مديريت زمان چيست؟

مديريت زمان (Time-Management) يعني هوشمندانه کار کنيد تا بهره‌ وري خود را چند برابر افزايش دهيد.

در تحقيقاتي که در دانشگاه هاروارد انجام شد، متوجه شدند که وقتي به افراد ناموفق، مهارت مديريت زمان و برنامه ريزي را آموختند، نتايج در شغل و زندگي آن ها تا سه برابر بهتر شده و سطح رضايتمندي آنها نيز به شدت بهبود پيدا کرد.

دقيق ترين تعريف مديريت زمان چيست؟

يک تعريف ساده از مديريت زمان اين است: مديريت زمان يعني فرآيند نظم‌ دهي و برنامه‌ريزي براي تقسيم زمان خود بين فعاليت‌هاي خاص.

داشتن مهارت مديريت زمانِ خوب، شما را قادر مي‌ سازد تا هوشمندانه‌تر (و نه سخت‌تر ) کار کنيد و کارهاي بيشتري را با کيفيت بهتري در زمان کمتري انجام دهيد.

به طور خلاصه اگر مي خواهيد از تعريف مديريت زمان در جهت کسب موفقيت هاي بزرگ زندگي سود ببريد، کافي است : نحوه استفاده از زمان خود را بهبود بخشيد، اين يعني مديريت زمان!

مهمترين دلايلي که با کمبود زمان مواجه مي شويم چيست؟

 آيا هدفگذاري و زمانبندي شما واقعي است؟

يکي از دلايلي که باعث مي شود ما دچار کمبود زمان شويم و مديريت زمان خوبي نداشته باشيم اين است که در هنگام هدفگذاري خود، زمانبندي معقولي را در نظر نمي گيريم و بعبارت ديگر براي اهداف بزرگ خود يک زمان غيرواقعي در نظر مي گيريم.

اولويت بندي ازمهمترين عناصر کسب مهارت در مديريت زمان است

ضعف در اولويت بندي اهداف سالانه، ماهانه، هفتگي و روزانه از دلايل مهم کمبود زمان و شکست در مديريت زمان است. هر اندازه روي مديريت زمان و برنامه ريزي و اولويت بندي کارها قبل از شروع آنها زمان بگذاريد کارهاي مهمتري را خواهيد کرد و موقعي که کاري را آغاز کرديد سريعتر آن را به اتمام خواهيد رساند هر اندازه کاري براي شما مهمتر و باارزش تر باشد انگيزه براي غلبه بر تنبلي و دست به کار شدن بيشتر خواهد شد. 

آيا معتقديد که همه کارها را بايد خودتان به سرانجام برسانيد! آيا شما در مديريت زمان موفق بوده ايد؟!

ليست خود را نگاه کنيد، بطور حتم تعدادي از کارهاي ليست شما اعمالي هستند که مي توانيد به شخص ديگري محول کنيد و مديريت زمان بهتري داشته باشيد. لازم است بدانيد که هيچگاه وقت کافي براي انجام همه کارها توسط خودتان وجود ندارد پس در مواقع مناسب برخي از کارهاي غيرمهم خود را به ديگران بسپاريد.

آيا جزو آن دسته از افرادي هستيد که همه کارهايتان را بايد به بهترين شکل ممکن انجام بدهيد!

برايان تريسي در کتاب قورباغه تان را قورت بدهيد مي گويد: يکي از وحشتناک ترين راه هاي استفاده از زمان آن است که کاري را به بهترين شکل ممکن انجام دهيم که به هيچ وجه نيازي به آن نيست.

در مباحث مديريت زمان بايد بدانيد که هيچگاه براي انجام تمام کارهاي ضروري وقت کافي وجود ندارد.

چقدر در مقابل خواسته هاي ديگران بله مي گوييد!

هميشه مواقعي پيش مي آيد که اطرافيانمان از ما مي خواهند که زمان خود را در اختيار آنها قرار دهيم و درخواست هايشان را انجام دهيم، در چنين مواقعي اول بايد درخواست آن شخص را بررسي نماييد و ضرورت بله گفتن به آن درخواست را بسنجيد، مواردي هستند که انجام آنها خوب است اما انجام ندادنشان عواقبي در پي ندارد بنابراين بايد از بله گفتن به چنين درخواست هايي که در مديريت زمان نقش مهمي دارند اجتناب کنيد و با گفتن نه زمان بيشتري را براي کارهاي مهمتر خود بخريد.

