امروزه ابعاد مسئوليت هاي مديران پروژه از جمله تحويل به موقع و مديريت بودجه به ميزان بسيار زيادي گسترش يافته اند. در يک سازمان مي توان گفت يک مدير پروژه طولاني ترين ليست وظايف را داراست. بنابراين کار مديريت پروژه به هيچ عنوان يک کار آسان نيست. موفقيت يا شکست پروژه به مدير پروژه بستگي دارد و بار سنگيني بر دوش وي تحميل مي شود. مدير پروژه بايد در يک پروژه نقش قهرمان را داشته باشد. وي از زمان تشکيل تيم خود، تقريباً مسئول تمامي وظايف پروژه که به هريک از اعضا واگذار مي شود است. در نهايت کسي که مجبور است به هيئت مديره در مورد تمامي کارها پاسخگو باشد، مدير پروژه است.
ليست زير رايج ترين مسئوليت هاي يک مدير پروژه است:
- تعريف محدوده پروژه
- برنامه ريزي منابع و فعاليت ها
- تنظيم برنامه زمانبندي
- تخمين زمان و هزينه ها
- تنظيم برنامه بودجه
- مستندسازي
- پيش بيني و آناليز ريسک
- مديريت و حل مسائل
- نظارت بر کار اعضاي تيم
- کنترل کيفيت
- مديريت ارتباط با کارفرما
- بررسي راندمان پروژه
اين ليست بر مبناي بزرگي و پيچيدگي پروژه مي تواند طولاني تر نيز باشد. بنابراين اگر از نقاط کوري که مي تواند در پروژه وجود داشته باشد آگاه باشيد، موانع کار خود را به حداقل مي رسانيد.
1- منتقل نکردن استراتژي ها و اولويت ها به طور واضح به اعضاي گروه
ممکن است شما فکر کنيد که اگر تصوير نهايي از پروژه را بدانيد و آن را به اعضاي تيم منتقل کنيد کافي است. اما اين مهم است که کارمندان شما بدانند کارشان به چه سمتي در حال پيشرفت است. اگر آن ها را در جريان اولويت هاي کاري پروژه قرار دهيد، به آن ها حس مالکيت و مسئوليت نسبت به کارشان منتقل خواهيد کرد. هم چنين به آن ها انگيزه براي ادامه کار خواهيد بخشيد. به علاوه به آن ها کمک خواهيد کرد تا وظايفشان را هم جهت با اولويت ها و استراتژي ها و اهداف بلندمدت پروژه انجام دهند. در دنياي امروزه که به عصر ارتباطات شهرت دارد، با استفاده از ابزارهاي مديريتي مانند نرم افزار مديريت پروژه مپسان مي توانيد مديريت پروژه را به شيوه اي مؤثر انجام دهيد. به عنوان يک کار ديگر که مي توانيد در اين راستا انجام دهيد اين است که در هر يک از جلسات يا حتي گفتگو با اعضاي گروه، اهداف بلندمدت و اولويت هاي پروژه را درنظر داشته باشيد. اين کار به آن ها کمک مي کند کار فعلي خود را با تمرکز بر هدف نهايي پروژه انجام دهند.
2- اختصاص زمان بيش از اندازه براي انجام تغييرات بنيادي
وقتي مسئوليت مديريت پروژه را بر عهده داريد، ايجاد تغييرات بزرگ در پروژه بسيار ضرورت مي يابد. ممکن است اين طور فکر کنيد که ايجاد تغييرات يک پروسه آهسته و بلندمدت دارد. اما پروژه شما ممکن است زمان کافي براي اين کار را نداشته باشد. بنابراين يک مدير پروژه بايد متناسب با ضرورت تغييراتي که مي خواهد ايجاد کند، به اِعمال تغييرات خود سرعت بدهد.
3- عدم برقراري ارتباط مستمر با کارفرما
گزارش دهي به کارفرما يکي از مسئوليت هاي دشوار براي يک مدير پروژه است. براي وي ارتباط مستمر با اعضاي تيم، کارفرما، هيئت مديره و ساير افراد يک کار روزانه است. اگر به عنوان مدير پروژه افکار خود را به طور مستمر با کارفرما در ميان بگذاريد، حمايت او را جلب کرده ايد. اين کار کمک بسيار بزرگي به پيشرفت پروژه مي کند. از طرف ديگر، اعضاي تيم و کارفرما ممکن است در همه مسائل با شما هم عقيده نباشند. بنابراين اگر مسائل را از قبل با آن ها در ميان گذاشته باشيد، احتمال جلب عقايد آن ها بالاتر مي رود.
4- درگير شدن با تعداد زيادي از مسئوليت
همه پروژه ها مهم هستند. حال اگر فکر مي کنيد پروژه اي را مديريت مي کنيد که براي سازمان اهميت ويژه اي دارد، ممکن است در واگذاري مسئوليت ها به اعضاي تيم دچار ترديد شويد. ممکن است فکر کنيد تمامي مسئوليت ها حياتي هستند و شما نمي توانيد انجام آن ها را به شخص ديگري واگذار کنيد. شما بايد بدانيد که نمي توانيد تمام کارهاي پروژه را به تنهايي انجام دهيد. تيم پروژه براي همين کار تشکيل شده است و اعضاي گروه هرکدام در زمينه مربوط به خود، داراي تخصص هايي هستند. به آن ها نسبت به کارشان احساس مالکيت بدهيد. با اين کار به آن ها کمک مي کنيد کارمندان باانگيزه اي باشند.
اگر شما مسئوليت هاي زيادي را برعهده بگيريد، تنها از کارايي و تمرکز خودتان مي کاهيد. علاوه بر اين فشار زيادي روي خودتان مي آوريد و موفقيت پروژه را در معرض خطر قرار مي دهيد. بهترين کار اين است که به توانايي هاي افراد گروه اعتماد داشته باشيد. فقط کافي است با آن ها به طور منظم در ارتباط باشيد و از احساس مسئوليت آن ها اطمينان حاصل کنيد.
5- کمک نگرفتن از ديگران
هر کسي ممکن است در هر مرحله اي از کارش احساس نياز به کمک کند. البته درخواست کمک از ديگران درجايگاه يک مدير پروژه ممکن است دشوار باشد. چرا که آن ها فکر مي کنند يک مدير پروژه همه چيز را مي داند. اما اين حقيقت ندارد. مديران پروژه نيز ممکن است در بعضي کارها گير کنند و درست در همين مواقع است که به کمک نياز دارند. به عنوان مثال ممکن است شما يک مهندس خوب و يک انسان اجتماعي باشيد، اما در حسابداري و مسائل مالي براي مديريت بودجه پروژه ضعيف باشيد. در اين حالت بهترين کار درخواست کمک از يک فرد متخصص در اين زمينه مي باشد. هيچ عيبي در کمک گرفتن از ديگران وجود ندارد. با اين کار شما علاوه بر اين که کار بودجه بندي پروژه را با دقت انجام داده ايد، تکنيک هايي نيز براي حسابداري پروژه هاي بعدي خود آموخته ايد.
اکنون که در مورد نقاط کور پروژه اطلاعات خوبي کسب کرده ايد، يک گام به موفقيت پروژه بعدي خود نزديک تر شده ايد.
نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان يکي از ابزارهايي است که مي تواند شما را در مديريت تيم خود ياري کند. شما با استفاده از اين نرم افزار مي توانيد وظايف مربوط به پروژه هاي خود را تعريف کنيد تا هر کاربر وضعيت پيشرفت وظايف خود را ثبت کرده و از طريق کارتابل براي شما ارسال کند.
