همان طور که مي دانيد حسابداري هزينه، شامل ثبت و دسته بندي هزينه هاي مرتبط با پروژه است. حسابداري هزينه در داخل مجموعه از تصميم گيري هاي مديريتي شما پشتيباني مي کند و يک اصل اساسي در مبحث مديريت هزينه است.
تفاوت مديريت هزينه با حسابداري هزينه
مديريت هزينه با حسابداري مالي کل متفاوت است. حسابداري مالي، عملکرد مالي گذشته يک سازمان را بررسي مي کند و به جزئيات نمي پردازد. اما حسابداري هزينه براي محدوده خاصي از فعاليت هاي داخل سازمان انجام مي شود. حسابداري هزينه بر جنبه هاي کلي تر تمرکز مي کند و ممکن است يک ديد کلي از آينده هزينه ها نيز به شما بدهد.
در مديريت هزينه شما بايد گزارشاتي براي مديريت کردن يک سازمان گردآوري کنيد. لازم نيست اين هزينه ها را به کسي گزارش بدهيد. در مقابل، در حسابداري مالي بايد مطابق با استانداردها، گزارش هايي تهيه کنيد که ممکن است لازم باشد در مورد آن ها به ذينفعان پروژه گزارش بدهيد.
هم چنين شما معمولاً حسابداري هزينه را بر اساس نياز انجام مي دهيد. در اين کار شما از يک فرمت خاص تبعيت نمي کنيد. از طرف ديگر حسابداري مالي يک پروسه رسمي است که از پيش تنظيم شده و داراي چارچوب است. شما بايد گزارش هاي مالي را بر اساس استانداردهاي مالي بين المللي ايجاد کنيد.
در ادامه چند رويکرد رايج حسابداري هزينه را براي شما شرح مي دهيم:
1- حسابداري هزينه استاندارد
اين روش مبتني بر مفهوم کارايي مي باشد. مي توان گفت نسبتي است که در شرايط استاندارد، زمان و منابع هزينه را با هزينه هاي واقعي تکميل يک فعاليت مقايسه مي کند. تحليل واريانس به وجود آمده، عنصر مهمي در حسابداري استاندارد هزينه ها محسوب مي شود. براي روشن تر شدن موضوع مفهوم کارايي مي توان نشان داد که هزينه هاي کارگران به ميزان قابل توجهي وابسته به توليد است. البته به دليل اين که ديگر هزينه هاي کارگران وابسته به توليد نيست، حسابداري استاندارد هزينه ها تا حدودي منسوخ شده است.
2- هزينه يابي مبتني بر فعاليت
اين رويکرد براي اختصاص دادن هزينه هاي سرريز است. اين رويکرد فعاليت هايي مانند ارائه يک سرويس، اجراي يک وظيفه يا توليد يک محصول را بررسي مي کند. سپس نسبت هايي از هزينه هايشان را به خروجي اختصاص مي دهد.
3- حسابداري مصرف منابع (RCA)
حسابداري مصرف منابع، روشي براي تخصيص هزينه است. اين رويکرد، هزينه ها را بر اساس مصرف منابع اختصاص مي دهد. هم چنين از سيستم مديريت هزينه آلماني که به GPK يا هزينه يابي مبتني بر فعاليت معروف است استفاده مي کند.
4- حسابداري تواني
هدف اين روش که يک روش حسابداري محسوب مي شود، به حداکثر رساندن سودآوري با استفاده از افزايش نرخ توليد محصول هدف و به حداقل رساندن مخارج عملياتي و هزينه هاي سرمايه گذاري است.
5- هزينه چرخه عمر
يک روش براي تجزيه و تحليل گزينه هاي پروژه است که بر کل هزينه هاي مالکيت و انتخاب مقرون به صرفه ترين گزينه بر اساس چيزي بيش از هزينه هاي ساده سرمايه تمرکز دارد.
6- حسابداري محيط زيست
عبارت است از هزينه هاي محيط زيستي که توسط يک شرکت يا فعاليت هاي پروژه تقبل شده است.
7- هزينه هدف
اين روش براي تشخيص اين است که چقدر هزينه مي توان صرف ساخت يک محصول يا سرويس نمود. براي انجام اين کار بايد از قيمت هاي از پيش تعيين شده بازار و حاشيه سود مورد انتظار استفاده کرد. هزينه هدف در واقع بيشترين مقداري است که مي توانيد براي يک محصول بپردازيد بدون اين که حاشيه سود را تحت تأثير قرار دهد.