آيا شما يک فرد اهمال کار هستيد؟ تعريف اهمال کاري  و رابطه آن با مديريت زمان چيست؟

اين افراد عادت کرده اند که کارهاي خود را دقيقه نود انجام دهند و هميشه کارهاي خود را به دقايق پاياني موکول مي کنند. آنها مي گويند که وقتي مجبور هستند در مدت معيني کاري را به اتمام برسانند هميشه مديريت زمان بهتري دارند اما تحقيقات نشان داده است که اين موضوع به ندرت درست است و آنها در مديريت زمان خود شکست مي خورند.

مزاياي مديريت زمان چيست؟

اهميّت مديريت زمان به روشي اشاره دارد که شما زمان خود را بين فعاليت‌هاي خاص نظم‌دهي و برنامه‌ريزي مي‌کنيد. مديريت زمان از آنجا اهميت پيدا مي کند که اگر به يک زندگي معمولي تزريق شود، نتايج جديد و متفاوت از گذشته را در زندگي فرد ايجاد مي کند.

مهم ترين مزاياي بکار بردن تکنيک هاي مديريت زمان عبارتند از:

• مديريت زمان منجر به بهره‌وري و کارايي بيشتر مي شود.
• مديريت زمان وجه حرفه‌اي بهتري به شما مي دهد.
• مديريت زمان استرس کمتري را به شما تحميل مي کند.
• مديريت زمان باعث افزايش موقعيت‌ها براي پيشرفت مي شود.
• مديريت زمان مساوي است با استفاده بيشتر از فرصت ها
• مديريت زمان منجر به ايجاد احساس رضايتمندي فردي مي شود.
• مديريت زمان باعث کسب تعداد نتايج موفق بيش از قبل مي گردد.
• مديريت زمان باعث تقويت اعتماد به نفس مي شود
• مديريت زمان موقعيت‌هاي بهتر براي دستيابي به اهداف مهم زندگي و اهداف شغلي را فراهم مي آورد.

ناتواني در مديريت مؤثر زمان مي‌تواند عواقب نامطلوبي داشته باشد : (عدم مديريت زمان)

• عدم تکميل کار قبل از موعد از نتايج عدم مديريت زمان است.
• يکي ديگر از نتايج عدم مديريت زمان جريان کاري کم‌ بازده است.
• عدم مديريت زمان اتلاف زياد وقت را به همراه دارد.
• عدم مديريت زمان کيفيت کاري را پايين مي آورد.
• وجه? حرفه‌اي ضعيف و رکود شغلي از نتايج عدم مديريت زمان است.
• سطح استرس بالاتر در پي عدم مديريت زمان رخ مي دهد.
• عدم مديريت زمان نارضايتي فردي را به دنبال دارد.
• احساس اعتماد به نفس پايين تر نيز از نتايج عدم مديريت زمان است.

چرا بايد تکنيک هاي مديريت زمان را بياموزيم؟

مديريت زمان يعني فرآيند نظم‌ دهي و برنامه‌ريزي براي تقسيم زمان خود بين فعاليت‌هاي خاص. لازم است اندکي زمان صرف يادگيري در مورد مديريت زمان و خواندن مقاله‌هاي مربوط به مديريت زمان کنيم تا بهره‌وري و کارايي خود را چند برابر افزايش داده و درآينده زمان بيشتري به نفع خود ذخيره کنيم.

15 تکنيک خارق العاده در رابطه با مديريت زمان براي دستيابي به اهداف

1- اولين تکنيک مديريت زمان اين است که اهداف خود را به درستي تعيين کنيد.

راه‌هاي درست و غلطي براي تعيين هدف وجود دارد.يکي از راه هاي تعيين درست اهداف استفاده از روش تعيين هدف SMART  است.

SMART برگرفته از کلمات Specific ، Measurable , Achievable ,  Reasonable , Time Bound است يعني هدف خود را به وضوح مشخص کنيد و راه هاي رسيدن به آن را تعيين کنيد، هزينه ها را تا جاي ممکن برآورد کنيد(هزينه لزوما پول نيست، زمان نيز شامل هزينه مي شود) و هدفي را انتخاب کنيد که غيرواقعي نباشد و حتما دليل و انگيزه خود را براي انتخاب هدفتان بنويسيد و يک زمان احتمالي براي رسيدن به هدفتان در نظر بگيريد و هنگامي که اهداف را تعيين کرديد، مطمئن شويد که براي آن‌چه که مي‌ خواهيد به دست آوريد، معاني عميق و قدرتمندي داريد. اين يکي از قدرتمندترين تکنيک هاي مديريت زمان است.

