بر عهده داشته اند. هرکدام از آن ها مسئول برنامه ريزي و ساخت بخش مربوط به خود بوده اند. هرچند امروزه عمليات ساخت و ساز با زمان هاي گذشته کاملاً متفاوت است، اما با توجه به اين که امروزه از ماشين هاي مدرن و نيروهاي ماهر استفاده مي شود، مي توان گفت سازندگان اين اهرام اسرار مديريت پروژه و سازماندهي سيستم هاي پروژه را به خوبي مي دانسته اند.
در حال حاضر بيش از هر زمان ديگري مديريت اصولي پروژه هاي عمراني براي موفقيت پروژه ها ضروري هستند. جالب است بدانيد که هزينه هاي مربوط به استفاده از سيستم هاي مديريت پروژه به طور ميانگين 20 درصد از هزينه هاي پروژه را به خود اختصاص مي دهد. اما اگر به درستي و اصولي انجام شود، مي توانيد نتيجه گيري کنيد ارزش واقعي آن بيش از هزينه اختصاص داده شده مي باشد. در حقيقت مديريت پروژه به صورت مؤثر، نه تنها از زمان و بودجه پروژه محافظت مي کند، بلکه نياز به تعميرات را کاهش داده و نرخ بازگشت سرمايه را افزايش مي دهد. بنابراين نتيجه مي گيريم که در رأس يک مديريت پروژه عالي، انتخاب يک مدير پروژه کاردان و لايق قرار مي گيرد.
مديران پروژه براي موفقيت در کارشان، بايد پيچيدگي پروژه که همواره در حال افزايش مي باشد را به خوبي مديريت کنند. پيچيدگي پروژه مي تواند به دلايل زير باشد:
- رقابت ها در حال افزايش است.
- برنامه هاي زمانبندي هر روز پيچيده تر مي شوند.
- مخارج رفته رفته با دقت بيشتري توسط ذينفعان موشکافي مي شوند.
- استفاده از تکنولوژي هاي جديد در بازاريابي همواره در حال افزايش است.
حتي مي توان گفت نيروهاي کار نيز در حال تغيير هستند و روش هاي مديريت کردن آن ها بايد به روز رساني شوند. در کل، هرچند فوايد بسيار زيادي در کار مديريت پروژه وجود دارد، مي تواند يک حرفه چالش برانگيز باشد. چراکه اين مديران بايد مجموعه مهارت هاي لازم را فراتر از حد متوسط داشته باشند. به اين صورت مي توانند فشار کاري زياد را تحمل کرده و تقاضاي بالاي مربوط به بودجه و زمانبندي پروژه را برآورده کنند.
هرچند اهرام مصر و ديوار بزرگ چين نمونه هاي ابتدايي مديريت پروژه محسوب مي شوند، اما تا قرن بيستم مفهوم مديريت پروژه به صورت کامل تعريف نشده بود. جالب است بدانيد که در قرن بيستم و پيش از تعريف مفهوم مديريت پروژه، گانت چارت توسط هنري گانت ابداع شده بود. از اين نمودار حتي در ساخت سد هاور در سال 1931 استفاده شده است.
قوانين مديريت پروژه
1- در استفاده از تکنولوژي سرمايه گذاري کنيد، حتي اگر در مضايقه بودجه هستيد.
همان طور که مي دانيد در پروژه هاي عمراني، مضرات صرفه جويي از فوايدش بيشتر است. هزينه هاي مصالح و نيروي کار دائماً در حال افزايش است و مديران پروژه بايد به دقت بودجه را پيگيري کنند. هم چنين آن ها بايد در مورد گسترش محدوده و سرريزهاي هزينه اي محتاط باشند. مديريت پروژه حرفه اي صرفاً به کاهش هزينه ها محدود نمي شود. بلکه شامل اختصاص هوشمندانه هزينه ها مي شود. بعضي از مديران پروژه وقتي نوبت به صرف هزينه براي استفاده از تکنولوژي مي رسد، احتياط زيادي به خرج مي دهند. اما نمي دانند اين احتياط در طول زمان منجر به کاهش راندمان کاري آن ها خواهد شد.
