سه تکنیک مدیریت زمان از جمله تکنیک ماتریس اولویت بندی اِیزنهاور، تکنیک تقسیم وقت و تکنیک Time boxing از جمله تکنیک های مدیریت زمان می باشد که شاید شما آن ها را بشناسید. ما در این مقاله به 10 تکنیک مدیریت زمان موثر می پردازیم.
دستیابی به اهداف شخصی و حرفه ای خود، بدون مدیریت درست مسئولیت ها و فعالیت حاصل نمی گردد. پروژه هایی حرفه ای، در مقیاس کوچک تا بزرگ، نیز از این ماجرا مستثنی نمی باشند.
مدیران پروژه، مسئولیت برنامه ریزی درست و نظارت پی در پی برروی شیوه پیشرفت فعالیت ها را برعهده دارند.
مدیریت زمان پروژه نادرست نه تنها پروژه را از دستیابی به هدف معین شده بازمی دارد، بلکه منجر به تحمیل ضررهای مالی بسیار و اتلاف زمان می شود.
پس می توانیم بگوییم، که مدیریت زمان پروژه از اهمیت شایانی برخوردار است، که در طول این مطلب از خود بدان پرداخته ایم.
معرفی تکنیک های مدیریت زمان پروژه
تکنیک های بسیاری برای مدیریت زمان در پروژه وجود دارد که ما به ده مورد از آن ها اشاره خواهیم کرد.
هر کار چقدر به طول می انجامد؟
این کار را با مدت زمانی که تخمین زده اید مقایسه نمایید. چنانچه که اختلاف زمانی دیده می شود. علت را بررسی نموده و برنامه خود را تغییر بدهید. شاید که این کار باید زمانی انجام بشود که تیم شما سرحال و پرانرژی است. چه اوایل روز باشد چه اوایل هفته!
برروی مسئولیت های خود متمرکز شوید!
یکی از تکنیک های برآورد زمان فعالیت های پروژه تمرکز برروی مسئولیت های خود است. از یک فهرست کارهای ساده یا نرم افزار مدیریت پروژه برای گروه بندی حرفه خود بنابر تاریخ مقرر بهره گیرید. این چنین متوجه خواهید شد. که چه زمان باید به پایان خود رسد!
هرکاری که به انجام می رسانید، بیش از اندازه متعهد نباشید!
گاهاً بهتر است. کاری که زمان بسیاری می طلبد را رها نموده و به سمت انجام کار بعدی روید. ممکن است که این موضوع غیر عادی به نظر رسد ولی هدف تکنیک های مدیریت زمان پروژه چنین می طلبد. بنابراین هرچه سریع تر به سمت انجام کار بعدی بروید.
از قانون 80 / 20 به عنوان تکنیک مدیریت زمان استفاده نمایید
از سایر تکنیک های مدیریت زمان پروژه استفاده از قانون 80 / 20 خواهد بود. این قانون بیان می دارد که هشتاد درصد نتیجه شما از بیست درصد کار شما حاصل می شود. این به معنی یادگیری بهینه سازی حجم کاری با اولویت بندی زمان و کارها است.
از نرم افزار مدیریت زمان استفاده کنید
یکی از تکنیک های مدیریت زمان. استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه مپسان است. این نرم افزار می تواند با ساده سازی و خودکار سازی کارهایی که در طول ساعات روز شما را دچار مشکل می کند. در زمان صرفه جویی نماید. بنابراین نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی می تواند به شما در انجام بسیاری از کارها کمک کند.
عملکرد چند وظیفه ای
مهارت انجام چند کار با یک‌دیگر. یک استعداد درون داشتی می باشد که تمامی ما توانایی انجام آن را نداریم. درک این موضوع که شما قادر به انجام چنین کاری می باشید یا نه بسیار مهم است. چنانچه که فکر می کنید استعداد انجام چنین کاری را دارید. بدین هنگام یک فرصت استثنایی داشته و همیشه یک گام جلوتر از بقیه حرکت خواهید کرد. ولی اگر که شما نمی توانید هیچ وقت به خودتان زحمت ندهید!
به موقع اقدام کنید
حدوداً تمامی ما در طول روزهای زندگی چوب به تعویق انداختن کارهای خود را می خوریم. اصلاً سخت نمی باشد! اگر که شما به موقع انجام کارهای خود را شروع کنید قادر خواهید بود به درستی بر مدیریت زمان پروژه واقف بوده و خیلی بهتر آن ها را انجام بدهید. پس انجام هیچ کاری سخت نیست! تنها کافیست مصمم به انجام باشید.
کم نمودن وقفه در طول کار
یکی دیگر از تکنیک های مدیریت زمان پروژه این است که. وقفه خود را در طول انجام کار کم کنید! چنانچه که واقع بینانه به ماجرا بنگرید. درست است که تمامی شما نمی توانید بسیاری از این موارد را کاهش بدهید ولی روش برخورد با آن ها را می توانید تغییر دهید. مثلاً تصور کنید که شما در حال انجام یک پروژه بسیار مهم هستید. حال در حین انجام یکی از همکاران شما کاری را محول می نماید که می توانید بعداً انجام دهید.
زمان استراحت بین کارهای خود داشته باشید
هنگامی که شما در انجام کارها عجول باشید. نمی توانید درک درستی هم داشته باشید. چنانچه که نتیجه دلخواه شما هم حاصل نشود. قطعاً تمرکز و انگیزه خود را از دست می دهید. پس سعی کنید در زمان انجام کار. مدّت زمانی را برای استراحت و آرامش در نظر بگیرید.
در همان ابتدا به لیست وظایف خود توجه نکنید!
یکی از بزرگ ترین عواملی که موجب عدم مدیریت زمان پروژه و دلسردی ما می شود. نگاه انداختن به فهرست کارهای انجام نشده خود است. بنابراین برروی انجام یک کار تمرکز کنید و بعد از اتمام به مرحله بعد روید.
مدیریت زمان در پروژه های عمرانی و ساختمانی
تکنیک مدیریت زمان پروژه، فرآیند سازمان دهی و استفاده از یک استراتژی مناسب برای تعیین زمان لازم جهتِ کامل کردن فعالیت های پروژه می باشد.
مدیریت زمان در پروژه های ساختمانی دستیابی به اهداف براساس بودجه تعیین شده را به همراه دارد.
در پروژه هایی بزرگ همچون ساختمانی و عمرانی کارفرما غالباً از شرکت های مشاور در راستای تهیه برنامه تفصیلی پروژه استفاده می نماید.
در صورت برون سپاری پروژه هم مدیریت زمان در پروژه های عمرانی برعهده پیمانکار خواهد بود.
