همواره احتمال به وجود آمدن شرايط مذاکره در کارتان اجتناب ناپذير است. مذاکرات مي توانند به سادگي درخواست براي دستمزد يا به پيچيدگي مذاکره در مورد مشکلاتي که در پروژه در مورد زمان بوجود مي آيند باشند. هرچه در کارتان بيشتر پيشرفت کنيد شرايط مذاکره پيچيده تري ممکن است برايتان اتفاق بيفتد. بنابراين بهتر است در ابتداي شروع به کار اين مهارت ها را بياموزيد. در ادامه به شرح آن ها مي پردازيم:
فهرست مطالب
1- پيش از شروع مذاکره آماده شويد.
آماده شدن و برنامه‌ريزي براي هر نوع مذاکره يک امر ضروري محسوب مي شود. آماده شدن به معناي جمع آوري اطلاعات، اعداد و ارقام است. برنامه‌ريزي به معناي تمرين براي چگونگي استفاده از اطلاعات جمع آوري شده است. دليل اهميت برنامه ريزي اين است که شما بايد خودتان را به جاي طرف مقابل قرار دهيد و سعي کنيد تشخيص دهيد ممکن است چه چيزي درخواست کند.
2- زمينه هاي مشترکي براي مذاکره با طرف مقابل پيدا کنيد.
پيدا کردن زمينه هاي مشترک صرفنظر از شرايط مذاکره بين خودتان و کسي که با وي مذاکره مي کنيد هميشه مهم است. به عنوان مثال اگر شما در مورد دستمزدتان مذاکره مي‌کنيد، به رئيستان نشان دهيد چقدر ماندن شما در مأموريت برايش سودمند است. مي توانيد اين موضوع را به وسيله آمار و مثال ها ثابت کنيد. هم چنين ارزش هايي که در زمان شکست مجموعه به آن بخشيده ايد يا هر چيزي که به هدفتان کمک مي کند را مثال بزنيد. در مورد اين که شما به دنبال يک راه حل قابل قبول که به نفع دو طرف است هستيد شفاف سازي کنيد.
3- گزينه هاي ديگري هم آماده کنيد.
چنان چه گزينه هاي پيشنهادي ديگري هم آماده کرده باشيد، اگر اولين پيشنهاد شما پذيرفته نشود مي توانيد راه حل هاي ديگري را جايگزين کنيد. مثلاً در مورد مثال مذاکره براي دستمزد، گزينه هاي شما مي توانند 1_ دريافت حداقل دستمزد قابل قبول شما و 2_ افزايش دستمزد تا تاريخ مشخصي باشند.
همچنين براي مذاکرات مرتبط با بودجه، تاريخ تحويل پروژه و مذاکره با افراد دشوار نيز همين کار را انجام دهيد تا اگر اولين پيشنهادتان با اقبال مواجه نشد، گزينه‌هاي ديگري از قبل آماده کرده باشيد.
4- کلماتتان را با دقت انتخاب کنيد.
شما بايد استدلال خود را واضح بيان کنيد و اين کار را با دقت فراوان انجام دهيد. آماده کردن يک گزارش براي ارائه در مذاکره هر چند مفيد است، اما تحقيقات نشان داده‌اند که اگر شما روي گزارش بيش از اندازه تمرکز کنيد ممکن است از موضوع اصلي منحرف شويد. نقشه را در ذهن داشته باشيد و بدانيد که چه زماني بايد از خود انعطاف نشان دهيد.
از اطلاعات خودتان و اطلاعاتي که از صحبت هاي طرف مذاکره جمع آوري مي کنيد براي تأييد سخنان وي استفاده کنيد. به طرف مقابل اجازه دهيد نظرات خود را داشته باشد و آن ها را بيان کند و شما نيز به آنها گوش فرا دهيد. راهکارهاي شنونده بودن در مذاکره مانند حفظ ارتباط چشمي، سؤال پرسيدن و بازخورد دادن، به موفقيت در مذاکره کمک خواهند کرد.
اگر شما در سمتي مديريتي مشغول فعاليت هستيد، درکنار مديريت مذاکرات بايد مهارت هاي مهم ديگري از جمله استراتژي هاي مديريت پروژه حرفه اي و مهارت مديريت ريسک را بيشتر تمرين کنيد.
علاوه براين، نرم افزار مديريت پروژه مپسان مي تواند شما را در مديريت پروژه هاي سازمان خود ياري نمايد. يکي از امکانات سيستم مديريت پروژه آنلاين مپسان اين است که شما مي توانيد تمام هزينه هاي پروژه را از طريق موبايل خود در سيستم ثبت نموده و در مراحل بعدي از هزينه هاي پروژه گزارش گيري نموده و آن را با برآورد اوليه مقايسه نماييد.
