قدرت نرم افزارهای مدیریت پروژه، برای ساماندهی، برنامه ریزی و اجرای پروژه ها به صورت موثر و کارآمد هستند. امروزه ابزارهای قدرتمندی به نام نرم افزار مدیریت پروژه برای پیشبرد بهتر کارها طراحی شده اند و در مدت زمان کوتاهی پس از معرفی جایگاه خود را در عرصه تثبیت کردند.
این نرم افزارها قابلیت های بسیار متنوعی دارند، که از تنظیم زمان بندی دقیق تا ایجاد ارتباط بین مدیر و عوامل پروژه را فراهم می کنند.
با به کارگیری نرم افزارهای مدیریتی به راحتی می توان مشکلات احتمالی پروژه را برطرف و به روند انجام کارها سرعت بیشتری بخشید.
فهرست مطالب
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی
نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی از ویژگی های گوناگونی برخوردار است و به واسطه آن به کاربر این امکان را می دهد، که وظایف و فعالیت های موجود در پروژه را کاملا سازمان یافته مدیریت کند.
با ایجاد یک نظم واحد در روند انجام پروژه و بهینه سازی منابع این باور در مدیر و کارکنان تداعی می شود، که باید به وظایف و تعهدات خود در قبال پروژه پایبند باشند و در یک مدت زمان مشخص کار را به اتمام برسانند.
نرم افزارهای مدیریتی از داده ها و اطلاعات مهم پروژه محافظت می کنند و تنها افرادی به آن اطلاعات دسترسی پیدا می کنند، که مدیر این اجازه را بدهد.
ویژگی های نرم افزار مدیریت پروژه
برای سازماندهی یک پروژه نرم افزارهای متعددی وجود دارد و با توجه به این موضوع انتخاب یک نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی کار چندان راحتی نخواهد بود.
برای داشتن یک انتخاب هوشمندانه باید به تمامی ویژگی های نرم افزار مناسب واقف باشید و برای تسهیل انتخاب شما در ادامه به معرفی مهم ترین ویژگی ها خواهیم پرداخت:
رابط کاربری مناسب
رابط کاربری مناسب یکی از مهم ترین مزیت های نرم افزار مدیریت پروژه می باشد و باعث ارتقا تجربه کاربری می شود.
برای یادگیری و تسلط پیدا کردن بر نرم‌افزار مدیریتی معمولاً زمان طولانی نیاز است و با این وجود یک رابط کاربری مفهومی و ساده می تواند، در یادگیری بسیار تاثیرگذار باشد.
طراحی صحنه و ترتیب المان ها به عنوان عناصر گرافیکی نقش مهمی در ایجاد یک رابط کاربری موفق دارند.
برای ایجاد ارتباط بین کاربر و نرم افزار باید رنگ ها، آیکون ها، فونت ها و غیره به گونه طراحی شوند، که جذابیت لازم برای جذب مخاطب را داشته باشند.
یک رابط کاربری مناسب با ارائه راهکارهای اصولی و زمان بندی دقیق به کاربران این امکان را می دهد، که در مدت زمان مشخص و بدون اتلاف وقت پروژه مورد نظر را به اتمام برساند.
توجه داشته باشید، داشتن یک زمان بندی صحیح سبب افزایش بهره وری می شود و در موفقیت پروژه نقش بسزایی دارد.
امکان برنامه ریزی و زمانبندی
برنامه ریزی و زمان بندی از مهم ترین عناصر تاثیرگذار بر موفقیت پروژه محسوب می شوند و کاربران از طریق آن می تواند، به راحتی پروژه را مدیریت و از طریق تعیین اهداف آن را پشتیبانی کنند.
با داشتن یک برنامه ریزی صحیح، فرآیند پیشبرد پروژه بهبود می یابد و درصد وجود اشتباه تا حد قابل توجهی کاهش پیدا می کند.
مدیریت وظایف و تسک ها
از دیگر ویژگی های نرم افزار می توان به مدیریت وظایف و تسک ها اشاره کرد و این ویژگی باعث می شود، که تمامی وظایف در یک قالب منظم و سازمان یافته به کاربر ارائه شوند.
با این وجود درصد اشتباهات تا حد قابل توجهی کاهش می یابد و از ایجاد تاخیر در روند کار جلوگیری می شود.
نرم افزارهایی که از این ویژگی برخوردار هستند، به راحتی می توانند، در انجام وظایف کاربران کمک کنند و باعث بالا رفتن دقت کار و ایجاد یک زمان بندی دقیق می شوند.
پیگیری و اطلاع از سطح پیشرفته تا تسک ها نقش مهمی در پیشرفت پروژه دارد و با وجود نظم در میان افراد گروه پروژه بدون شک موفقیت آمیز خواهد بود.
گزارش گیری از روند پیشرفت پروژه
گزارش گیری نقش مهمی در روند اجرا یک پروژه دارد و جز اصلی ترین عناصر نرم افزار مدیریت پروژه محسوب می شود.
با وجود این ویژگی در نرم افزار مدیریتی این امکان به کاربران داده می شود، تا اطلاعات مهم مانند: وضعیت پیشرفت و رشد پروژه، میزان هزینه ها، ریسک ها، منابع و غیره را به صورت تحلیلی و منظم در اختیار داشته باشند.
این قابلیت باعث اخذ تصمیمات مهم می شود و مشکلات موجود در پروژه به راحتی و در کوتاه ترین زمان ممکن شناسایی و حل خواهند شد و در مقابل درصد موفقیت پروژه افزایش پیدا می کند.