8- کد گذاري هزينه
بيشتر سازمان ها به منظور تسهيل حسابداري هزينه، روشي براي شناسايي هزينه ها با يک کد يا عدد ايجاد مي کنند. ريشه اين کد معمولاً نشان دهنده نوع هزينه، مرکز هزينه و يا واحد تجاري درگير است. با اين کار دسته بندي و پيدا کردن مخارج مربوطه در گزارش هاي مالي آسان تر انجام مي شود. پروژه هاي فردي ممکن است کدهاي متفاوتي به ميل خودشان تعيين کنند.
در شرکت ها و سازمان هاي خيلي بزرگ يک کد 4 رقمي سطح بالا استفاده مي کنند که مربوط به واحد حسابداري است.
اعداد بعدي به زير مجموعه ها مربوط مي شود. پس از آن ها اعدادي براي هزينه مي آيد که مي تواند نشان دهنده مرکز هزينه، مرکز سود، المان هايي از ساختار شکست کار و يا موجودي حساب باشد. اين کار مراحل مديريت هزينه را با تطابق دادن کدهاي هزينه بر اساس ساختار شکست کار تسهيل مي کند. در نهايت باعث محاسبه آسان تر عملکرد مالي مي شود.
هزينه ها در حسابداري هزينه ممکن است به صورت شکل هاي زير دسته بندي شوند:
- از نظر قابليت پيگيري: هزينه هاي مستقيم و هزينه هاي غيرمستقيم
- از نظر تغييرات : هزينه هاي ثابت و هزينه هاي متغير
- از نظر قابل کنترل بودن: هزينه هاي قابل کنترل و هزينه هاي غيرقابل کنترل
- از نظر زماني: هزينه هاي گذشته يا هزينه هاي آينده
- از نظر هنجاري: هزينه هاي عادي يا هزينه هاي غيرعادي
- از نظر نقش: نقش هاي سازماني که براي شما هزينه ساز هستند
در نتيجه حسابداري هزينه به شما کمک مي کند که سرريزهاي هزينه اي را در بخش هاي خاص راحت تر تشخيص دهيد. در غير اين صورت ممکن است در مرور بودجه به چشم نيايند. هرچند مديريت کردن تعداد زيادي هزينه چالش هاي خاص خود را دارد. مخصوصاً وقتي در يک پروژه بزرگ چندين هزار حساب و هر حساب چندين زير مجموعه داشته باشد. اين امر به حسابداري سازمان يافته تري نياز دارد و براي دسته بندي هزينه ها زمان بيشتري صرف خواهد شد.
علاوه بر اين، ممکن است سيستمي که شما براي طبقه بندي در حسابداري هزينه هاي يک پروژه استفاده مي کنيد با سيستمي که براي طبقه بندي در حسابداري هزينه هاي سازمان استفاده مي کنيد هماهنگ نباشد. در اين صورت ساختن بودجه پروژه با استفاده از تخمين نهايي هزينه ها پيچيده مي شود.
شما به عنوان يک مدير پروژه بايد در کنار ثبت تاريخچه هزينه ها، هزينه هاي فعاليت هاي مورد انتظار را نيز پيش بيني کنيد. در اين صورت مي توانيد اطمينان حاصل کنيد که اوضاع را تحت کنترل داريد. هم چنين مي توانيد از طريق استفاده از دسته بندي هزينه ها براي حساب هاي کوچک تر و تکنيک هاي مدل هاي هزينه هم اين کار را انجام دهيد. در اين صورت مي توانيد مطابقت پروژه با برنامه زماني را پيش بيني کنيد. شما مي توانيد همه اين کارها و ساير کارهاي مديريتي پروژه تان را با استفاده از نرم افزار مديريت پروژه مپسان انجام دهيد. با استفاده از اين نرم افزار، مي توانيد کار مديريت هزينه را با سهولت بيشتري انجام دهيد، با مديريت ارزش کسب شده و هم چنين مزاياي مديريت ارزش کسب شده آن آشنا شويد و مراحل تجزيه و تحليل ارزش را انجام دهيد.