اگر شما نقش يک مدير پروژه را بر عهده داريد، بايد توجه داشته باشيد که نمي توانيد بدون استفاده کردن از تکنولوژي، هزينه هاي پروژه را کاهش دهيد. به علاوه بايد بدانيد که هرچند نرم افزارهاي مديريت پروژه براي کمک به نقش هاي شخص شما در پروژه است، مي تواند به کار ساير افراد نيز کمک کند. مثلاً ممکن است شما مجبور نباشيد از اين نرم افزارها دائماً استفاده کنيد، اما نياز باشد اعضاي تيم اين کار را انجام دهند. يکي از ابزارهايي که مي تواند به شما در اين کار کمک کند نرم افزار حسابداري ساختمان سازي مپسان است. به شما پيشنهاد مي کنيم با سرفصل هاي حسابداري سيستم مديريت پروژه مپسان بيشتر آشنا شويد.
2- همکاري در پروژه و مديريت ارتباطات را جزء جدانشدني پروژه بدانيد.
در کارهاي ساختماني، افراد به تنهايي نمي توانند کارهايشان را انجام دهند و کارها به يکديگر وابسته هستند. براي پياده سازي مؤثر برنامه هاي مديريت ساخت، ذهنيت کار تيمي بايد توسط مديران پروژه مورد حمايت قرار گيرد. افزايش همکاري و گسترش ارتباطات مطمئناً با استفاده از سيستم هاي مديريت پروژه مانند نرم افزار مديريت پروژه ساختماني مپسان آسان تر انجام خواهد شد. بايد بدانيد که انسجام تيم چه با استفاده از نرم افزار و چه بدون آن يک امر حياتي در کار شماست. بدون مديريت کردن ارتباطات در سطح بالا، پروژه در معرض ريسک هاي هزينه اي يا تأخيرات قرار مي گيرد. بر اساس راهنماي PMI شرکت هاي ساختماني، به ازاي هر 1 بيليون دلار که در هر پروژه سرمايه گذاري مي کنند، 135 ميليون دلار ريسک مي کنند. علاوه بر اين، تحقيقات جديد نشان داده است که از هر 135 ميليون دلار، 75 ميليون دلار در اثر ارتباطات ناکارآمد در معرض ريسک قرار مي گيرد.
اگر اکنون به ارتقاي ارتباطات در سطح پروژه فکر مي کنيد، اتخاذ استراتژي هاي اجتماعي مي تواند بسيار مؤثر باشد. به عنوان مثال مي توانيد اعضاي گروه را به مشارکت در تعاملات در تمام فازهاي ساخت و ساز تشويق کنيد. شما مي توانيد جلساتي با اعضاي تيم تشکيل دهيد و در مورد مسائلي مانند پيشرفت پروژه، حل مشکلات پروژه و موفقيت آن صحبت کنيد. با اتخاذ روش هاي ارتباطي بهتر، کارايي را افزايش و احتمال ريسک را کاهش دهيد.
3- يک مدير باهوش و با احساس باشيد.
مديران غالباً مشغول متعادل کردن ابعاد گوناگون پروژه ها هستند و نمي دانند در پشت صحنه چه خبر است. اما روحيه اعضاي تيم بايد براي شما به عنوان يک مدير پروژه در اولويت باشد. کارکناني که به آن ها توجه کافي نمي شود ابداً به دور از انتظار نيست که کارشان را ترک کنند و انگيزه کم تري براي کارشان داشته باشند. در مقابل، رسيدن به موفقيت در پروژه با کارکناني با روحيه بهتر بسيار محتمل است. بنابراين براي شناخت کارمندان زمان اختصاص دهيد. تلاش کنيد تا عواملي که به آن ها انگيزه مي دهد را بشناسيد و با کارمندانتان ارتباط دوستانه داشته باشيد. کارکنان از کار کردن براي مديران پروژه با EQ بالا احساس بهتري دارند و در طولاني مدت احساس ارزشمندي مي کنند. در اين گونه تيم ها کارايي به ميزان 38 درصد و سوددهي به ميزان 27 درصد بالاتر از ميانگين مي رسد.
ارتقاي EQ کار دشواري نمي تواند باشد. فقط کافي است چند کار کوچک براي سلامتي ذهن کارمندان انجام دهيد تا ببينيد چگونه اخلاقيات آن ها را بهبود خواهيد داد. تنها کافي است براي نشان دادن اين که براي شما مهم هستند، کمي تلاش کنيد و به آن ها احساس ارزشمندي بدهيد.
4- افکار و اعمال هدفمند داشته باشيد.