2- دومين تکنيک مديريت زمان اين است که يک سيستم مديريت زمان خوب پيدا کنيد.

يکي از توصيه‌ها براي مديريت زمان اين است که سيستم مناسب را پيدا کنيد. احتمالاً سيستم چارک مؤثرترين سيستم مديريت زمان باشد. فعاليت‌هاي شما را بر اساس ضرورت و اهميّت به چهار چارک تقسيم مي‌ کند.

کارها يا مهم و ضروري هستند يا مهم و غيرضروري، يا غيرمهم و ضروري  يا هيچ‌کدام يعني غيرمهم و غيرضروري. چارک 4 به فعاليت‌هايي اشاره دارد که در سيستم مديريت زمان بايد از آن‌ها دوري کنيد، اما فعاليت‌هاي مهم اما نه ضروري (چارک 2) هستند که بايد بر روي آن‌ها تمرکز نماييد تا مديريت زمان خوبي داشته باشيد.

3- سومين تکنيک مديريت زمان اين است که زمان خود را براي هفت روز متوالي بررسي کنيد.

هفت روز کامل را صرف بررسي اين موضوع کنيد که زمان خود را چگونه سپري مي‌ نماييد. چکار مي‌ کنيد؟ چگونه مديريت زمان مي کنيد؟ در يک دفتر يا گوشي خود ثبتش کنيد.

آن‌ها را به قسمت‌هايي 30 دقيقه‌اي يا يک ساعته تقسيم نماييد. چه کار‌هايي را انجام داديد؟ آيا زماني اتلاف شد؟ آيا زمان به خوبي مورد استفاده قرار گرفت؟ اگر از سيستم چارک مديريت زمان استفاده مي‌ کنيد، چارک مربوط به فعاليت را مشخص نماييد.

در پايان روز هفتم، اعداد را محاسبه کنيد. بيشتر زمان خود را کجا سپري کرديد؟ کدام چارک‌ها؟ شايد نتايج شما را شوکه کند.

4- چهارمين تکنيک مديريت زمان اين است که صبح‌هاي خود را به م.ت (مهم‌ترين تکاليف) اختصاص دهيد.

مارک تواين در خصوص مديريت زمان گفته است، «اگر کار شما اين است که يک قورباغه بخوريد، بهتر است آن را بعنوان اولين کار در صبح انجام دهيد. اگر کار شما اين است که دو قورباغه بخوريد، ابتدا قورباغ? بزرگ‌تر را ميل کنيد.» منظورش چيست؟ بزرگ‌ترين تکاليف خود را صبح انجام دهيد. انجام آن‌ها به شما گشتاور کافي مي‌ دهد تا باقي روز خود را درست مديريت زمان کنيد.

5- پنجمين تکنيک مديريت زمان اين است که قانون 20-80 را دنبال کنيد.

يک توصي? ديگر در رابطه با مديريت زمان اين است که از قانون 20-80 يا همان قاعده پَرِتو استفاده کنيد. اين قانون مي‌ گويد که 80% نتايج از 20% تلاش‌ها حاصل مي‌ شود.

در فروش بدين معناست که 80% از فروش‌ها شامل 20% از مشتريان مي‌ شود. ترفند آن چيست؟کافيست  20 درصد از تلاش‌ها که 80 درصد نتايج را توليد مي‌ کنند، شناسايي نماييد و مقياس‌بندي کنيد.

اين کار را مي‌ توانيد با بررسي و آناليز دقيق انجام دهيد. اهداف مهم خود را شناسايي کنيد و برروي انجام آنها تمرکز کنيد تا يک مديريت زمان بهينه داشته باشيد.

6- ششمين تکنيک مديريت زمان اين است که عادت‌هاي سنگ‌تاج را به زندگي خود وارد کنيد.

چارلز دوهيگ در کتابش به نام قدرت عادت، واژه عادت‌هاي سنگ‌تاج را مورد استفاده قرار داد. در معماري، سنگ‌تاج به سنگي گفته مي‌ شود که تمام سنگ‌هاي ديگر را در جاي خود نگه مي‌ دارد.

به طرز مشابهي، عادت‌هاي سنگ‌تاج نيز کمک مي‌ کنند تا ساير عادت‌هاي خوب پابرجا بمانند، اما در عين حال عادت‌هاي بد را نيز حذف مي‌ کنند. بر عادت‌هاي سنگ‌تاج خود تمرکز کنيد و خواهيد ديد که با رشد عادات خود مي‌ توانيد مديريت زمان بهتري داشته باشيد.

