مديريت کردن پروژه هاي بين المللي

همان طور که مي دانيد امروزه نمي توان سازمان ها را صرفاً محدود به مکان خاصي دانست. با پيشرفت تکنولوژي، بعضي سازمان ها فعاليت هاي کاري خود را در کشورهاي مختلف گسترش داده اند. در نتيجه جنبه هاي مربوط به پروژه هاي چند مليتي در آن ها به وجود آمده است. بنابراين مديران پروژه نمي توانند در حالي که تيم هاي مختلفي را در مکان هاي مختلف مديريت مي کنند، به روش هاي مديريتي سابق اکتفا کنند. به عنوان مثال تيمي که در سن فرانسيسکو در حال فعاليت است بايد براي به انجام رساندن کارهايش با تيمي که در هند است همکاري کند و در نهايت تأييد مديري که در لندن است را بگيرد.

بنابراين به شما پيشنهاد مي کنيم اگر مدير پروژه يک تيم بين المللي هستيد، جوانب زير را در نظر بگيريد.

1- اختلاف زباني

در بسياري از کشورها زبان انگليسي، زبان مشترک براي کارهاي تجاري مي باشد. اما در بعضي کشورهاي ديگر از جمله آلمان، فرانسه، چين، ايران و چند کشور ديگر افراد پروژه به زبان همان کشور مکالمه مي کنند. حتي لهجه هاي گوناگوني از زبان انگليسي نيز در سرتاسر دنيا وجود دارد. بنابراين مدير پروژه بايد به اين اختلاف زباني توجه کند و در نظر داشته باشد که بعضي از پرسنل پروژه که زبان مادري متفاوتي از ديگران دارند، ممکن است هنگام ارتباط با ديگران احساس راحتي نداشته باشند. مثلاً مدير پروژه بايد به ديگران يادآوري کند که تا حد امکان از شوخي هايي که ممکن است باعث بدفهمي و ايجاد دلخوري در ميان اعضاي گروه مي شود خودداري کنند. به خصوص از گفتن عباراتي که در آن زبان داراي چندين معني و يا کاربردهاي مختلفي است بهتر است خودداري کنند. علاوه بر اين بهتر است عبارات رايج براي احوال پرسي و کلمات ضروري را به همه اعضاي گروه آموزش بدهيد. توجه داشته باشيد که شما به عنوان مدير گروه بايد تلفظ درست نام هريک از اعضاي تيم پروژه را بدانيد. زيرا افراد معمولاً نسبت به تلفظ اشتباه نامشان عکس العمل نشان مي دهند. به عنوان يک نکته ديگر به ياد داشته باشيد در پايان تماس هاي تلفني و يا ايميل ها خداحافظي مناسبي داشته باشيد.

گاهي اوقات بهتر است براي ارتباط با کارمنداني که زبان هاي متفاوتي دارند از يک مترجم استفاده کنيد. اين کار ممکن است زمان بيشتري از شما بگيرد اما حتماً نتايج شگفت انگيزي در پي خواهد داشت. بايد توجه داشته باشيد که اگر مي خواهيد در زمينه اي تخصصي با طرف مقابل مکالمه داشته باشيد، مترجم شما حتماً بايد با اين دانش آشنايي داشته باشد.

شما بايد هرکدام از اين مکالمات و گفتگوها را در آرشيو ذخيره کنيد. زيرا ممکن است بعضي افراد مهارت هاي شنيداري و گفتاري در زبان مورد استفاده در مکالمات، خوبي نداشته باشند. اما مهات کافي براي خواندن آن زبان را داشته باشند. با اين کار مي توانيد تمامي اعضاي تيم را از برنامه ها و فعاليت هاي کاري مربوط به آن ها آگاه کنيد.

2- تفاوت هاي فرهنگي

اين مسئله را مي توان مهم ترين موضوع به خصوص در تيم هاي بين المللي دانست. به عنوان مثال چيني ها عادت به استفاده زياد از زبان بدن ندارند. بنابراين اگر شما با گروهي از افراد چيني در حال گفتگو باشيد و از زبان بدن به ميزان زيادي استفاده کنيد، ممکن است آن ها تمرکزشان را از دست بدهند و تنها به حرکات بدن شما توجه کنند. به عنوان يک مثال ديگر، نظم زماني در اروپا يکي از قوانين مهم کاري محسوب مي شود. به خصوص در آلمان و فرانسه کارمندان به ميزان زيادي به حاضر شدن به موقع و هم چنين تمام کردن به موقع آن اهميت مي دهند. اما در کشور هند، مردم، بيشتر با تأخيرات کنار مي آيند.

