گزارش عملکرد پروژه چيست و چگونه تهيه مي شود؟

همان طور که مي دانيد براي مديريت پروژه روش هاي مختلفي وجود دارد. بنابراين مشارکت کارفرما يا ذينفعان پروژه يک امر مهم در مديريت هر پروژه اي محسوب مي شود. ارائه گزارش عملکرد مناسب از پروژه، تأثير بزرگي در نتايج پروژه خواهد داشت. حتي مي توان از گزارش عملکرد پروژه دريافت که يک پروژه به نتايج تعيين شده خود خواهد رسيد يا خير. وقتي يک پروژه به پايان مي رسد شما به عنوان يک مدير پروژه بايد در مورد بعضي مسائل به کارفرما پاسخ دهيد. اين مسائل مي توانند پرسش هايي مانند «آيا پروژه موفقيت آميز بوده است؟»، «چه چيزهاي مي توانسته به بهتر بودن نتيجه کمک کند؟»، «آيا به کارايي مطلوب دست يافته اند؟»، «آيا هزينه ها به درستي مصرف شده اند؟» باشد.

براي پاسخ دادن به اين سؤال ها، شما به مستندات محکمي احتياج داريد تا به پاسخ هايتان اعتبار بدهيد. بنابراين ضروري است که براي اندازه گيري ميزان موفقيت يا شکست پروژه بايد يک مکانيزم داشته باشيد. گزارش پروژه شامل اطلاعاتي از عملکرد پروژه مربوط به هزينه هاي پروژه، کيفيت، سود، ريسک ها و پتانسيل هاي بهبود پروژه مي باشد.

فوايد گزارش عملکرد پروژه

• گزارش پروژه دربردارنده يک تصوير شفاف شامل نقاط ضعف و ريسک هاي موجود مي باشد. بنابراين به شما کمک مي کند براي پروژه هاي آينده آماده شويد. در اين صورت مي توانيد تشخيص دهيد بايد انتظار چه ريسک ها يا مشکلاتي را داشته باشيد و يا چگونه آن ها را از بين ببريد.
• شما مي توانيد در پروژه هاي بعدي تا حدودي تشخيص دهيد تا چه ميزان انتظارات طرفين از يکديگر برآورده خواهند شد.
• مي توانيد تشخيص دهيد آيا منابع مورد استفاده کافي بوده اند يا نه و براي تخصيص منابع در پروژه هاي بعدي از اين تجربه استفاده کنيد.
• يک گزارش عملکرد پروژه مي تواند به شما کمک کند پيشرفت پروژه را با خط مبناي پروژه مقايسه کنيد. بنابراين در طول اجراي پروژه مي توانيد از اين گزارشات استفاده کنيد و به سرعت واکنش لازم را نشان دهيد. به عنوان مثال از کارفرما تقاضاي بودجه، منابع و يا زمان اضافه کنيد.

محتويات يک گزارش عملکرد

گزارش پيشرفت پروژه معمولاً شامل موارد زير مي شود (که مي توانيد اين گزارشات را با استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی به سادگي گزارش گيري کنيد) :

• مقدار کاري که در يک بازه مشخص در طول يک بازه زماني انجام شده است.
• مقدار کار باقيمانده که بايد انجام شود.
• مقدار بودجه اي که تا نقطه زماني مشخصي صرف شده است.
• مقدار بودجه باقيمانده
• مقدار زمان باقيمانده تا تحويل پروژه
• ريسک هاي که در طول پروژه اتفاق افتاده اند.
• ريسک هايي که با مديريت صحيح از آن ها جلوگيري شده است.
• شاخص هاي اصلي پروژه مانند شاخص عملکرد پروژه، شاخص زمانبندي پروژه و…
• هزينه اضافه پيش بيني شده براي تکميل پروژه
• زمان پيش بيني شده براي تکميل پروژه
• خلاصه اي از تغييرات اعمال شده در پروژه نسبت به برنامه اوليه

قسمت هاي اصلي گزارش عملکرد پروژه

1- بودجه

در اين بخش جزئيات دقيق مقدار کل بودجه اي که براي تکميل پروژه در نظر گرفته شده، درصدي از بودجه که تاکنون استفاده شده و هم چنين درصدي که از مقدار کل بودجه که هنوز موجود مي باشد، بايد مشخص شود. بر اساس اين گزارش که در مورد بودجه ارائه مي کنيد، مي توانيد برنامه ميديريت هزينه را تغيير داده و بودجه شما مي توانند کاهش و يا افزايش يابد.

2- منابع

گزارش پروژه بايد شامل تصويري واضح از اين که پروژه در چه وضعيتي از نظر مصرف منابع قرار دارد باشد. در صورتي که براي تکميل پروژه در موعد مقرر نياز به منابع اضافي باشد، کارفرما يا هيئت مديره بايد نسبت به آن اقدام کنند.

