انتخاب نرم افزار مناسب مدیریت پروژه می تواند تفاوت بزرگی در موفقیت پروژه شما ایجاد کند. با صرف زمان لازم برای تحقیق و انتخاب ابزار مناسب، می توانید مطمئن شوید که تیم شما در مسیر موفقیت قرار دارد.
به منظور راه اندازی کسب و کار و یا مدیریت کارها به یک نرم افزار مدیریت پروژه نیاز دارید و امروزه با توجه به پیشرفت در این زمینه نرم افزارهای متعددی طراحی شده اند.
نرم‌افزارهای مدیریتی برای کنترل پروژه و بالا رفتن کیفیت آن طراحی شدند و در نتیجه سبب بهبود عملکرد تیم می شوند.
شما به عنوان یک مدیر باید نرم افزار مدنظر خود را با توجه به نیازهای پروژه انتخاب نمایید و تنها در این صورت است، که می توانید نتیجه دلخواه را کسب کنید.
فهرست مطالب
نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
به بیان ساده، نرم افزار مدیریت پروژه تنها با هدف ایجاد همبستگی تیمی و مدیریت اصولی پروژه طراحی شده است.
استفاده از این نرم افزارها برای تمامی پروژه ها به یک ضرورت تبدیل شده است و تفاوتی در کوچک و یا بزرگ بودن پروژه ندارد.
نرم افزار مدیریت پروژه از طریق تنظیم برنامه ریزی دقیق مدیر را قادر می سازد، تا شناخت دقیقی از وظایف داشته باشد و بتواند با اطلاع کامل وظایف را بین اعضای تیم تقسیم و به هر فرد ماموریت ویژه ای را محول کند.
از طریق قابلیت کنترل مرکزی به راحتی می توانید، مطمئن شوید که تمامی کارها در موعد زمانی مقرر شده انجام می شوند و از اتلاف وقت صرفه جویی خواهد شد.
نرم افزار مدیریت پروژه یک ابزار قدرتمند برای مدیر و کارکنان به شمار می رود، چرا که سبب پیشرفت پروژه و دستیابی به یک نتیجه مطلوب می شود.
توجه داشته باشید، که یک نرم افزار خوب به شما این امکان را می دهد، که منابع مالی و انسانی را به درستی مدیریت نمایید و با ایجاد یک برنامه ریزی دقیق سبب هدفمند شدن اعضای تیم می شود.
تفاوتی ندارد، که کسب و کار شما چه زمینه ای می باشد، چرا که برای هر نوع کسب و کار و نیاز های موجود آن نرم افزاری طراحی شده است.
نرم افزارهای مدیریت پروژه به ابزاری حیاتی برای هر تیمی تبدیل شده اند که به دنبال ساماندهی و هدایت کارآمد پروژه ها هستند. این نرم افزارها با ارائه طیف وسیعی از امکانات، به شما کمک می کنند تا پروژه های خود را به بخش های قابل مدیریت تقسیم کنید، برنامه ریزی دقیقی برای انجام آنها داشته باشید، ارتباطات مؤثر بین اعضای تیم برقرار کنید، بهره وری را تجزیه و تحلیل کنید و در نهایت به اهداف خود برسید.
توصیه ای مهم درباره نرم افزار مدیریت پروژه
به طور کلی نرم افزار مدیریت پروژه برای کاربران فردی و تیم های کوچک و بزرگ شرکت های چند ملیتی سازمانی و غیره مورد استفاده قرار می گیرد.
با توجه به توضیح ارائه شده به این نتیجه می رسیم، که گزینه های بسیار متعددی برای انتخاب نرم افزار وجود دارد و چه در یک تیم عملیاتی کوچک باشید و یا یک پروژه عظیم تفاوتی ندارد، چرا که برای هر پروژه نرم افزار مناسبی وجود دارد.
انتخاب بهترین نرم افزار بر عهده مدیر پروژه می باشد و باید با یک انتخاب هوشمندانه پروژه را در مسیر درست خود قرار دهد.