يکي ديگر از جنبه هاي اختلافات فرهنگي، اهميت تعطيلات در کشورهاي مختلف است. بنابراين، مدير پروژه هنگام تنظيم برنامه زمانبندي پروژه بايد به تعطيلات رسمي و مذهبي کشورهاي مشمول در پروژه دقت داشته باشد. در آمريکا کارمندان ممکن است با کار کردن در تعطيلات مشکلي نداشته باشند، در صورتي که کارمندان انگلستاني از درخواست شما براي کار در روز تعطيل بسيار ناراحت خواهند شد.

يکي ديگر از فاکتورهاي مهم تفاوت فرهنگي، رعايت فاصله با مافوق است. در کشورهاي شرقي، کارمندان به مافوق خود نزديک تر هستند و به راحتي مي توانند نظرات و عقايد خود را با آن ها در ميان بگذارند. در صورتي که در کشورهايي مانند چين و هند، کارمندان فاصله بيشتري با مافوق خود رعايت مي کنند. اين وظيفه مدير پروژه است که از انتظاراتي که مديران پروژه از اعضاي تيم دارند را به آن ها منتقل کند و از موافقت آن ها براي انجام اين کارها اطمينان حاصل کند.

3- اختلافات زماني

زماني که شما در حال رهبري يک تيم بين المللي هستيد، بايد اختلاف زماني کشورهاي طرف پروژه را در نظر بگيريد. به عنوان مثال در هنگام تعيين قرار ملاقات ها بايد اختلاف ساعت هاي هريک از کشورها را در نظر داشته باشيد. اگر شما زماني را براي اين کار تعيين کنيد که براي تمام کشورها زمان مناسبي باشد، مهارت خود را در مديريت نشان خواهيد داد. حال اگر بخواهيد مدت زمان روشنايي (طول روز) را نيز در نظر بگيريد، با چالش بيشتري رو به رو خواهيد شد.

مدير پروژه در اين شرايط بايد يک جدول زماني از کشورهاي مختلف داشته باشد و ساعت جلسات را بر اساس آن تنظيم کند. به عنوان مثال اگر جلسه شما شامل افرادي از لندن، هندوستان و سن فرانسيسکو مي شود، شما مي توانيد جلسه را هنگامي که در لندن ساعت 16 در هندوستان 20:30 و در سن فرانسيسکو 8 صبح است تشکيل دهيد. هم چنين از قبل بايد اطمينان داشته باشيد که همه اعضاي جلسه با اين زمان موافق هستنند و تجهيزات لازم براي شرکت در اين جلسه را دارند.

4- استفاده از تکنولوژي مشترک

وقتي شما با تيمي کار مي کنيد که از کشورهاي گوناگون هستند، استفاده از ابزارهاي تکنولوژي اجتناب ناپذيرست. رايج ترين اين تکنولوژي ها ايميل و تلفن هستند. اما مي توانيد از ابزارهاي ارتباطي ديگري که کارايي بيشتر و همين طور هزينه بيشتري دارند مانند  Skype, Cisco WebE, Citrix GoToMeeting نيز استفاده کنيد. اين ابزارها امکانات بيشتري مانند تماس تصويري، اشتراک گذاري صفحه دسکتاپ، اشتراک گذاري مستندات و هم چنين امکان ضبط مکالمات دارند. بايد مطمئن شويد تمام اعضاي گروه امکان استفاده از ابزار انتخابي شما را دارند. به عنوان مثال اگر شما 4 نفر از اعضا به صورت حضوري و 4 عضو به صورت غيرحضوري در جلسه شرکت مي کنند، بهتر است از ابزارهاي تصويري استفاده کنيد تا به شرکت کننده هاي غيرحضوري نيز اهميت يکسان داده باشيد.

در نهايت يک مدير پروژه کافي است آگاهي از تفاوت افراد گوناگون با يکديگر داشته باشد. همين طور آن ها روش هاي کاري و سبک هاي ارتباطي مخصوص به خود و را دارند. در نتيجه، در يک پروژه بين المللي بيشتر از هر پروژه ديگري هم دلي اهميت زيادي پيدا مي کند.