به طور کلی وجود، امکان گزارش گیری در نرم افزار بسیار حائز اهمیت است، چرا که اطلاعات مربوط به پیشرفت پروژه را در اختیار کادر قرار می دهد و سبب افزایش شفافیت و بهبود فرایند تصمیم گیری می شود.
اشتراک گذاری اطلاعات
اشتراک گذاری اطلاعات یکی از دیگر از ویژگی های عالی نرم افزار مدیریت محسوب می شود و این امکان را به مدیر می دهد، تا اطلاعات و داده های مربوط به پروژه را با اعضای تیم و یا سرمایه گذاران پروژه به اشتراک بگذارد.
با بالا رفتن اطلاعات کاربران از رونده اجرای پروژه درصد اشتباهات و خطا ها کاهش می یابد و سبب بهبود هماهنگی و نظم میان افراد گروه بهبود می شود.
این ویژگی در نرم افزار مدیریت پروژه باعث به اشتراک گذاری اطلاعات مهم مانند: گزارش ها، فایل ها، برنامه ها و غیره می شود و در مقایسه با گذشته سرعت چشمگیری داشته است.
با استفاده از قابلیت گزارش گیری در نرم افزار ارتباط تیمی بهبود می یابد و اعضا به ساده ترین حالت می توانند، با یکدیگر همکاری لازم را داشته باشند.
چه لزومی به استفاده از نرم افزارهای مدیریت پروژه است؟
پیشبرد یک پروژه به تنهایی مکان پذیر نیست و برای گرفتن نتیجه مناسب از یک کادر مجرب استفاده می شود و در گذشته تمامی محاسبات و برنامه ریزی ها به صورت دستی انجام می شد.
امروزه با پیشرفت تکنولوژی دیگر روش های قدیمی کاملاً منسوخ شده و نرم افزارهای مدیریت پروژه جایگزین نسخه های دستی شده اند.
این نرم افزارها به عنوان یک محیط کاملاً امن برای ذخیره اطلاعات و داده های مهم پروژه شناخته می شوند و به راحتی می توان با ارائه یک زمان بندی درست، پروژه را در کوتاه ترین زمان ممکن و بدون اتلاف وقت به اتمام رساند.
نرم افزارهای مدیریتی در واقع ابزار هایی برای سنجیدن تمامی جوانب پروژه مانند: برنامه ریزی، پیگیری پیشرفت، کنترل هزینه ها، ایجاد هماهنگی بین اعضای تیم، زمان بندی، گزارش گیری و غیره هستند و به راحتی می توان از طریق آن ها وظایف را به بهترین شکل تقسیم و نتیجه مطلوب را کسب کرد.
ابزارهای ارتباطی باعث سرعت بخشیدن به برقراری ارتباط می شوند و از طریق نمودار هایی مانند، گانت و داشبورد های مربوط به پروژه هماهنگی بهتری بین اعضا را ایجاد می کنند و با برنامه ریزی درست هر شخص وظیفه خود را با جدیت بیشتر انجام خواهد داد.
با وجود موارد گفته شده به این نتیجه می رسیم که، در کسب و کارهای بزرگ و با تعداد کارکنان بالا استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه بسیار ضروری می باشد.
با بهره گیری از ابزارها مدیریت پروژه زمان، منابع، کیفیت کار، هماهنگی تیمی و غیره بهبود پیدا می کنند و باعث گسترش کسب و کار و پیشرفت پروژه نیز می شود.
نکات مهم در هنگام انتخاب نرم افزار مناسب
مهم ترین نکته در هنگام انتخاب نرم افزار مناسب توجه به نیازمندی ها و نوع کسب و کار می باشد، برخی از نرم افزارها قابلیت های متعدد و پیشرفته ای مانند: زمانبندی دقیق، مدیریت منابع، امکان ایجاد گزارش، برقراری ارتباط بین اعضای گروه و غیر ه را دارا هستند و به راحتی می توان از طریق آن ها صفر تا صد یک پروژه را برنامه ریزی و مدیریت کرد.
همانطور که می دانید، برقراری ارتباط و هماهنگی تیمی یکی از مهم ترین موارد در اجرای پروژه می باشد و باید توجه داشته باشید، که نرم افزار مورد نظر قابلیت هایی مانند: ارتباط آنلاین، سیستم نظرسنجی، اشتراک گذاری فایل و غیره را فراهم کند و به مجموعه یک نظم واحد را ببخشد.
برای گرفتن نتیجه مطلوب بهتر است، تمامی اعضا آموزش های لازم در جهت استفاده از نرم افزار را دریافت کنند و بدون مشکل و صرف زمان طولانی قادر به بهره گیری از آن باشند.
در پایان باید بگوییم، نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی باید تمامی موارد ضروری را دارا باشد و کاربر بتواند پروژه خود را به بهترین شکل مدیریت و کسب و کار خود را رونق ببخشد.
سخن آخر
نرم افزار مدیریت پروژه برای به موفقیت رساندن سازمان ها بسیار کارآمد است و امروزه وجود آن در پروژه ضروری می باشد.
مدیران هر مجموعه در صورت داشتن یک ابزار مناسب بدون شک قدم مهمی را برای به موفقیت رساندن آن پروژه برداشته اند.
نرم افزارهای مدیریتی نه تنها باعث هماهنگی و نظم در مجموعه می شوند، بلکه از اطلاعات مهم نیز محافظت می کنند و نقش کلیدی و غیر قابل حذفی را در پروژه بر عهده دارند.