7- هفتمين تکنيک مديريت زمان اين است که زمان‌ چک کردن موبايل يا پاسخگويي به ايميل را مشخص کنيد.

در طي روز اينترنت خود را خاموش کنيد. وقتي مدام ايميل و پيام دريافت کنيد، خيلي راحت حواستان پرت مي‌شود يعني عدم مديريت زمان. زماني براي چک کردن موبايل، خواندن و پاسخگويي به ايميل‌ها مشخص کنيد.

اگر مسئله‌اي ضروري باشد، به شما زنگ مي‌ زنند يا پيامک مي‌ دهند. اما اگر ايميل شما در طول روز باز باشد، حواستان پرت مي‌ شود و از مسير خود خارج مي‌ گرديد.

8- هشتمين تکنيک مديريت زمان اين است که عادت هاي بد را حذف کنيد.

يکي از بزرگ‌ترين عوامل اتلاف وقت براي ما عادت هاي بد هستند، چه تماشاي سريال هاي تلويزيون و ماهواره باشد، چه چرخ زدن در شبکه‌هاي اجتماعي، بازي، بيرون رفتن با دوستان براي دور دور و غيره… همگي عادت‌هاي بدي هستند که زمان اندک و ارزشمند را از ما مي‌ گيرند.

اگر در مورد دستيابي به اهداف خويش جدي هستيد، از زمان خود عاقلانه استفاده کنيد و عادت‌هاي بد را حذف يا بسيار کم نماييد.

9- نهمين تکنيک مديريت زمان اين است که در طي کار بارها به خود استراحت دهيد.

يک پژوهش نشان داده که شما بايد 52 دقيقه کار کنيد و 17 دقيقه استراحت نماييد. شايد شما امکان انجام اين را نداشته باشيد، اما بايد بارها استراحت کنيد. اگر کارآفريني هستيد که براي خود کار مي‌ کنيد، اين مسئله حياتي است.

انرژي به سادگي از بين مي رود، بدون اينکه حتي خودمان خبر داشته باشيم. با استراحت‌هاي متعدد مي‌ توانيد حالت ذهني، احساسي و جسمي خود را در اوج نگه داريد.

10-دهمين تکنيک مديريت زمان اين است که هر روز صبح مديتيشن يا ورزش کنيد.

شايد فکر کنيد مديتيشن يا ورزش بي‌فايده است، چون خود اين کارها کلي از وقت شما را خواهد گرفت! اما مديتيشن و ورزش صبحگاهي به شما تعادل مي‌ دهد. انرژي و نشاط مي دهد. ذهنتان و جسم تان قدرتمندتر براي تلاش روزانه مي شود. اين کار ها کارايي شما را افزايش مي دهد.

11- يازدهمين تکنيک مديريت زمان اين است که هرشب کارهاي روز بعد را ليست کنيد.

هر شب قبل از اينکه به تختخواب برويد، ليستي براي روز بعد ايجاد کنيد. فهرست کارهاي فرداي خود را قبل از خواب بنويسيد تا راحت تر بخوابيد. بعداز تهيه اين ليست به اهداف خود بنگريد و ببينيد که چگونه مي‌توانيد به آن‌ها نزديک‌تر شويد. دستيابي به اهداف روزانه ساده‌ تر است و به ما کمک مي‌ کند به سمت اهداف بلند‌مدت حرکت کنيم. اما لازم است کارهايي که بايد انجام دهيم را ليست کنيم.

12- دوازدهمين تکنيک مديريت زمان اين است که به هنگام خستگي به دنبال انگيزه باشيد.

سخنراني‌هاي تد يا هر منبع ديگري که باعث انگيزه‌بخشي به شما مي‌ شود را تماشا کنيد. هنگامي که انگيزه نداريد، بعيد است که بتوانيد زمان خود را مديريت کنيد.

بر مطالب انگيزشي تمرکز کنيد و ببينيد که چگونه ديگران به اهدافشان دست يافته‌اند تا بدين ترتيب آتش شما مجدداً شعله‌ور شود.

13- سيزدهمين تکنيک مديريت زمان اين است که معلمي پيدا کنيد که بتواند شما را هدايت کند.

