اگر شما به عنوان يک مدير پروژه فعاليت مي کنيد و از تکنيک هاي مديريت پروژه استفاده نمي کنيد، بايد بدانيد که شانس به اتمام رساندن پروژه تان در زمان مقرر و با بودجه از پيش تعيين شده بسيار پايين مي باشد. آمارها نشان مي دهند در سال گذشته تنها کم تر از يک سوم همه پروژه ها بر اساس بودجه و زمان مقرر به اتمام رسيده اند.
مشکلاتي مانند چارچوب هاي زماني غيرواقعي، تغييرات مکرر در برنامه و رويه ها و هم چنين فقدان اهداف واضح باعث از بين رفتن زمان شما و نابود شدن خط اتمام پروژه مي شود.
مديريت ارزش کسب شده مي تواند به شما کمک کند تا بودجه و زمان را کنترل کنيد و با برنامه پيش برويد. EVM يک رويکرد سيستماتيک بر اساس زمان براي پيگيري هزينه و زمان پروژه است. اين روش به شما کمک مي کند شرايط فعلي پروژه را با برنامه و پيش بيني هاي اوليه مقايسه کنيد و به شما اجازه مي دهد تنظيماتي کليدي انجام دهيد. با به کار بردن درست و اصولي اين روش به راحتي در چالش انطباق با برنامه زماني و بودجه مقرر پيروز شويد.
نقش کليدي EVM اين است که ارزش کارهايي که تاکنون در پروژه انجام شده اند ( مقدار ارزش کسب شده ) را در هر مرحله بررسي کند. از اين طريق مي توانيد پروژه هايتان را به طور دقيق مديريت و کنترل کنيد.
EVM به شکل هاي زير به شما کمک مي کند از آينده پروژه خود محافظت کنيد:
فهرست مطالب
- 1- اطمينان پيدا مي کنيد که برنامه ريزي قبلي داريد.
- 2- برنامه شما عيني و ملموس مي شود.
- 3- مديريت کردن پروژه براي شما ساده سازي مي شود.
- 4- مسئوليت پذيري در افراد گروه افزايش مي يابد.
- 5- مي توانيد مشکلات احتمالي را پيش بيني کنيد.
- 6- مي توانيد با مشکلات در آستانه وقوع مقابله کنيد.
- 7- انگيزه اعضاي گروه افزايش مي يابد.
1- اطمينان پيدا مي کنيد که برنامه ريزي قبلي داريد.
شما بايد براي ايجاد يک بودجه مناسب در يک بازه زماني واقع بينانه کمي زمان صرف کنيد. هم چنين بايد از ابتدا تا انتهاي اين طرح را ترسيم کرده و بدانيد چگونه بايد براي واگذاري عادلانه هريک از کارها به تيم خود برنامه ريزي کنيد. يادتان باشد هرگونه چالش که فکر مي کنيد ممکن است در طول پروژه با آن موجه شويد را لحاظ کنيد. در نتيجه شما تيم خود را براي موفقيت آماده کرده ايد.
2- برنامه شما عيني و ملموس مي شود.
شما مي توانيد در هر نقطه زماني، به وضوح ببينيد در کجاي مسير انجام پروژه قرار داريد و يا اين که کجاي مسير بايد قرار داشته باشيد. علاوه براين مي توانيد ببينيد نسبت به برنامه اي که پيش بيني کرده بوديد، چه مقدار از کارها را به اتمام رسانيده ايد. با اين روش شما با داده هاي واضح مواجه هستيد و مي توانيد بفهميد احتمالاً در کجاي کار اهمال کرده ايد. بنابراين مي توانيد تشخيص دهيد که آيا برنامه اوليه شما چه ميزان واقع بينانه بوده است. در نهايت مي توانيد براي حرکت رو به جلو، بهتر تصميم گيري کنيد.
3- مديريت کردن پروژه براي شما ساده سازي مي شود.
همواره بدانيد براي پياده سازي تکنيک EVM بايد از يک سيستم واحد استفاده کنيد – بعنوان مثال نرم افزار مديريت پروژه مپسان – تا بتوانيد داده و شاخص هاي مربوط به پروژه تان را پيگيري کنيد. در نتيجه استفاده از يک سيستم واحد براي رديابي، نظارت و پيش بيني هزينه ها و بودجه تکميل پروژه نه تنها ساده تر است، بلکه باعث ايجاد شفافيت بين مالکان و مجموعه مديريت پروژه خواهد شد.
4- مسئوليت پذيري در افراد گروه افزايش مي يابد.
از مديران و کارمندانتان بخواهيد صادقانه و به صورت دقيق زمان خود را مديريت کرده و پيشرفت خود را گزارش دهند. با در دسترس بودن اين اطلاعات براي شما خواهيد ديد کارمندان براي رساندن پروژه به برنامه تلاش بيشتري انجام مي دهند. همين طور کارمنداني که از برنامه عقب هستند با سرعت بيشتري براي مطابقت با سرعت همکارانشان تلاش مي کنند.
5- مي توانيد مشکلات احتمالي را پيش بيني کنيد.
شما مي توانيد با استفاده از اين تکنيک، از مشکلات احتمالي که پروژه را به خطر مي اندازد آگاه شويد. اين مشکلات مي توانند از روز اول، در تمام طول پيشرفت پروژه و در طول فاز اجرا به وجود آيند. بنابراين مي توانيد به موقع عکس العمل مناسب را نشان دهيد.
6- مي توانيد با مشکلات در آستانه وقوع مقابله کنيد.
EVM به شما کمک مي کند به محض ايجاد يک مشکل آن را شناسايي کنيد و به مقابله با آن بپردازيد. در نتيجه، مي توانيد اقدامات لازم براي برگراندن پروژه به مسير اصلي را انجام دهيد و از به وجود آمدن مشکلات مشابه که روند پروژه را کند مي کنند جلوگيري کنيد.
7- انگيزه اعضاي گروه افزايش مي يابد.
EVM علاوه بر اين که بر روي شناسايي مشکلات تمرکز مي کند، مي تواند به شما نشان دهد که آيا از نظر زماني و هزينه اي نسبت به برنامه در چه موقعيتي قرار داريد. اين مزيت مي تواند خبر خوبي براي کارمندان سخت کوش باشد و به آن ها انگيزه دهد تا به کارشان با قدرت ادامه دهند. همين طور که مشاهده مي کنيد در نهايت استفاده از EVM يک تيم پويا براي شما به ارمغان خواهد آورد.
اگر شما در نقش يک مدير پروژه، از نرم افزارهاي مديريت پروژه مانندسيستم مديريت پروژه مپسان استفاده کنيد، خواهيد ديد که چگونه کار مديريت ارزش کسب شده، مديريت هزينه و حسابداري هزينه را با سهولت، سرعت و دقت بيشتري انجام مي دهيد. هم چنين بار مسئوليت خود را به ميزان بسيار زيادي کاهش خواهيد داد. با استفاده از اين نرم افزار، مي توانيد مراحل تجزيه و تحليل ارزش را انجام دهيد. هم چنين آشنايي با مفهوم مديريت ارزش کسب شده مي تواند به ميزان بسيار زيادي در مديريت هزينه به شما کمک کند.