دسته بندی نرم افزارهای مدیریت پروژه چگونه است؟
نرم افزارهای مدیریتی دارای تنوع بسیار بالایی هستند، اما با این وجود تنها در دو دسته کلی قرار داده می شوند و برای درک بهتره نرم افزارهای مدیریت پروژه باید تفاوت بین این دو را به خوبی بشناسید و در ادامه به معرفی آن ها خواهیم پرداخت:
- نرم افزار مدیریت وظایف
نرم افزار مدیریت وظایف برای برقراری نظم و ایجاد یک همکاری منظم بسیار مفید می باشد و ارائه یک برنامه ریزی اصولی هدف پروژه را مشخص می کند.
اعضای تیم از طریق برقراری ارتباط با یکدیگر در جریان تمامی امور قرار می گیرند و با آگاهی بیشتری می توانند، وظیفه خود را انجام دهند.
- نرم افزار زمانبندی پروژه
با بهره گیری از نرم افزارهای مدیریت پروژه به راحتی می توان وابستگی های کاری افراد گروه و همچنین در دسترس بودن آن ها را مشخص کرد و با یک محاسبه دقیق دوره زمانی پروژه را مشخص می کند.
با استفاده از نرم افزار زمانبندی به راحتی می توانید، تاریخ تحویل پروژه را بدون هیچ حدس و گمانی مشخص کنید و در صورت داشتن تاخیر در اتمام پروژه نرم افزار به شما اطلاع خواهد داد.
نرم افزار مدیریت پروژه در صورت بروز تاخیر اقدام به محاسبه کل بازه زمانی پروژه می کند، تا بتواند محاسبه دقیقی از میزان تاثیر تاخیر بر پروژه داشته باشد.
اگر پروژه شما شامل محدودیت زمانی نمی شود بهتر است، از نرم افزار مدیریت وظایف استفاده نمایید و در غیر این صورت توصیه می شود، از یک نرم افزار زمانبندی پروژه مناسب با نیاز خود بهره ببرید.
از مزایای استفاده از نرم افزار مدیریت وظایف می توان به قرار دادن پروژه در مسیر درست، اطلاع از تاریخ های مهم، قابلیت استفاده آسان، مقرون بصرف بودن، داشتن عملکرد بی نقص و غیره اشاره کرد.
انواع نرم افزار مدیریت پروژه کدام اند؟
همانطور که قبلاً اشاره کردیم، انواع مختلفی از نرم افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد، که عمدتاً بر اساس نوع پروژه و یا میزان استفاده از برنامه تقسیم بندی می شوند.
- داخلی (On-Premise)
این نوع نرم افزار، روی سیستم شما نصب می‌شود و به شما امکان می‌دهد تا به سرویس‌ها و داده‌هایی که روی همان سیستم یا در شبکه محلی شما میزبانی می‌شوند، دسترسی داشته باشید. این نوع نرم افزار به طور معمول برای اهداف توسعه، تست و یا ارائه خدمات داخلی استفاده می‌شود.
- ابری(Cloud-based)
به نرم افزارهایی که بر روی سرورهای ابری قرار می گیرند، گفته می شود و این بدان معناست که کاربران و مشتریان به راحتی می توانند، از طریق مرورگر وب به پروژه های خود دسترسی کاملی داشته باشند.
- فردی (Individual)
ابزاری عالی برای افرادی هستند که به دنبال راهی آسان برای سازماندهی و پیگیری کارهای خود هستند. این نرم افزارها برای استفاده ی تیم های کوچک یا افراد آزاد مناسب هستند
توجه داشته باشید، که این سیستم ها تحت وب و بسیار کم حجم هستند و برای کاربر به راحتی اجرا و قابل درک می باشند.
- اِی پی آی باز و عمومی (Open API)
این نرم افزارهای مدیریتی به کاربران این اجازه را می دهند، که با توجه به نیاز خود به نرم افزار تغییر دلخواه را اضافه کنند.