در صنعت ساختمان سازي ساختار تيم ها دائماً در حال تغيير است و مديران پروژه تأثير بيشتري در تصميمات اصلي پروژه دارند. امروزه بيش از هر زمان ديگري کار مديريت پروژه به طرز فکر استراتژيکي احتياج دارد. در واقع مديران پروژه بايد مانند يک کارآفرين فکر کنند. بنابراين بايد کار تصميم گيري را سريع تر و به صورت کارآمدتر انجام دهند. زيرا اين تصميمات مي توانند در طولاني مدت بر ثبات مالي شرکت تأثير بگذارند. مديران پروژه علاوه بر آينده نگر بودن، بايد طرز فکر تحليلي هم داشته باشند.
توانايي تفکر استراتژيکي مهارتي نيست که به راحتي کسب شود و نياز به تمرين و آموزش دارد. بر اساس آمار تنها 4 تا 7 درصد از مديران مهارت تفکر استراتژيکي دارند. خبر خوب اين است که تکنولوژي مي تواند به کمک استراتژي هاي کارآفريني بيايد. اين تکنولوژي ها به ويژه مي توانند از طريق مديريت اطلاعات کمک کننده باشند. نرم افزار مديريت پروژه مي تواند به شما کمک کند همواره از اتفاقات سايت پروژه آگاه باشيد و با ارائه شواهد به شما از تصميماتتان پشتيباني مي کند. علاوه بر اين باعث مي شود در مورد مسير پروژه و اهداف شرکت در طولاني مدت برنامه ريزي کنيد.
5- روش هاي انعطاف پذيرتري براي برنامه ريزي انتخاب کنيد.
از ابتداي پروژه مي توان فهميد که بروز تغييرات امري اجتناب ناپذير است. اين تغييرات معمولاً در قالب گسترش محدوده پروژه اتفاق مي افتد. بنابراين شما بايد از ابتدا براي اين کار آماده باشيد. اين تغيير چه به دليل اتفاقات غيرقابل پيش بيني مانند تغييرات آب و هوا و چه به دليل اتفاقات قابل پيش بيني مانند ضعف در ارتباطات اتفاق بيفتد، شما بايد به عنوان يک مدير پروژه کاردان براي تمامي اين اتفاقات پيشاپيش تدابيري در نظر گرفته باشيد.
مديران پروژه بايد روش هايي براي برنامه ريزي انتخاب کنند که قابل پياده سازي، کامل و قابل رقابت با برنامه هاي ديگر باشد. اگر شما نگران تغييرات احتمالي پروژه هستيد، بايد مراقب هر يک از جزئيات باشيد. مديران پروژه بايد فعال باشند و تلاش کنند تا تغييرات را از قبل پيش بيني و براي آن برنامه ريزي کنند. اين برنامه ريزي مي تواند شامل اطلاعات کاملي از محدوده پروژه و هم چنين تاريخچه تکميل پروژه توسط تيم پروژه باشد. علاوه بر اين مديران بايد تأثير عوامل زيست محيطي، از شرايط عادي تا بلاياي ناگهاني را پيش بيني کنند. زيرا اين عوامل مي توانند ترتيب کارهاي پروژه را تغيير دهند. با بينش کامل در مورد شرايط فعلي پروژه و آگاهي کامل از اشتباهات احتمالي، خواهيد توانست برنامه اي قابل انعطاف به وجود آوريد. در نتيجه مي توانيد مشکلات احتمالي را پيش از وقوع شناسايي کنيد.
6- از تغييرات علم مديريت پروژه عقب نمانيد.
يک قدم به عقب برگرديد و مهارت هاي مديريتي خود را به عنوان يک مدير پروژه ارزيابي کنيد. همه مديران ويژگي هايي دارند که به عنوان نقاط قوت مي توانند به طور پيوسته ارتقا دهند. دقيقاً مانند صنعت ساختمان سازي، علم مديريت ساخت هم در حال پيشرفت است. شما بايد هوشمندانه تشخيص دهيد که چگونه مهارت هايتان را با نيازهاي فعلي بازار و کارمندانتان تطبيق دهيد. علاوه بر اين، يک مديريت مؤثر نه تنها به نفع کارکنان و امنيت شغلي شماست، بلکه به شما تضمين مي دهد پروژه تان را با اطمينان و به طور مؤثر هدايت کنيد. مديران پروژه موفق، شايستگي و تجربه لازم براي هدايت روزانه ساخت و ساز را دارند. بنابراين کاري که شما بايد انجام دهيد اين است که تصاوير بزرگ از آينده بسازيد. مهم تر از اين، شما بايد براي مديريت پروژه ها در مقياس بزرگ تر آماده شويد. شايد پروژه ساخت اهرام بزرگ نسل جديد را شما مديريت کنيد!