يافتن معلم حياتي است. هنگامي که کسي را نداريد تا شما را راهنمايي کند، به سادگي حواستان پرت مي‌ شود و به بيراهه مي‌ رويد. اما اگر کسي را داشته باشيد تا به شما کمک ‌کند، راحت‌تر مي‌ توانيد مطابق برنامه زماني خويش پيش برويد.

14- چهاردهمين تکنيک مديريت زمان اين است که هشدار شبکه‌هاي اجتماعي را خاموش کنيد.

من مي دانم ما ايراني ها وقت بسيار زيادي در شبانه روز را به تلگرام و اينستاگرام اختصاص مي دهيم. انگار قرار است خبري بيايد!!! يا قرار است چيزي را راجع به کسي بفهميم.

کمي با خود فکر کنيد. چقدر از زمان سپري شده در شبکه هاي اجتماعي را مي توانيد به کار ديگري اختصاص دهيد؟ 

هشدار شبکه‌هاي اجتماعي در مديريت زمان به شما کمک نمي‌کند. مسلماً به شما آسيب مي‌زند. آن‌ها را خاموش کنيد. نيازي نيست که هر لحظه بدانيد دوستانتان در حال انجام چه کاري هستند. مهم اين است که آرامش ذهني داشته باشيد تا بتوانيد بهتر بر روي تکاليف در دستِ انجامِ خويش تمرکز کنيد.

15- پانزدهمين تکنيک مديريت زمان اين است که نظم و ترتيب ايجاد کنيد.

موضوع ديگري که ارتباط تنگاتنگي با مديريت زمان دارد، موضوع نظم شخصي يا نظم دروني است. پژوهش‌ها نشان داده که بي‌نظمي در محيط باعث مي‌ شود تمرکز خود را از دست دهيم. هنگامي که تمرکز را از دست مي‌ دهيم، زمان را از دست مي‌ دهيم و اين يعني عدم مديريت زمان.

درباره ارتباط نظم شخصي و مديريت زمان بيشتر بدانيد

براي دستيابي به نظم شخصي لازم است که داراي يک سبک زندگي مشخصي باشيم که بر اساس يک الگوي ذهني مشخص ايجاد مي گردد و ما مي توانيم به مرور زمان با انتخاب هاي درست و رفتارها و تصميم هاي خود صاحب سبک زندگي با الگوي ذهني مشخص شويم و اين نظم شخصي تاثير بسزايي در مديريت زمان دارد.

آيا هدفگذاري به تنهايي کافي است و مي تواند باعث بهبود مدريت زمان شود؟

شايد شما هم جزو آن دسته از افرادي باشيد که اتفاقا هدف هاي بسيار بزرگي در سر داريد و حتي بارها و بارها هدف هاي خود را نوشته ايد و دوباره نويسي کرده ايد اما براي رسيدن به هدف هاي بزرگ خود هميشه با عدم مديريت زمان مواجه بوده ايد. مديريت زمان داشته باشيد. وقتي کاري را شروع مي کنيد، بگونه اي عمل کنيد که انگار واقعا شخصيتي کارآمد، مؤثر و موفق هستيد. به خودتان بگوييد: ” خوب کار را شروع مي کنم. ” با کار درگير شويد و بعداز آن که کار را آغاز کرديد آنقدر ادامه دهيد تا به اتمام برسانيد.

آشنايي با انواع نرم افزارهاو اپليکيشنهاي مديريت زمان و برنامه ريزي

يکي از بهترين راهکارهاي مديريت زمان استفاده از تکنولوژي صحيح و به روز است. مديريت زمان با بهره بردن از ابزارهاي فراواني که در حوزه تکنولوژي وجود دارد بسيار کارآمد و مؤثر است و راندمان شما را بسيار افزايش مي دهد،

ابزار ساده تري نيز براي مديريت زمان وجود دارد

شايد شما نيز در اطراف خود مديران بزرگي را ديده باشيد که با وجود داشتن نرم افزارهاي مديريت زمان ، يک دفترچه يا سررسيد براي نوشتن برنامه هاي روزانه و هفتگي خود دارند. بله کاملا درست حدس زديد!

شما نيز مي توانيد با کمک يک دفترچه يادداشت يا سررسيد کوچکي که هميشه همراهتان است کارهايتان را مديريت کنيد.

نکته پاياني: مديريت زمان يکي سبک زندگي است. شما مي آموزيد که چطور بايد کارهاي خود را اولويت بندي کنيد و بعد چظور از 24 ساعت خود بيشترين نتايج را کسب کنيد.