3- ريسک ها يا خطرات موجود

گزارش پروژه بايد ريسک هاي اصلي که پروژه با آن ها مواجه است را نشان دهد. اين بخش به کارفرما امکان مي دهد تا عواملي که اين خطرات را به وجود مي آورد را شناسايي کرده و از بين ببرند. هم چنين در اين گزارش مي توانيد به شرايط نامطلوبي که مي توانند اتفاق بيفتند اشاره کنيد. در اين صورت مي توانيد مديريت ريسک را به راحتي انجام دهيد و از ايجاد شرايط ريسکي پيش بيني کنيد.

4- زمان

اين گزارش نشان مي دهد بر اساس برنامه زمانبندي پروژه از نظر زماني پروژه در چه جايگاهي قرار دارد. در اين صورت مي توانيد مقدار کار باقيمانده و زمان باقيمانده را مقايسه کنيد. به علاوه مي توانيد از کارفرما تقاضاي منابع اضافي يا زمان بيشتر داشته باشيد.

5- درخواست براي تغييرات

وقتي يک پروژه آغاز مي شود، شما يک برنامه داريد که بايد مطابق با آن پروژه را هدايت کنيد. اما در طول پروژه ممکن است شرايط غيرقابل پيش بيني اتفاق بيفتد که شما مجبور باشيد تغييراتي در برنامه پروژه اعمال کنيد. اين تغييرات مي توانند اضافه کردن منابع يا بودجه و… باشد. اما بايد بدانيد براي اعمال هر تغييري در پروژه شما نياز به اجازه و تأييد کارفرما خواهيد داشت. گزارش پروژه بايد شامل تمامي درخواست هاي تغيير، تأييد و يا عدم تأييد آن ها باشد. بنابراين، اين گزارش به شما کمک خواهد کرد تغييرات آينده را بتوانيد راحت تر پيش بيني کنيد.

مراحل تهيه گزارش عملکرد پروژه

اگر مي خواهيد ثبت گزارشات پروژه را از همين امروز انجام دهيد، نگران چگونگي انجام اين کار نباشيد. شما مي توانيد از يک تکنيک ساده براي گزارش دادن پيشرفت پروژه به کارفرما يا ذينفعان پروژه استفاده کنيد. اين تکنيک شامل مراحل زير مي باشد:

1- برنامه ريزي براي اندازه گيري

اين گام شامل تشخيص عملکرد تيم اندازه گيري مي باشد. در اين مرحله محدوده پروژه بايد اندازه گيري شود. هم چنين ابزارهاي اندازه گيري بايد تعيين شوند.

2- اِعمال اندازه گيري ها

اين مرحله شامل انجام اندازه گيري هاي لازم، برنامه ريزي براي اختصاص اطلاعات، تبادل کردن منابع اطلاعات، جمع آوري اطلاعات و تضمين کيفيت اطلاعات مي باشد.

3- عملکرد اندازه گيري ها

در اين مرحله شما مي توانيد منابع اطلاعات را شناسايي کنيد. به علاوه، برنامه ريزي براي جمع آوري و تبادل اطلاعات را انجام مي دهيد.

4- تجزيه و تحليل داده ها

اين مرحله شايد مهم ترين مرحله است و شامل تجزيه و تحليل داده ها، محاسبه ارزش ريالي پروژه، اعتبارسنجي نتايج و هم چنين انجام يک تحليل قياسي مي باشد.

5- گزارش عملکرد

در اين گام شما بايد يک برنامه تبادل عملکردي ايجاد کنيد که شامل وقايعي که اتفاق افتاده اند، مخاطبان مورد نظر، پيام هايي که مي خواهيد منتقل کنيد، اهداف کليدي که مي خواهيد به آن ها دست يابيد و نظرات و پيشنهادات احتمالي شما باشد. زماني که گزارش آماده شد، مي توانيد آن را با ذينفعان به اشتراک بگذاريد.

6- پيشرفت مستمر

در اين مرحله شما بايد ارزش و هدف خود را مرور کنيد. از بازخوردها درس بگيريد. علاوه بر اين آموخته هاي خود را به صورت مکتوب و مستند درآوريد. در نهايت اقدامات لازم براي رسيدن به اهداف خود را مشخص کنيد.

گزارش عملکرد پروژه يکي از روش هاي برقراري ارتباطات در پروژه است. اين گزارش به هر يک از افراد در سازمان شما امکان مي دهد تا تشخيص دهد چه اتفاقاتي در حال وقوع است. در نتيجه خواهيد ديد که اطلاعات، برنامه ريزي و هم چنين تحليل منسجمي خواهيد داشت. علاوه بر اين مي توانيد به هرگونه ابهام يا پرسش که در تمام سازمان در مورد پروژه به وجود مي آيد پاسخ دهيد.

 نرم افزار مديريت پروژه آنلاين مپسان يکي از ابزارهايي است که مي تواند شما را در مديريت تيم خود ياري کند. شما با استفاده از اين نرم افزار مي توانيد وظايف مربوط به پروژه هاي خود را تعريف کنيد تا هر کاربر وضعيت پيشرفت وظايف خود را ثبت کرده و از طريق کارتابل براي شما ارسال کند.