برای افرادی که ابزار مورد نیاز خود را پیدا کرده اند، اما ترجیح می دهند کمی آن را تغییر دهند و یا مطابق با سلیقه خود تنظیم نمایند، گزینه ایده آلی محسوب می شود.
این نرم افزار آزادی بسیار بیشتری را برای راه اندازی پروژه به افراد می دهد، چرا که می توانند با توجه به نیاز خود آن را تنظیم کنند.
کاربرد نرم افزار مدیریت پروژه چیست؟
نرم افزار مدیریت پروژه عمدتاً برای رسیدگی به امور نظارتی و مدیریتی طراحی شده است و با توجه به نیاز پروژه نوع آن انتخاب می شود.
در اینجا به معرفی برخی ویژگی های مهم یک نرم افزار مدیریت پروژه پرداخته ایم:
همکاری به موقع
نرم افزار مدیریت پروژه یک ابزار بسیار عالی و قدرتمند برای پیشبرد اهداف پروژه محسوب می شود.
با استفاده از این نرم افزارها یک فضای مشترک کاری برای داشتن همکاری بهتر میان اعضای تیم ایجاد می شود.
با این وجود مدیر می تواند، با حفظ تمرکز به فعالیت خود ادامه دهد و در کنار آن اعضای تیم نیز در آرامش بیشتری وظایف خود را انجام خواهند داد.
اشتراک گذاری اسناد
یکی از مهم ترین قابلیت های نرم افزار مدیریت پروژه ساختمانی اشتراک گذاری اسناد و فایل های مهم می باشد.
به واسطه داشتن این قابلیت اعضای تیم در هر مکان و زمان که بخواهند می توانند، به داده های مهم دسترسی پیدا کنند و از طریق آن آگاهی کاملی نسبت به پروژه داشته باشند.
مدیریت هزینه ها
بدون شک یکی از مهم ترین و بزرگ ترین چالش‌های موجود در یک پروژه پیش بینی دقیق هزینه ها می باشد.
نرم افزارهای مدیریتی با ارائه راهکارهای اصولی تاثیر بسیار زیادی در جهت کاهش هزینه ها دارند و با گزارش دهی دقیق به مدیریت پروژه کمک می کنند.
این قابلیت کمک زیادی در نمایش هزینه ها، شناسایی دقیق منابع، مشخص کردن هزینه های اضافی و غیره می کند.
گزارش دهی
برای مدیریت اصولی هزینه ها باید یک گزارش دقیق ارائه شود و یک نرم افزار مدیریت پروژه به راحتی امکان تنظیم قالب های گزارش را برای کاربران فراهم می کند.
با این وجود شما تنها قادر خواهید بود، که رویداد های مهم و مورد نیاز پروژه را از نرم افزار استخراج نمایید.
سهولت استفاده
هدف اصلی نرم افزار مدیریت پروژه ساده کردن امور برای کاربران خود می باشد و با دارا بودن قابلیت های متعدد به کاربر این امکان را می دهد، که پروژه مد نظر را به بهترین شکل ممکن اداره نماید.
مستند سازی آسان تر
نرم افزار مدیریت پروژه نه تنها برقراری ارتباط میان اعضای گروه را ساده تر می کنند، بلکه سبب ارائه آسان اسناد نیز می شود.
از پروژه ها می توان برای تحلیل و اجرای دوباره در آینده استفاده کرد و از اطلاعات و داده‌های ذخیره شده نیز می توان برای کارهای بعدی بهره برد.
کلام پایانی
هدف اصلی استفاده از نرم افزار مدیریت پروژه برنامه ریزی دقیق برای کارها و همچنین مشخص کردن مسئولیت و وظایف هر کدام از اعضای تیم می باشد.
نرم افزارهای مدیریتی در پیشبرد پروژه تاثیر بسیار زیادی دارند و برای گرفتن نتیجه مطلوب استفاده از آن ها الزامی می باشد.
اگر در مورد نرم افزار مدیریت پروژه سوالی دارید، می توانید با ما در میان بگذارید، تا در صورت امکان شما را راهنمایی کنیم.
